गैलरी
सार्वजनिक टेम्पलेट
आधिकारिक और सामुदायिक प्रोजेक्ट टेम्पलेट, कॉपी के लिए तैयार
230 आइटम
शुरुआती के लिए सेल्स मैनेजमेंट: रोज़ की गतिविधि और डील की प्रगति दर्ज करने वाला बोर्ड
सेल्स में नए लोग इस शुरुआती के लिए बने सेल्स मैनेजमेंट टेम्पलेट से हर दिन की गतिविधि की गिनती और हर डील की प्रगति दर्ज करते हैं और अगले हफ़्ते की चाल तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर महीने के लक्ष्य से गतिविधि की गिनती निकालने वाला फ्रेम, 5 पंक्ति (कॉल, मीटिंग, प्रस्ताव, कोटेशन, डील बंद) × 5 स्तंभ (हफ़्ता 1 से 4 और महीने का लक्ष्य) वाला गतिविधि ट्रैकर, 3 फ्रेम की डील सूची (संभावित, प्रस्ताव भेजा, क्लोज़िंग), डील बंद होने तक के 5 चरण, 4 खानों का स्टेकहोल्डर मैप, YWT साप्ताहिक समीक्षा और अड़चन, नियम व सुझाव के 3 फ्रेम हैं। टास्क बोर्ड में 5 स्तंभ (इस हफ़्ते की योजना, कॉल या विज़िट किया, जवाब का इंतज़ार, प्रस्ताव या कोटेशन, पूरा हुआ) तथा 4 मुख्य और 12 उप-कार्य बिना शुरू हुए रखे हैं। सेल्स मैनेजमेंट करना न आता हो तब भी गतिविधि गिनकर और डील बाँटकर पहले ही दिन से काम शुरू हो जाता है। स्टेकहोल्डर मैप असर और दिलचस्पी के 2 पैमानों पर लोगों को 4 खानों में बाँटने का ढाँचा है। YWT यानी क्या किया (Y), क्या समझ आया (W), आगे क्या करना है (T), इन तीन से समीक्षा। बोर्ड के उदाहरणों की रकम रुपये में लिखी है।
शुरुआती के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट: उद्देश्य, दायरा, समय, टीम और जोखिम एक पन्ने की योजना में
पहली बार किसी छोटे प्रोजेक्ट की ज़िम्मेदारी संभालने वाले लोग इस शुरुआती प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्पलेट से उद्देश्य, दायरा, समय-सारणी, टीम और जोखिम को एक ही पन्ने की योजना में उतार लेते हैं. व्हाइटबोर्ड के दो पन्ने हैं. बाएँ पन्ने पर प्रोजेक्ट चार्टर, शुरुआत से समापन तक के पाँच चरण, प्रभाव और रुचि वाला स्टेकहोल्डर मैप, तथा दायरा, टीम और जोखिम के तीन फ़्रेम हैं. दाएँ पन्ने पर चार पंक्ति और चार कॉलम वाली माइलस्टोन तालिका, संभावना और असर से जोखिम छाँटने वाला मैट्रिक्स, तथा साप्ताहिक जाँच, देरी और समापन के तीन फ़्रेम हैं. टास्क बोर्ड में योजना बनाना से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, और चार्टर से समापन के रिकॉर्ड तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं. प्रोजेक्ट प्लान बनाने का क्रम पता न हो तो PMBOK गाइड के पाँच प्रोसेस ग्रुप का वही क्रम अपनाइए, जो इस बोर्ड का प्रवाह भी है. यह कुछ हफ़्तों से कुछ महीनों में पूरे होने वाले छोटे प्रोजेक्ट के लिए है, जैसे दफ़्तर का आयोजन या नई सेवा का ट्रायल.
शुरुआती के लिए PDCA: सुधार चक्र बोर्ड | प्लान, डू, चेक और एक्ट का एक पूरा चक्र
PDCA साइकिल पहली बार सीख रहे लोग काम या पढ़ाई का कोई एक विषय चुनकर, प्लान, डू, चेक और एक्ट का एक पूरा चक्र दो हफ़्ते में पूरा करने के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर विषय और लक्ष्य का फ़्रेम, PDCA के चार चरण, Check के नतीजे बाँटने वाला चार-खाना मैट्रिक्स, और जो काम नहीं चला उसे जड़ तक खोदने वाला छह चरणों का 5 Whys है; दाएँ पन्ने पर दो हफ़्ते की पाँच चरणों वाली योजना, पहले से तीसरे चक्र तक का सुधार-इतिहास, और शुरुआती लोगों की तीन आम चूकें हैं। टास्क बोर्ड में योजना, अमल, जाँच, सुधार और चक्र पूरा, ये पाँच कॉलम हैं, तथा विषय तय करने से Act तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क बिना शुरू किए पहले से रखे गए हैं। अगर PDCA चलाने का तरीक़ा समझ नहीं आता, या बीच में रुक जाते हैं, तो सिर्फ़ एक विषय लीजिए और दिए गए उदाहरण देखकर पहला चक्र पूरा कीजिए। दूसरे चक्र से इतिहास तालिका में रिकॉर्ड जमा होता जाएगा, जिससे बाद में दिखेगा कि किस क़दम ने असर किया।
शुरुआती के लिए मंडलार्ट: 1 लक्ष्य को 8 विषय और 64 कामों में फैलाने वाली लक्ष्य शीट
पहली बार मंडलार्ट लिखने वाले छात्र और नौकरीपेशा लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से लक्ष्य शीट भरने का तरीक़ा सीखते हैं और 1 मुख्य लक्ष्य को 8 विषयों तथा 64 कामों में फैलाते हैं. व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है; बाईं ओर मुख्य लक्ष्य चुनने के लिए Will, Can और Must के तीन कॉलम, 3×3 का केंद्र (बीच में लक्ष्य, चारों ओर 8 विषय), लिखने के क्रम के 4 चरण और इस हफ़्ते के 3 काम का ख़ाना है, तथा दाईं ओर 8 विषय × 8 काम की 64 ख़ानों वाली तालिका और हफ़्ते के अंत की समीक्षा के लिए YWT के तीन कॉलम हैं. टास्क बोर्ड में लिखना बाकी, इस हफ़्ते, चल रहा है और समीक्षा — ये 4 कॉलम हैं, तथा लक्ष्य तय करना, 8 विषयों में बाँटना, 64 कामों में फैलाना और हर हफ़्ते दोहराना — इन 4 मुख्य टास्क में 3-3 सब-टास्क, यानी कुल 16 टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में हैं. 81 ख़ाने देखकर हाथ रुक जाता हो, तो यह बोर्ड 3×3 के केंद्र और 64 की तालिका दो पन्नों में बाँटता है, इसलिए केंद्र, 8 विषय, फिर हर विषय के 8 काम के क्रम से चलने पर पन्ना ख़ाली नहीं रहता. यह उसी लक्ष्य शीट जैसी रचना है जिसे एक मशहूर बेसबॉल खिलाड़ी ने स्कूल के दिनों में लिखा था.
KJ विधि शुरुआती गाइड: पर्चियाँ लिखें, मिलती-जुलती जोड़ें, शीर्षक दें और चित्र बनाएँ
सर्वे के खुले जवाब या मीटिंग में निकली बातें समेटने वाले शुरुआती लोग, KJ विधि की इस टेम्पलेट से क्रम का पालन करते हुए पर्ची से शीर्षक और चित्र तक पहुँच सकते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों में बँटा है; बाईं ओर पर्ची लिखने के नियम, एक घटना को एक पर्ची बनाने वाला 5W1H का गोल चित्र और शीर्षक लगे चार द्वीप हैं, तथा दाईं ओर KJ विधि के चार चरण, तीन पंक्ति तीन कॉलम का भरा हुआ उदाहरण, द्वीपों को तीर से जोड़ने वाला चित्र और अक्सर होने वाली गलतियों के तीन फ़्रेम रखे हैं। टास्क बोर्ड में लिखी पर्चियों से लेकर पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, और विषय तय करने से लेकर लेख लिखने तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं। अगर अब तक पर्ची चिपकाकर काम रुक जाता था, तो एक पर्ची एक तथ्य का नियम और शीर्षक के उदाहरण देखकर सारी बातें एक चित्र और छोटे लेख में समेटी जा सकती हैं। जिरो कावाकिता का बताया क्रम बोर्ड पर वैसे ही रखा है, इसलिए यह ट्रेनिंग और ग्रुप वर्क में भी सीधे काम आता है।
शुरुआती के लिए योजना प्रस्ताव लेखन बोर्ड: 5W1H से ढाँचा और 6 तत्वों से मंज़ूरी
पहली बार दफ़्तर में प्रस्ताव देने वाले नए कर्मचारी, प्रस्ताव लिखने का तरीक़ा 5W1H से सीखकर उसे 6 तत्वों में ढालने और मंज़ूरी दिलाने के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है: बाएँ पन्ने पर विचारों का फ़्रेम, छह दिशाओं वाला 5W1H, फ़ायदे-नुक़सान की दो-कॉलम तुलना और प्रस्ताव लिखने के 6 क़दम; दाएँ पन्ने पर एक वाक्य का सार, 6 तत्वों की तालिका और तीन फ़्रेम — मंज़ूरी देने वाले की नज़र, ठुकराए जाने का ढर्रा और मंज़ूरी के बाद का पहला क़दम। टास्क बोर्ड में विचार, ढाँचा, लेखन, समीक्षा और जमा किया, ये पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और हर एक के 3 सब-टास्क, कुल 16 टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। अगर प्रस्ताव लिखने का तरीक़ा समझ न आए और पहली ही पंक्ति पर हाथ रुक जाए, तो 5W1H के छह सवालों के जवाब लिखिए और उन्हें 6 तत्वों की तालिका में उतार दीजिए। यह ग्राहकों को दिए जाने वाले प्रस्ताव के लिए नहीं, दफ़्तर के भीतर मंज़ूरी दिलाने वाले प्रस्ताव के लिए है। जो प्रस्ताव अपने नुक़सान ख़ुद लिख देता है, उस पर पूर्व-पठन में कम आपत्तियाँ आती हैं और मंज़ूरी जल्दी मिलती है।
शुरुआती के लिए घरेलू बजट: महीने की आय, तय खर्च और बदलते खर्च लिखकर महीने के अंत में हिसाब बंद करें
शुरुआती के लिए बना घरेलू बजट टेम्पलेट, जिसे अकेले रहने वाले, नई नौकरी वाले और नए परिवार महीने की शुरुआत में खोलकर मद के हिसाब से खर्च लिखते हैं और महीने के अंत में हिसाब बंद करते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है: बाईं ओर इस महीने की आय और बचत का लक्ष्य, पाँच मद गुणा चार हफ्ते वाली लेखा तालिका के साथ महीने का जोड़, और तीन चरणों वाला गैप विश्लेषण है; दाईं ओर तय खर्च, बदलते खर्च और खास खर्च को अलग करने वाले तीन फ्रेम, महीना बंद करने के पाँच चरण, तथा आदत बनाए रखने के तरीके और आम अड़चनों वाले तीन फ्रेम हैं। टास्क बोर्ड में चार कॉलम हैं — इस महीने के काम, लिख रहे हैं, बंद कर रहे हैं और पूरा। और तैयारी से लेकर अगले महीने का एक सुधार चुनने तक चार मुख्य टास्क तथा बारह सब-टास्क शुरू नहीं हुए रखे हैं। अगर घरेलू बजट लिखने का तरीका समझ न आए तो हफ्ते में पाँच मिनट और महीने के अंत में पंद्रह मिनट की चाल पकड़ें, और रकम को पूरे अंक में गोल कर लें।
गैंट चार्ट शुरुआती गाइड: काम की सूची बनाकर शुरू, अंत और ज़िम्मेदार तय करें
गैंट चार्ट बनाना पहली बार सीख रहे लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से छोटे प्रोजेक्ट के काम की सूची बनाकर शुरू की तारीख़, अंत की तारीख़ और ज़िम्मेदार को पट्टी के रूप में खींचते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर काम को तैयारी, बनाना और प्रचार में बाँटने वाले WBS के 3 खाने, तालिका में कौन सा काम जाएगा यह छाँटने वाले MoSCoW के 4 कॉलम और 5 काम × 6 हफ़्ते का गैंट चार्ट हैं, तथा दाएँ पन्ने पर मक़सद और समय-सीमा, बनाने के 5 चरण, दो आम ग़लतियाँ और एक टिप वाले 3 खाने, हर हफ़्ते अपडेट का नियम और KPT के 3 कॉलम हैं। टास्क बोर्ड में काम की सूची, तारीख़ तय करें, चल रहा है, जाँच में और पूरा हुआ, ये पाँच कॉलम हैं, तथा मक़सद तय करने से हर हफ़्ते के अपडेट तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। गैंट चार्ट वह तालिका है जिसमें काम खड़े में और तारीख़ें आड़े में रखी जाती हैं, और हर काम की अवधि पट्टी से दिखाई जाती है। सारे काम तालिका में डाल देने से लकीरें ही लकीरें हो जाती हैं, इसलिए पहले MoSCoW से काम छाँट लें।
शुरुआती के लिए 5 Whys बोर्ड: पाँच बार क्यों पूछकर जड़ कारण और रोकथाम तय करें
काम की ग़लती या गड़बड़ी दोबारा न हो, यह ज़िम्मा पहली बार सँभाल रहे लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से 5 Whys यानी पाँच बार 'क्यों' पूछने की विधि क़दम दर क़दम दोहराकर जड़ कारण और रोकथाम का उपाय तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है, बाएँ पन्ने पर हुई घटना को तथ्य में लिखने का फ़्रेम, खोदने के चार क़दम, मनुष्य, विधि, मशीन और सामग्री के चार कोणों वाला फिशबोन डायग्राम, तथा समस्या से पाँचवें क्यों तक छह चरणों की शृंखला है; दाएँ पन्ने पर अच्छे और बुरे क्यों के दो फ़्रेम, जड़ कारण और रोकथाम का फ़्रेम, तथा चार पंक्ति चार स्तंभ की कार्ययोजना है। टास्क बोर्ड में हुई समस्या, क्यों खोद रहे हैं, उपाय तय हुआ, लागू हो रहा है और असर जाँच लिया, ये पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क 'शुरू नहीं हुआ' स्थिति में रखे गए हैं। शुरुआती लोग अकसर लापरवाही पर रुक जाते हैं, इसलिए यह बोर्ड पहले कारणों को चार कोणों में फैलाता है और उन्हीं को सुराग़ बनाकर पाँच बार क्यों पूछता है। मीटिंग रूम की दोहरी बुकिंग वाला उदाहरण छहों चरणों में भरा है, और एक बैठक में लगभग 30 मिनट लगते हैं।
ग्राहक प्रबंधन (CRM) शुरुआती गाइड: ग्राहक कार्ड और A से D रैंक से संपर्क का मौक़ा न चूकें
ग्राहक प्रबंधन (CRM) शुरू करने वाले छोटे कारोबारी और पहले साल के सेल्स लोगों के लिए शुरुआती टेम्पलेट, जिसमें ग्राहक कार्ड और A से D रैंक से संपर्क का सही समय हाथ से नहीं निकलता। व्हाइटबोर्ड पर मक़सद और नियम का ख़ाना, A जारी, B बढ़ाने लायक़, C नया और D सुप्त — ये चार रैंक, पर्सोना को छह पहलुओं से देखने वाला सहानुभूति मानचित्र, चार कॉलम और चार ग्राहकों वाला ग्राहक कार्ड, संपर्क दर्ज करने के तीन ख़ाने, रैंक के हिसाब से चार चरणों का संपर्क चक्र, और इस हफ़्ते के तीन ग्राहकों का ख़ाना रखा है। टास्क बोर्ड में इस हफ़्ते संपर्क करें, संपर्क कर लिया, जवाब का इंतज़ार, काम चल रहा है और पूरा हुआ — ये पाँच कॉलम हैं, तथा ग्राहकों की सूची बनाने से महीने के अंत में रैंक जाँचने तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। हर रैंक का पैमाना और संपर्क की बारंबारता बोर्ड पर ही लिखी है, इसलिए शुरुआत में उलझन नहीं होती। A से D रैंक असल में RFM यानी आख़िरी संपर्क, बारंबारता और रक़म से ग्राहक को देखने का तरीक़ा है, जिसे यहाँ आसान बनाया गया है।
शुरुआती के लिए प्रस्ताव (प्रपोज़ल) बोर्ड: ग्राहक की समस्या से समाधान, असर और लागत तक
पहली बार किसी बाहरी ग्राहक के लिए प्रस्ताव (प्रपोज़ल) बनाने वाले सेल्स और फ्रीलांसर, शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से समस्या, कारण, समाधान, असर, लागत और अगले कदम के क्रम में लिखना सीखते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है; बाईं ओर ग्राहक की जानकारी और बातचीत का फ्रेम, ग्राहक के काम, परेशानी और चाहत के सामने अपनी वैल्यू रखने वाला वैल्यू प्रपोज़िशन कैनवास, छह चरणों की प्रस्ताव कहानी और तीन विकल्प हैं, तथा दाईं ओर संभावित सवालों के तीन फ्रेम, प्रस्ताव के पेज क्रम की तालिका और भेजने से पहले की जाँच है। टास्क बोर्ड में ग्राहक से बातचीत, ढाँचा बनाना, लिखा जा रहा है, अंदरूनी जाँच और भेज दिया — ये पाँच कॉलम हैं, तथा चार मुख्य टास्क और हर एक के तीन-तीन सब-टास्क, कुल 16 टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। प्रस्ताव कैसे बनाएँ यह न समझ आए तब भी अपने प्रोडक्ट की जानकारी से नहीं, ग्राहक की समस्या से शुरू कीजिए, क्योंकि क्रम बोर्ड पर पहले से तय है। यह सामग्री बाहरी ग्राहक को दिए जाने वाले प्रस्ताव के लिए है, अंदरूनी मंज़ूरी के दस्तावेज़ के लिए नहीं।
बिज़नेस प्लान शुरुआती गाइड: 8 अध्याय भरिए और पहला प्लान पूरा लिख लीजिए
पहली बार बिज़नेस प्लान लिखने वाले छोटे उद्यमी और साइड बिज़नेस शुरू करने वाले लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से लिखने का सही क्रम समझते हैं और हर अध्याय एक-एक करके भरते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर 8 अध्यायों की तालिका है जिसमें क्या लिखें और उदाहरण के 2 कॉलम हैं, फिर 3C विश्लेषण के 3 कॉलम और 4P विश्लेषण के 4 कॉलम; दाएँ पन्ने पर प्लान किसे दिखाना है, लिखने के 5 चरण, आम आपत्तियों और सुधार के 3 फ़्रेम, आँकड़ों के आधार की नोट और देने से पहले जाँच के 2 फ़्रेम हैं। टास्क बोर्ड में सामग्री जुटाएँ से पूरा तक 5 कॉलम हैं, और 4 मुख्य टास्क में 3-3 सब-टास्क, कुल 16, सभी शुरू नहीं हुए हैं। सारी रकम रुपये में लिखी जाती है और हर आँकड़े के साथ उसका हिसाब भी रहता है। बाज़ार की जाँच करना न आता हो तो पहले 3C भरिए, वही चौथे अध्याय का मसौदा बनेगा; बेचने के तरीक़े पर उलझन हो तो 4P तीसरे और पाँचवें अध्याय का मसौदा दे देगा।