Pribadi & Kehidupan
Manajemen Waktu untuk Pemula: Catat Seminggu, Temukan Waktu Terbuang, Susun Ulang Jadwal
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Pekerja dan pelajar yang merasa waktunya kurang memakai templat manajemen waktu untuk pemula ini untuk mencatat pemakaian waktu seminggu, menemukan waktu terbuang, lalu menyusun ulang jadwal. Papan tulis memuat cara mencatat waktu per 30 menit, jadwal mingguan 5 baris waktu kali 7 hari, tiga kotak untuk memilah waktu terbuang, Starfish yang meninjau pemakaian waktu dari lima arah, empat langkah Pomodoro dengan 25 menit kerja dan 5 menit istirahat, tiga kotak berisi ritual masuk fokus, pencuri waktu, serta temuan dari catatan, tabel 7 baris untuk minggu uji coba, dan kotak untuk memilih satu perubahan saja. Papan tugas punya lima kolom, yaitu mencatat, mencari yang terbuang, menyusun ulang jadwal, sedang diuji, dan sudah jadi kebiasaan, dengan 4 tugas induk serta 12 subtugas yang semuanya belum dikerjakan. Dengan begitu jadwal disusun dari fakta satu minggu, bukan dari perasaan.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Manajemen Waktu Minggu Pertama
Cara pakai: (1) Catat waktu selama seminggu dengan satuan 30 menit → (2) Pilah waktu terbuang ke tiga kotak → (3) Tata pemakaian waktu lewat Starfish lalu pindahkan sisanya ke jadwal mingguan → (4) Uji seminggu dengan Pomodoro dan tetapkan satu perubahan
1. Cara mencatat waktu selama seminggu
- Satuannya 30 menit Setiap 30 menit, tulis satu kalimat pendek tentang apa yang dikerjakan. Kalau per 5 menit, mencatat malah jadi pekerjaan dan tidak akan bertahan.
- Tulis saat itu juga mis. 09.30-10.00 membalas email Kalau diingat-ingat malam hari, catatannya melenceng dari kenyataan. Tinggalkan satu baris di setiap jeda.
- Tujuh hari sudah cukup Lima hari kerja ditambah dua hari libur menjadi satu minggu. Daripada rapi, lebih penting tidak ada yang bolong.
2. Jadwal mingguan (hari × jam)
| Sen | Sel | Rab | Kam | Jum | Sab | Min | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pagi buta (06-08) | mis. Inggris 30m | Baca buku 30m | Inggris 30m | Baca buku 30m | Inggris 30m | Lari pagi 30m | Bangun santai |
| Pagi (09-12) | Rapat + email | Fokus 90m | Fokus 90m | Rapat + materi | Fokus 90m | Belanja, beres | Beres rumah |
| Siang (13-17) | Buat materi | 2 pertemuan | Buat materi | 2 pertemuan | Rekap mingguan | Waktu bebas | mis. siapkan minggu |
| Sore (17-19) | Balas email | Balas email | mis. olahraga 30m | Balas email | Beres-beres 30m | Waktu keluarga | Makan lebih awal |
| Malam (19-22) | Rumah + bebas | Belajar 60m | Rumah + bebas | Belajar 60m | Waktu bebas | mis. film, istirahat | Tidur pukul 22 |
3. Waktu yang hilang tanpa terasa
- mis. 40 menit di media sosial gara-gara satu notifikasi
- mis. 25 menit mencari letak berkas
- Waktu menunggu di antara dua perjalanan
- Untuk sekarang cukup ditandai saja di catatan
4. Waktu yang berkurang bila caranya diubah
- mis. materi laporan mingguan 90 menit, dengan format tetap jadi 30 menit
- mis. buka email 6 kali sehari, disatukan jadi 2 kali pagi dan sore
- Kumpulkan di sini pekerjaan yang memendek bila langkahnya dibakukan
- Pilih satu untuk diuji minggu depan, hasilnya ditulis di kotak 10
5. Waktu yang diputuskan untuk dihentikan
- mis. rapat yang cuma didengarkan diganti dengan berbagi notulen
- mis. kerja malam dipotong pukul 22 dan sisanya dipindah ke pagi
- Kalau perlu izin orang lain, tulis siapa dan tanggalnya
- Bicara dengan: ____ / Tanggal: __/__
6. Starfish (meninjau pemakaian waktu dari lima arah)
- Pemakaian waktu satu minggu
- Lanjutkan mis. blok fokus 90 menit di pagi hari. Yang terbukti berhasil di catatan dibiarkan tetap di jadwal.
- Tambah mis. blok fokus dari 3 hari menjadi 5 hari seminggu. Tambahannya ditaruh dulu di jadwal, baru yang lain masuk.
- Mulai mis. 5 menit di pagi hari untuk memilih satu pekerjaan utama. Yang baru cukup satu saja.
- Hentikan mis. 40 menit media sosial gara-gara notifikasi. Pindahkan ke sini waktu yang hilang tanpa terasa.
- Kurangi mis. cek email 6 kali sehari menjadi 2 kali, pagi dan sore. Pindahkan ke sini pekerjaan yang Anda pilih.
7. Cara memutar Pomodoro (25 menit + 5 menit)
- Kerja 25 menit Pilih satu pekerjaan saja mis. tetapkan hanya menyusun kerangka proposal, setel pengatur waktu 25 menit, baru mulai bekerja.
- Istirahat 5 menit Menjauh dari layar Berdiri, minum air, luruskan badan. Jangan memikirkan langkah berikutnya di sini.
- Ulang 4 kali 25 menit dan 5 menit sebanyak 4 set Satu sesi kerja 25 menit dihitung satu pomodoro. Set yang terputus diberi tanda silang di catatan.
- Istirahat 15-30 menit Setelah 4 set, istirahat lebih panjang mis. dipakai untuk makan siang atau jalan kaki. Kalau dipotong, fokus sore jelas menurun.
8. Ritual masuk fokus (urutannya selalu sama)
- mis. meja dikosongkan, hanya minuman yang ditaruh
- Ponsel ditaruh di ruang lain atau di dalam laci
- Tulis satu baris tentang apa yang dikerjakan dalam 25 menit
- Tekan pengatur waktu dulu, baru mulai bekerja
9. Pencuri waktu dan cara menanganinya
- mis. notifikasi berbunyi, matikan notifikasi selama bekerja
- mis. diajak bicara, bilang saja selesai dalam 10 menit lagi
- mis. melebar saat mencari informasi, simpan tautannya untuk dibuka nanti
- Catat gangguan dalam satu baris lalu segera kembali bekerja
10. Temuan dari catatan
- mis. 90 menit di pagi hari adalah waktu paling fokus
- mis. sehabis rapat, fokus baru kembali sekitar 30 menit kemudian
- Jam yang paling fokus dipindahkan ke jadwal mingguan
- Pada hari yang gagal, tulis juga alasannya satu baris
11. Catatan minggu uji coba (cukup 3 baris per hari)
| Waktu fokus | Waktu terbuang | Temuan | |
|---|---|---|---|
| Senin | mis. 30 menit pagi | mis. 40 menit media sosial | Sebelum rapat fokus terputus |
| Selasa | 120 menit (pagi dan sore) | 30 menit nonton video | Baca buku 30 menit pagi bertahan |
| Rabu | Cuma 60 menit | 25 menit cari berkas | Tentukan tempat menyimpan berkas |
| Kamis | 90 menit | 35 menit menunggu | Coba membaca saat perjalanan |
| Jumat | 45 menit | 50 menit mengobrol dan melebar | Jumat sore untuk pekerjaan ringan |
| Sabtu | 30 menit | 60 menit tidur lagi | Sabtu cukup satu acara saja |
| Minggu | 60 menit (siapkan minggu) | 90 menit tanpa arah | Tinjau jadwal Minggu malam |
12. Cara memperbaiki jadwal minggu depan (ubah satu saja)
- Waktu yang paling ingin ditambah mis. blok fokus pagi dari 3 hari menjadi 5 hari seminggu
- Yang diubah untuk itu (satu saja) mis. pagi hari tidak diisi rapat Mulai tanggal: __/__ / Beri tahu siapa: ____
- Jalan keluar untuk hari yang gagal mis. pada hari yang ada rapat, amankan 30 menit di sore hari. Yang penting jangan sampai ada hari nol.
Isi papan tugas
Mencatat 16 item
Catat 7 hari penuh
Pastikan pemakaian waktu lewat catatan, bukan lewat ingatan. Selesai bila tujuh hari sudah terisi dan tidak ada jam yang bolong.
Tentukan satuannya
Sepakati satu kalimat pendek setiap 30 menit. Catatan yang terlalu rinci tidak akan bertahan, jadi kunci dulu satuannya baru mulai.
Catat sepanjang hari
Bukan cuma kerja dan belajar, tulis juga perjalanan, makan, dan waktu memegang ponsel dengan cara yang sama. Jangan menilai, tulis apa adanya.
Isi penuh 7 hari
Lima hari kerja dan dua hari libur menjadi satu minggu. Kalau satu hari terlewat, biarkan kosong dan jangan diisi belakangan supaya terlihat bolongnya.
Cari waktu terbuang
Baca ulang catatan dan beri nama pada waktu yang bisa dipangkas. Selesai bila semuanya sudah masuk ke tiga golongan.
Hitung waktu fokus
Hitung berapa lama Anda bertahan lebih dari 30 menit tanpa terputus setiap hari. Jam berapa Anda paling fokus adalah bahan untuk menyusun jadwal.
Pilah jadi 3 jenis
Bagi ke tiga kotak, yaitu waktu yang hilang tanpa terasa, waktu yang berkurang bila caranya diubah, dan waktu yang diputuskan untuk dihentikan. Yang masih ragu boleh ditahan dulu.
Pilih 1 pencuri
Pilih satu saja hal yang paling banyak merampas waktu. Kalau memilih banyak, tindakannya jadi tipis, jadi lawan minggu ini cukup satu. Salin pilihan itu ke bagian hentikan di kotak 6, lalu tentukan satu baris penanganannya di kotak 9.
Susun ulang jadwal
Tata ulang letak kegiatan mengikuti catatan. Selesai bila tabel hari kali jam sudah terisi dan blok fokus sudah masuk.
Taruh jadwal tetap
Isi lebih dulu yang tidak bisa digeser, seperti jam kerja, kuliah, dan perjalanan. Dengan begitu terlihat berapa banyak waktu yang masih bisa diatur.
Sisipkan 3 fokus
Pada jam yang menurut catatan paling fokus, masukkan tiga blok sekitar 90 menit dalam seminggu. Perlakukan seperti janji dan jangan diisi urusan lain. Kegiatan yang Anda masukkan ke bagian "Lanjutkan" dan "Tambah" pada kotak 6 ditaruh di blok ini.
Ubah satu hal saja
Mengubah semuanya sekaligus membuat Anda kembali ke pola lama. Tetapkan hanya satu titik yang diubah minggu depan lalu tulis di kotak 12.
Uji coba 1 minggu
Jalankan jadwal yang sudah diperbaiki selama satu minggu. Selesai bila catatan tujuh hari tersimpan dan perubahan untuk minggu depan sudah ditetapkan.
Pomodoro 25 menit
Di blok fokus, putar 25 menit kerja ditambah 5 menit istirahat. Setelah empat putaran, ambil istirahat panjang 15 sampai 30 menit dan jangan dipangkas.
Tulis 3 baris
Setiap hari cukup tulis tiga baris, yaitu waktu fokus, waktu terbuang, dan temuan hari itu. Makin ringan bagian ini, makin kuat bertahan seminggu.
Perbaiki jadwalnya
Baca catatan tujuh hari, pertahankan blok yang berhasil, dan pindahkan hanya blok yang berantakan. Tetap batasi perubahan pada satu titik.
