전시회 참가 템플릿(3개월 전~팔로우업까지)

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전시회 참가 템플릿(3개월 전~팔로우업까지)

전시회 참가가 정해진 담당자가 개최 3개월 전 킥오프에서 여는 템플릿입니다. 화이트보드에는 참가 목표와 예산 전제, 3개월 전부터 다음 주까지의 타임라인, 집객·부스·리드 3개 레인, 당일 배치를 보여주는 그리드, 확보한 리드를 분류하는 매트릭스가 나란히 놓여 있습니다. 태스크 보드는 목표 설정·부스 준비·사전 집객·당일 운영·팔로우업 5개 그룹 16개 태스크로 나뉘며, 모두 미착수 상태에서 담당자와 기한을 넣어 진행할 수 있습니다.

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참가 목표와 전제 조건 참가까지의 타임라인 집객 레인 부스 레인 리드 레인 당일 운영 분담 확보 리드의 우선순위 육성 대상 최우선 발송 리스트 즉시 대응·소액 전시회 참가 프로젝트 사용법: ① 위 프레임에서 목표... 참가 목표·KPI 정한 것·마감 리스크·우려 배운 점·다음 개선점 목표명함 150장, 그중 상담 전환 20건. 리드 1건당 획득 단가는 20만 원 이내로 맞춥니다. 정한 것부스 장식 발주는 개최 6주 전까지입니다. 주최자의 마감을 넘기면 사양도 금액도 바꿀 수 없습니다. 우려부스를 2명만 지킬 수 있는 시간대가 있습니다. 관람객 유치와 상담 중 무엇을 우선할지 미리 정해 둡니다. 3개월 전참가 목적과 KPI, 예산 범위를 확정합니다. 부스 위치와 크기를 고려해 부스 콘셉트를 정합니다. 1개월 전장식과 배포물을 발주합니다. 초대 메일 1차를 발송하고 사전 미팅 제안을 시작합니다. 1주 전데모 작동을 확인하고 설명 멘트를 연습합니다. 시프트표와 준비물 리스트를 전원에게 공유합니다. 당일관람객 유치→짧은 데모→명함과 온도감 기록을 반복합니다. 폐장 후 10분간 공유 미팅을 진행합니다. 다음 주다음 영업일에 감사 메일을 보내고, A등급은 3일 이내에 전화합니다. 2주 차에 회고를 정리합니다. 초대 메일기존 고객과 휴면 리드에게 부스 번호를 넣어 2회 발송합니다. 제목에 행사장 이름과 날짜를 넣습니다. 사전 미팅공략하고 싶은 10개사에 시간대를 제시합니다. 1타임 30분이며, 상담 공간을 먼저 확보합니다. 행사 기간 중 발신"지금부터 ○○ 데모를 진행합니다" 형식으로 부스 사진과 시간을 SNS에 올립니다. 동선 설계통로 쪽은 멈춰 설 수 있는 폭을 비워 둡니다. 상담석은 안쪽, 데모 기기는 중앙에 둡니다. 게시물3초 안에 읽히는 한마디를 눈높이에 둡니다. 회사명보다 "무엇을 할 수 있는지"를 크게 보여 줍니다. 준비물연장 코드·양생 테이프·명함·예비 배터리·청소용품. 전날 실물로 점검합니다. 기록 항목회사명·직책·과제·도입 시기·다음 행동 다섯 가지를 명함 뒷면에 그 자리에서 적습니다. 등급 기준A=3개월 이내 검토, B=정보 수집 중, C=협업 등 기타. 당일 안에 등급을 매깁니다. 인계A등급은 다음 영업일에 영업팀으로 인계합니다. 누가 언제 전화할지까지 정한 뒤 넘깁니다. 개장 전 피크 시간대 종료 후 관람객 유치 배포물과 명함 케이스를 보충하고 위치를 확인합니다. 말 거는 멘트를 전원이 맞춥니다. 통로 쪽에 2명을 배치합니다. 발걸음을 멈춘 사람에게 "~로 어려움 겪고 계시지 않나요"라고 한마디 건넵니다. 남은 배포물을 세어 다음 날 보충 수량을 메모로 남깁니다. 데모·설명 PC와 화면을 켜고 회선을 확인합니다. 데모 데이터를 초기 상태로 되돌립니다. 3분 버전과 10분 버전을 구분해 씁니다. 혼잡할 때는 3분 버전으로 돌려 명함 교환을 우선합니다. 자주 나온 질문과 설명이 막혔던 부분을 메모로 남깁니다. 리드 기록 기록 시트와 스캐너를 준비하고 등급 기준을 함께 확인합니다. 명함 뒷면에 검토 시기·과제·다음 행동을 즉시 기입합니다. 나중으로 미루지 않습니다. 당일 안에 데이터화하고, A등급만 다음 날 아침 전화 리스트에 올립니다. 縦軸: 안건 규모·결재 관여도(... 결재자이지만 검토는 아직 이릅니다. 분기별 정보 제공과 사례 전달로 접점을 유지합니다. 결재에 관여하고 시기도 가깝습니다. 다음 영업일에 전화하고 1주일 이내에 상담을 잡습니다. 정보 수집 단계의 담당자입니다. 뉴스레터와 세미나 안내에 올리고 반응이 있으면 끌어올립니다. 지금 바로 쓰고 싶지만 소규모입니다. 자료와 요금 페이지를 보내 스스로 시작할 수 있도록 안내합니다.
100%

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작업 보드 내용

미착수 16건

참가 목적과 KPI 정하기
부스 완성하기
사전 집객 진행하기
당일 운영 설계하기
리드 상담으로 연결하기
목표 리드 수 정하기
예산과 비용 범위 확정하기
부스 레이아웃 작성
장식과 배포물 발주
초대 메일 발송
사전 미팅 제안
시프트와 역할 정하기
명함 회수 운영 정하기
감사 메일 보내기
리드 등급 나누기
참가 회고하기

준비 중 0건

수배 완료 0건

당일 대응 0건

완료 0건

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