Privat & Alltag
Haushaltsbuch für Einsteiger: Einnahmen, Fixkosten und variable Kosten buchen, Monat abschließen
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 4 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Wer allein lebt, im ersten Job steckt oder frisch verheiratet ist, öffnet diese Vorlage für Einsteiger am Monatsanfang, bucht sein erstes Haushaltsbuch nach Kategorien und schließt den Monat ab. Das Whiteboard nutzt zwei Seiten, links ein Feld für Einnahmen und Sparziel, eine Buchungstabelle mit 5 Kategorien mal Woche 1 bis 4 und Monatssumme sowie eine dreistufige Gap-Analyse (Ist-Zustand, Lücke und Ursache, Soll-Zustand), die den Abstand zum Sparziel zeigt, rechts drei Felder zur Unterscheidung von Fixkosten, variablen Kosten und Sonderausgaben, ein Monatsabschluss in 5 Schritten und drei Felder zum Dranbleiben und zu typischen Stolpersteinen. Das Aufgabenboard hat vier Spalten, diesen Monat zu tun, wird gebucht, Abschluss läuft und erledigt, und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wer nicht weiß, wie man ein Haushaltsbuch führt, hält sich an das Muster aus 5 Minuten Buchen pro Woche und 15 Minuten Abschluss am Monatsende.
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Monatliches Haushaltsbuch
So geht es: (1) Einnahmen und Sparziel eintragen → (2) Einmal pro Woche die Beträge je Kategorie buchen → (3) Am Monatsende alles summieren und abschließen (Feld 7, rechte Seite) → (4) Den Abstand zum Ziel ansehen und eine Verbesserung für den nächsten Monat festlegen (Gap-Analyse in Feld 3, linke Seite)
1. Einnahmen und Sparziel in diesem Monat
- Nettoeinkommen in diesem Monat z. B. 1.800 € (nur Gehalt, kein Bonus) Nur eingehendes Geld eintragen. Abhebungen vom Sparkonto zählen nicht.
- Sparziel z. B. 300 € Diesen Betrag am Gehaltstag zuerst auf ein zweites Konto überweisen.
- Sonderausgaben in diesem Monat z. B. Einstand mit Absacker 120 €, Hausapotheke 30 € Ausgaben, die nicht jeden Monat anfallen. Vorher notiert, gibt es am Monatsende keine Überraschung.
2. Buchungstabelle (Kategorie mal Woche)
| Woche 1 | Woche 2 | Woche 3 | Woche 4 | Monatssumme | |
|---|---|---|---|---|---|
| Wohnen | z. B. 650 € Miete (Fixkosten) | 0 € | 0 € | 0 € | z. B. 650 € |
| Energie und Handy | z. B. 42 € Strom | z. B. 39 € Handy | 0 € | z. B. 44 € Gas und Wasser | z. B. 125 € |
| Lebensmittel | z. B. 92 € Supermarkt | z. B. 104 € 2 mal essen gehen | z. B. 86 € | z. B. 98 € | z. B. 380 € |
| Ausgehen | 0 € | z. B. 50 € Essen mit Freunden | z. B. 12 € ein Buch | z. B. 120 € Einstand (Sonderausgabe) | z. B. 182 € |
| Sonstiges | z. B. 13 € Drogerie | z. B. 40 € Kleidung | z. B. 30 € Hausapotheke (Sonderausgabe) | z. B. 80 € Unklares kommt hierhin | z. B. 163 € |
3. Gap-Analyse (Sparziel gegen tatsächlichen Rest, in drei Stufen: Ist-Zustand, Lücke und Ursache, Soll-Zustand, für den einen Schritt im nächsten Monat)
- As-Is Ist-Zustand Das Ergebnis des Abschlusses genau so eintragen, wie es herauskam. Noch nicht bewerten. z. B. Ausgaben 1.500 €. Vom Nettoeinkommen 1.800 € abgezogen bleiben 300 €. Das Ziel von 300 € wurde genau erreicht.
- Lücke und Ursache Den Abstand zum Ziel und je Kategorie zur Erwartung in Euro notieren und die verantwortliche Kategorie benennen. z. B. Sparziel erreicht. Lebensmittel 380 € statt erwarteter 300 €, also 80 € darüber. Zwei Restaurantbesuche in Woche 2 mit 104 € gaben den Ausschlag.
- To-Be Soll-Zustand Genau einen Schritt für den nächsten Monat als Anzahl oder Betrag festlegen und dazuschreiben, woran Sie ihn prüfen. z. B. nächsten Monat Lebensmittel unter 320 € (einmal essen gehen). Ziel 360 € gespart, geprüft an der Monatssumme Lebensmittel in Feld 2.
4. Fixkosten (jeden Monat etwa gleich)
- z. B. Miete 650 €, Handy 39 €
- Ausgaben, deren Höhe sich von Monat zu Monat kaum ändert
- Dürfen am Monatsanfang gesammelt in die Spalte Woche 1 eingetragen werden
- Einmal gesenkt, wirkt der Effekt ein ganzes Jahr
5. Variable Kosten (ändern sich monatlich)
- z. B. Lebensmittel 380 €, Drogerie 13 €
- Ausgaben, die mit dem Verbrauch wachsen. Dafür ist das wöchentliche Buchen da
- Zahlungen ohne Beleg noch am selben Tag notieren
- Was sich nicht zuordnen lässt, kommt unter Sonstiges
6. Sonderausgaben (nicht jeden Monat)
- z. B. Einstand 120 €, Hausapotheke 30 €
- Ausgaben, die nur ein paar Mal im Jahr anfallen. Keine neuen Zeilen dafür anlegen
- In die passende Kategorie schreiben und hinter den Betrag (Sonderausgabe) setzen
- Beim Rückblick am Monatsende herausrechnen und mit einem normalen Monat vergleichen
7. So schließen Sie den Monat ab (5 Schritte, zusammen 15 Minuten)
- 1. Alle Belege heraussuchen Portemonnaie, Tasche und den Verlauf in der Bank-App durchsehen und prüfen, ob nichts fehlt. Etwa 5 Minuten.
- 2. Kategorien summieren Woche 1 bis Woche 4 waagerecht addieren und in die Spalte Monatssumme schreiben, z. B. 380 € für Lebensmittel. Etwa 3 Minuten.
- 3. Ausgaben zusammenzählen Die fünf Monatssummen senkrecht addieren, z. B. 1.500 €. Etwa 2 Minuten.
- 4. Von den Einnahmen abziehen Die Ausgaben vom Nettoeinkommen abziehen und den Rest ablesen, z. B. 1.800 € minus 1.500 € ergibt 300 €. Etwa 2 Minuten.
- 5. Mit dem Ziel vergleichen Den Rest neben das Sparziel stellen und in einem Satz festhalten, ob es gereicht hat. Das Ergebnis direkt in die Stufe Ist-Zustand von Feld 3 übertragen. Etwa 3 Minuten.
8. So bleiben Sie dran (5 Minuten pro Woche)
- Wochentag und Uhrzeit fürs Buchen festlegen, z. B. Sonntag um 21 Uhr
- Belege an einem festen Platz im Portemonnaie sammeln
- Nicht auf den Cent rechnen, sondern auf volle Euro runden
- An Tagen ohne 5 Minuten nur Kategorie und Betrag notieren
9. Wo Einsteiger hängen bleiben
- z. B. täglich buchen wollen und nach drei Tagen aufhören
- In 10 und mehr Kategorien teilen und nie wissen, wohin etwas gehört
- Sich an nicht zuordenbaren Beträgen festbeißen und stehen bleiben
- Zahlungen ohne Beleg aufschieben und dann vergessen
10. Trotzdem weitermachen
- Nicht Zuordenbares unter Sonstiges buchen und weitergehen
- Eine Woche ausgelassen, in der nächsten einfach weitermachen
- z. B. nach drei Monaten sehen Sie, dass Lebensmittel im Schnitt rund 380 € pro Monat kosten
- Der Abschluss am Monatsende zählt mehr als eine perfekt aufgehende Rechnung
Inhalt des Aufgabenboards
Diesen Monat zu tun 16 Einträge
Buchen vorbereiten
Die Einrichtung am Monatsanfang. Legen Sie Einnahmen, Ziel, Kategorien und den Buchungstag vorher fest, dann bleibt später nur noch das Eintragen.
Einnahmen und Ziel
Tragen Sie Ihr Nettoeinkommen und das Sparziel dieses Monats in das Feld oben auf dem Board ein. Bonus oder Nebeneinkünfte kommen in eine eigene Zeile.
5 Kategorien wählen
Starten Sie mit Wohnen, Energie und Handy, Lebensmitteln, Ausgehen und Sonstigem. Je feiner Sie teilen, desto seltener halten Sie durch, also nehmen Sie keine weiteren dazu.
Buchungstag wählen
Legen Sie einen Wochentag und eine Uhrzeit zum Eintragen fest, z. B. Sonntag um 21 Uhr. Tragen Sie den Termin in den Kalender ein, damit er nicht untergeht.
Wöchentlich buchen
Ein Haushaltsbuch scheitert fast immer daran, dass täglich gebucht werden soll. Machen Sie daraus 5 Minuten einmal pro Woche.
Belege sammeln
Sammeln Sie Belege an einem festen Platz im Portemonnaie. Für Zahlungen ohne Beleg schreiben Sie noch am selben Tag eine Notiz.
Wochensumme buchen
Tragen Sie je Kategorie die Summe der Woche in die passende Spalte der Buchungstabelle ein. Auf volle Euro runden ist ausdrücklich erlaubt.
Fixkosten eintragen
Ausgaben, die jeden Monat gleich hoch sind, etwa Miete oder Handyvertrag, tragen Sie am Monatsanfang gesammelt in die Spalte Woche 1 ein.
Monat abschließen
Vom Buchen allein ändert sich nichts. Erst wenn Sie summiert, von den Einnahmen abgezogen und mit dem Ziel verglichen haben, ist der Monat fertig.
Kategorien summieren
Addieren Sie Woche 1 bis Woche 4 waagerecht und schreiben Sie das Ergebnis in die Spalte Monatssumme. Machen Sie das für alle fünf Kategorien.
Ausgaben abziehen
Addieren Sie die fünf Monatssummen senkrecht zu den Gesamtausgaben und ziehen Sie diese vom Nettoeinkommen ab, um den Rest zu sehen.
Ziel vergleichen
Stellen Sie den Rest neben das Sparziel und schreiben Sie ihn in die Stufe Ist-Zustand von Feld 3. Diese Aufgabe entscheidet nur erreicht oder verfehlt, die Kategorie dahinter findet die nächste Hauptaufgabe.
Eine Sache ändern
Der Schritt nach dem Abschluss. Beschränken Sie sich auf eine einzige Verbesserung, dann setzen Sie sie auch um. Der nächste Abschluss prüft genau diese eine.
Ausreißer wählen
Sehen Sie sich die Monatssummen an, wählen Sie genau eine Kategorie, die höher ausfiel als gedacht, und schreiben Sie sie in die Stufe Lücke und Ursache von Feld 3. Entscheidend ist der Abstand zur Erwartung, nicht die Höhe.
Aktion festlegen
Legen Sie für diese Kategorie eine Aktion für den nächsten Monat fest und schreiben Sie sie in die Stufe Soll-Zustand von Feld 3. Nicht aufpassen, sondern eine Anzahl oder ein Betrag.
Wirkung prüfen
Vergleichen Sie beim nächsten Abschluss die Monatssumme derselben Kategorie mit dem Betrag aus der Stufe Lücke und Ursache von Feld 3. Ist sie gesunken, machen Sie weiter, sonst probieren Sie etwas anderes.
