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सार्वजनिक टेम्पलेट
आधिकारिक और सामुदायिक प्रोजेक्ट टेम्पलेट, कॉपी के लिए तैयार
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AI प्रवर्तक के पहले 90 दिन का बोर्ड (शुरुआती के लिए): 30-60-90 दिन में क्या करें, सवाल कैसे संभालें
कंपनी में AI ज़िम्मेदार या AI प्रवर्तक बनाए गए व्यक्ति के लिए यह शुरुआती के लिए टेम्पलेट है, जो पहले 90 दिनों में क्या और किस क्रम में करना है, यह तय करने में मदद करता है। व्हाइटबोर्ड पर 30, 60, 90 दिन की तीन पंक्तियों और लक्ष्य, काम और नतीजे के तीन कॉलम वाली महीने की योजना, शुरुआत से टिकने तक की छह पड़ावों की टाइमलाइन, सवालों का जवाब देने के तीन फ़्रेम, सफलता की कहानी फैलाने के तीन फ़्रेम, और 90 दिन बाद छोड़ी जाने वाली चीज़ों का एक फ़्रेम रखा है। टास्क बोर्ड में विचार जुटाने से लेकर टिकने तक पाँच कॉलम हैं, और रोज़ इस्तेमाल करना, टीम में फैलाना, सलाह का तरीक़ा तय करना और व्यवस्था बनाना — इन चार मुख्य टास्क में हर एक के साथ तीन सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। AI प्रवर्तक की भूमिका कैसे निभाएँ यह न समझ आए तो पहले सिर्फ़ 30वें दिन तक की पंक्ति भरें और अपने ही एक काम से आज़माना शुरू करें। नए कर्मचारी के 90 दिनों वाले टेम्पलेट से अलग, यह पहले से कंपनी में मौजूद व्यक्ति के प्रवर्तक बनकर आस-पास फैलाने के तरीक़े पर केंद्रित है।
AI लेखन बोर्ड (शुरुआती के लिए): ड्राफ़्ट → सुझाव → सुधार → जाँच के 4 चरण
AI को सब कुछ सौंपने के बजाय तेज़ी से लिखना चाहने वाले शुरुआती लोगों के लिए यह टेम्पलेट मेल, रिपोर्ट और ऑफ़िस की सूचना को 4 चरणों में लिखता है: खुद ड्राफ़्ट, AI का सुझाव, खुद सुधार, फिर तथ्य जाँच। व्हाइटबोर्ड पर 4 चरणों का फ़्लो, दस्तावेज़ के प्रकार अनुसार तीन निवेदन-खाने, AI को कितना सौंपना है यह तय करने का अपना-नियम खाना, पहले-बाद की तुलना तालिका (3 पंक्ति × 4 कॉलम), और न करने योग्य तीन खाने रखे हैं। टास्क बोर्ड में दस्तावेज़ लिखने से भेजने तक के 5 कॉलम हैं, तथा तैयारी, ड्राफ़्ट, AI से बातचीत और जाँच-भेजना — इन 4 मुख्य टास्क में हर एक में 3 सब-टास्क, कुल 16 टास्क रखे हैं। AI से कैसे कहें या कितना सुधारें, यह तय न कर पाने वाले लोग हर बार एक जैसे तरीक़े से "AI से लिखने का तरीक़ा" सीख सकते हैं। लेखन का ढाँचा ही सीखना हो तो बिज़नेस मेल के ढाँचे वाला अलग टेम्पलेट भी साथ इस्तेमाल करें।
AI के जवाब जाँचने का बोर्ड शुरुआती के लिए: आधार, स्रोत, आँकड़े और तारीख से जाँच
AI के जवाब पर बिना सोचे भरोसा करके नुकसान नहीं उठाना चाहने वाले शुरुआती लोगों के लिए, यह टेम्पलेट जवाब को आधार, स्रोत, आँकड़े और तारीख — चार बिंदुओं से जाँचकर गलतियाँ दर्ज करता है। व्हाइटबोर्ड पर चार जाँच बिंदुओं (आधार, स्रोत, आँकड़े, तारीख) के चार फ़्रेम, 4×4 की गलती दर्ज करने वाली तालिका, जाँच के पाँच चरण, आम गलतियों के तीन प्रकार, और विशेष सावधानी वाली स्थितियाँ तथा विशेषज्ञ को सौंपने की सीमा वाला एक फ़्रेम रखा है। टास्क बोर्ड में जाँचने योग्य जवाब से विशेषज्ञ तक पाँच कॉलम हैं, और जाँच का तरीक़ा सीखना, चार बिंदु से जाँचना, गलती दर्ज करना, तथा सीमा बनाए रखना — इन चार मुख्य टास्क में हर एक की तीन उप-टास्क शुरू नहीं हुई अवस्था में रखी हैं। स्वास्थ्य, कानून, कर, पैसे या व्यक्ति के नाम जैसे विषय, जिनकी गलती सीधे जीवन पर असर डालती है, उनमें इसे सिर्फ़ शुरुआती जाँच तक रखें और अंतिम फ़ैसला हमेशा विशेषज्ञ से पुष्टि करें।
AI अपनाने के 3 महीने की समीक्षा शुरुआती के लिए: KPT से जारी रखें, रोकें, आज़माएँ तय करें
जिन टीमों को AI अपनाए तीन महीने हो गए हैं, वे जोश ठंडा पड़ने से पहले KPT से समीक्षा करके अगले तीन महीनों का इस्तेमाल तय करने के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट इस्तेमाल करती हैं। व्हाइटबोर्ड पर तीन महीने के तथ्यों के लिए तीन फ़्रेम — काम, असर, परेशानी — KPT के Keep, Problem, Try तीन कॉलम, तीन मानदंड का फ़्रेम, उम्मीदवारों की तुलना वाली 4x4 टेबल, और फ़ैसले तथा साझा करने के फ़्रेम रखे हैं। टास्क बोर्ड में पाँच कॉलम, चार मुख्य टास्क — हिसाब जुटाना, KPT समीक्षा, 3 महीने तय करना, फ़ैसला चलाना — और हर एक के तीन सब-टास्क (कुल 16) हैं, जो सभी अभी शुरू नहीं हुए हैं। बोर्ड को ऊपर-बाएँ से नीचे-दाएँ भरते जाइए तो आख़िर में एक पहल, ज़िम्मेदार, शुरू होने का समय और साझा करने की जगह तय हो जाएगी। शब्दावली बोर्ड में ही समझाई गई है, इसलिए यह नई टीम या छोटे विभाग में भी सीधे इस्तेमाल हो सकता है।
AI असर मापन बोर्ड शुरुआती के लिए: समय, गुणवत्ता, संतुष्टि की तुलना
AI आज़माकर बस "थोड़ा फ़ायदा हुआ" महसूस करने वाले इस शुरुआती टेम्पलेट से समय, गुणवत्ता, संतुष्टि पहले-बाद में मिलाकर बॉस को एक पेज में जारी रखने का फ़ैसला बताते हैं। व्हाइटबोर्ड पर हर पैमाने को मापने और अंदाज़ा लगाने के तरीक़े वाले 3 फ़्रेम, 3×4 तुलना टेबल, मापने और रिपोर्ट के 5 चरण, गिनती में न आने वाले असर के लिए 3 फ़्रेम, और बॉस को एक-पेज रिपोर्ट का ढाँचा है। टास्क बोर्ड में 5 कॉलम हैं - मापने की तैयारी, पहले का रिकॉर्ड, बाद का रिकॉर्ड, तुलना और रिपोर्ट हो गई - तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क हैं, तैयारी से आख़िरी रिपोर्ट तक। सबसे बड़ी अटकन पहले के नंबर न होना है, इसलिए यह बोर्ड पिछले हफ़्ते के अनुभव से अंदाज़न पहले का मान लेने देता है, और गिनती में न आने वाला असर भी उदाहरण देखकर शब्दों में लिखा जा सकता है। आज़माने की योजना बनानी हो तो "AI पायलट प्लान बोर्ड" काम आएगा; यह बोर्ड मापने और रिपोर्ट करने के लिए है।
शुरुआती के लिए AI अपनाने का फ़ैसला बोर्ड: उद्देश्य, दायरा, चिंता और परीक्षण तय करें
AI अपनाने की पहली मीटिंग बुलाने वाले के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट उद्देश्य, दायरा, चिंता और परीक्षण की सीमा को एक ही मीटिंग में तय करने के लिए है। व्हाइटबोर्ड पर चार फ़्रेम (उद्देश्य, दायरा, चिंता, परीक्षण की सीमा), परीक्षण को 5W1H से ठोस बनाने वाला रेडियल डायग्राम, 60 मिनट की मीटिंग के पाँच चरण, 4x3 की फ़ैसलों की टेबल और आख़िरी फ़्रेम में क्या तय नहीं करना है व अगली तारीख़ रखी है। टास्क बोर्ड में पाँच कॉलम और चार मुख्य टास्क हैं - तैयारी, मीटिंग, परीक्षण की तैयारी और नतीजे का फ़ैसला - हर एक के तीन सब-टास्क पहले कॉलम में; चार फ़्रेम भरकर फ़ैसलों की टेबल पूरी करने से तय हुई और न हुई बातें अलग हो जाती हैं, यह AI पर सोचना शुरू कर रही छोटी टीमों के लिए उपयुक्त है।
शुरुआती के लिए टू-डू लिस्ट: सब कुछ लिखें और आज के सिर्फ़ 3 काम चुनें
टू-डू लिस्ट बनाकर भी उसे निभा न पाने वाले लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से यह आदत सीखते हैं कि पहले दिमाग़ के सारे काम बाहर निकालें, फिर आज के सिर्फ़ 3 काम चुनें। व्हाइटबोर्ड पर सब कुछ उतारने वाला इनबॉक्स, आज के 3 काम, इस हफ़्ते, कभी न कभी और इंतज़ार वाले चार खाने, इस हफ़्ते के 5 कामों में से आज के 3 चुनने वाले MoSCoW के चार कॉलम, GTD के 5 चरण, इनबॉक्स के एक काम को कहाँ रखें यह तय करने वाली तालिका, लिखने के तीन नियम और शुक्रवार की 10 मिनट समीक्षा रखी है। टास्क बोर्ड में इनबॉक्स, कभी न कभी या इंतज़ार, इस हफ़्ते, आज के 3 काम और पूरा हुआ, ये पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क अभी शुरू नहीं हुए हैं। अगर टू-डू लिस्ट बनाने का तरीक़ा नहीं पता, तो तीन नियम अपनाइए, क्रिया के साथ लिखना, 2 मिनट में निपटने वाला काम तुरंत कर लेना, और एक कार्ड पर एक ही काम रखना। महत्व और तात्कालिकता से क्रम तय करने वाले टेम्पलेट से अलग, यहाँ मुख्य बात इनबॉक्स को खाली करने की प्रक्रिया है.
समय प्रबंधन शुरुआती गाइड: पहला हफ़्ता — समय लिखें, बर्बादी पकड़ें, नया टाइम-टेबल बनाएँ
समय कम पड़ने से परेशान नौकरीपेशा और छात्र इस शुरुआती टेम्पलेट से पहले हफ़्ते में अपना समय लिखते हैं, बर्बादी पकड़ते हैं और नया टाइम-टेबल बनाते हैं। व्हाइटबोर्ड पर 30 मिनट की इकाई में टाइम लॉग लिखने का तरीक़ा, 5 समय-पट्टियों और 7 दिनों वाला साप्ताहिक टाइम-टेबल, बर्बाद समय को तीन हिस्सों में बाँटने के खाने, समय के इस्तेमाल को पाँच दिशाओं में देखने वाली Starfish, 25 मिनट काम और 5 मिनट आराम वाले पोमोडोरो के चार चरण, फ़ोकस में उतरने का तरीक़ा, समय-चोर और लॉग से मिली सीख के तीन खाने, आज़माए गए हफ़्ते की 7 पंक्तियों वाली तालिका, और अगले हफ़्ते सिर्फ़ एक बदलाव तय करने का खाना रखा है। टास्क बोर्ड में लिख रहे हैं, बर्बादी की पहचान, टाइम-टेबल में सुधार, आज़मा रहे हैं और पक्का हो गया — ये पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। इससे टाइम-टेबल अंदाज़े से नहीं, एक हफ़्ते के असली रिकॉर्ड से बनता है।
3C विश्लेषण शुरुआती बोर्ड: ग्राहक, प्रतिस्पर्धी और अपनी कंपनी की तीन नज़रों से KSF ढूँढ़ें
3C विश्लेषण की विधि पहली बार सीख रहे लोगों के लिए शुरुआती टेम्पलेट, जिसमें ग्राहक, प्रतिस्पर्धी और अपनी कंपनी की तीन नज़रों से जानकारी सजाकर एक KSF यानी सफलता की कुंजी तय की जाती है। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर विश्लेषण का मक़सद और दायरा, Customer, Competitor और Company के तीन खाने, SWOT विश्लेषण के चार कॉलम (ताक़त, कमज़ोरी, अवसर, ख़तरा) तथा KSF और जीत की राह का खाना है, और दाएँ पन्ने पर 3C विश्लेषण के चार चरण, तीनों C में जाँचने लायक बातों की तालिका (3 पंक्ति और 3 कॉलम) तथा आम ग़लतियों के तीन खाने हैं। टास्क बोर्ड में जाँचने की सूची से तय हो गया तक पाँच कॉलम हैं, जिनमें 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। 3C विश्लेषण का मतलब है Customer यानी बाज़ार और ग्राहक, Competitor यानी प्रतिस्पर्धी और Company यानी अपनी कंपनी, इन तीनों को जाँचकर वह शर्त ढूँढ़ना जिस पर आप जीत सकें। उलझन हो तो जुटाए गए तथ्यों को SWOT के चार खानों में बाँटिए और जहाँ ताक़त (S) और अवसर (O) मिलते हैं तथा प्रतिस्पर्धी ने अब तक उसे पूरा नहीं किया, वहीं से एक KSF चुन लीजिए।
टास्क मैनेजमेंट: शुरुआती के लिए पहले हफ़्ते में लिखें, प्राथमिकता दें, आज के 3 काम चुनें
नौकरी या पढ़ाई करने वाले जो टास्क मैनेजमेंट की आदत बनाना चाहते हैं, वे शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से पहले हफ़्ते में सारे काम लिखना, प्राथमिकता तय करना और आज के 3 काम चुनना सीखते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है, बाएँ पन्ने पर इस हफ़्ते के सारे काम लिखने का बड़ा खाना, ज़रूरी और तात्कालिक की चार खानों वाली मैट्रिक्स, आज के 3 काम तथा इस हफ़्ते के काम और इंतज़ार वाले तीन खाने, और सुबह 5 मिनट व शाम 5 मिनट के चार कदम हैं, दाएँ पन्ने पर सोमवार से शुक्रवार का 5 पंक्ति 3 कॉलम वाला रिकॉर्ड, शुक्रवार 10 मिनट की KPT समीक्षा के तीन कॉलम, दो अड़चनें और आदत बनाए रखने का एक खाना है। टास्क बोर्ड में लिख लिया से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और उनके 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए 'लिख लिया' कॉलम में रखे हैं। काम की सूची बनाकर भी वह घटती क्यों नहीं? क्योंकि एक काम बहुत बड़ा होता है, इसलिए हर काम को 15 मिनट के पहले कदम तक तोड़िए और दिन में तीन से ज़्यादा मत लीजिए। यह दफ़्तर, पढ़ाई और घर के कामों, तीनों पर चलता है।
शुरुआती के लिए STP विश्लेषण: सेगमेंटेशन, टारगेटिंग और पोज़िशनिंग के 3 चरणों से बाज़ार चुनें
छोटे प्रोडक्ट या सेवा को बेचने का तरीका पहली बार सोच रहे लोग इस शुरुआती STP विश्लेषण टेम्पलेट से सेगमेंटेशन, टारगेटिंग और पोज़िशनिंग के तीन चरणों में अपना बाज़ार तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर प्रोडक्ट और अभी की बिक्री लिखने का खाना, STP के 3 चरणों का चित्र, 3 आधार × 3 सेगमेंट की तालिका, बाज़ार की कशिश × अपनी ताक़त का चतुर्थांश, ग्राहक को समझने वाला 6 खानों का एम्पैथी मैप (सोच, जो सुनता है, जो पाना है, कहना और करना, तकलीफ़, जो दिखता है), दाम × ख़ासियत का पोज़िशनिंग मैप और S, T, P को समेटने वाले तीन खाने रखे हैं। टास्क बोर्ड में जानकारी जुटाने से सारांश तक पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं। STP विश्लेषण करना न आता हो तब भी, ऊपर से नीचे भरते जाइए तो S, T और P एक ही लकीर में जुड़ जाते हैं।
शुरुआती के लिए SMART लक्ष्य निर्धारण: 5 शर्तों से लक्ष्य तय करें और इस हफ़्ते तक उतारें
अंग्रेज़ी बोलनी है जैसे धुँधले लक्ष्य ही लिख पाने वाले लोग SMART की 5 शर्तों से लक्ष्य तय करने और इस हफ़्ते के काम तक उतरने के लिए शुरुआती का यह लक्ष्य निर्धारण टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर एक लक्ष्य चुनने के लिए Will/Can/Must के तीन कॉलम, SMART की 5 शर्तों वाला रेडियल चित्र, 1 साल से इस हफ़्ते तक की चार चरणों वाली उल्टी गिनती, दोबारा लिखे लक्ष्य का फ़्रेम, ख़राब और अच्छे उदाहरण की तुलना तालिका, तथा आदत टिकाने के तीन फ़्रेम रखे हैं। टास्क बोर्ड में लिख लें, SMART से सुधारें, इस हफ़्ते के काम और समीक्षा — ये चार कॉलम हैं, और लक्ष्य लिखने से लेकर महीने के अंत की नाप तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। अगर लक्ष्य बनाने का तरीक़ा समझ नहीं आता, तो ठोस (Specific), मापने योग्य (Measurable), हासिल होने लायक़ (Achievable), मक़सद से जुड़ा (Relevant) और समय-सीमा वाला (Time-bound) — इन पाँचों को क्रम से भर दीजिए, फिर आपका लक्ष्य दूसरा पढ़े तो भी वही अर्थ निकलेगा। कंपनी के लक्ष्य चलाने वाले OKR बोर्ड से अलग, यह टेम्पलेट अपने निजी लक्ष्य बनाने के लिए है।