Modèle de participation aux salons et événements (de 3 mois avant au suivi)

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Modèle de participation aux salons et événements (de 3 mois avant au suivi)

La personne chargée d'une participation à un salon confirmée ouvre ce modèle de participation aux salons lors du kickoff, trois mois avant l'événement. Le tableau blanc réunit l'objectif de participation et les hypothèses de budget, une chronologie de trois mois avant jusqu'à la semaine suivante, trois voies acquisition, stand et leads, une grille indiquant les postes du jour J et une matrice pour trier les leads obtenus. Le tableau de tâches se divise en 5 groupes et 16 tâches - définir l'objectif, préparer le stand, acquisition préalable, gestion du jour J et suivi -, toutes à faire, prêtes à recevoir un responsable et une échéance.

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salon professionnel événements génération de leads marketing vente B2B
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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Modèle de participation aux salons et événements (de 3 mois avant au suivi)

Aperçu du tableau blanc

Objectif de la participation et condi... Chronologie jusqu'au salon Voie acquisition Voie stand Voie leads Répartition des rôles le jour J Priorité des leads obtenus Cible de nurturing Priorité maximale Liste de diffusion Traitement immédiat, petit montant Projet de partici... Mode d'emploi : (... Objectif et KPI d... Décisions et éché... Risques et préocc... Enseignements et ... Objectif150 cartes de visite, dont 20 rendez-vous obtenus. Maintenir le coût d'acquisition par lead à 125 € maximum. DécisionLa commande de décoration du stand doit être passée au plus tard 6 semaines avant l'événement. Passé le délai de l'organisateur, ni la spécification ni le montant ne peuvent être modifiés. PréoccupationIl y a un créneau avec seulement 2 personnes disponibles. Décider à l'avance de prioriser l'accueil ou les rendez-vous. 3 mois avantConfirmez l'objectif, les KPI et le budget de la participation. Décidez du concept du stand selon l'emplacement et la taille de l'espace. 1 mois avantCommandez la décoration et les supports. Envoyez la première invitation par e-mail et commencez à proposer des rendez-vous préalables. 1 semaine avantVérifiez le fonctionnement de la démo et entraînez-vous au discours de présentation. Partagez avec tous le tableau des rotations et la liste du matériel. Jour JEnchaînez accueil, démo courte et enregistrement de la carte et du niveau d'intérêt. À la fermeture, faites une réunion de 10 minutes pour partager les infos. Semaine suivanteEnvoyez l'e-mail de remerciement le jour ouvré suivant et appelez les leads A sous 3 jours. En semaine 2, faites le bilan. E-mail d'invitationEnvoyé deux fois aux clients actuels et aux leads dormants, avec le numéro de stand. Indiquer le nom du lieu et la date dan… Rendez-vous préalablesProposer un créneau aux 10 entreprises ciblées. Créneaux de 30 minutes, en réservant d'abord l'espace rendez-vous. Publications pendant l'événementAvec le format « Nous faisons maintenant une démo de XX », publier sur les réseaux sociaux une photo du stand avec l'heure. Conception du fluxLaisser un espace pour s'arrêter côté allée. Placer l'espace rendez-vous au fond et le matériel de démo au centre. AffichageUn message lisible en 3 secondes à hauteur des yeux. Mettre en avant « ce que l'on peut faire » plus que le nom de l'entrep… Matériel à apporterRallonges, ruban de protection, cartes de visite, piles de rechange, matériel de nettoyage. Vérifier le tout physiquement l… Éléments à noterÉcrire sur place au dos de la carte 5 éléments : entreprise, poste, problématique, échéance de mise en place et prochaine a… Critère de rangA = décision sous 3 mois, B = collecte d'informations, C = collaboration ou autre. Attribuer le rang le jour même. TransmissionLes rangs A sont transmis aux ventes le jour ouvré suivant. Les transmettre en ayant déjà décidé qui appelle et quand. Avant l'ouverture Heure de pointe Après la fermeture Accueil Réapprovisionner les supports et le porte-cartes, et vérifier la position de chacun. Unifier la phrase d'accroche pour toute l'équipe. Deux personnes côté allée. Ajouter une phrase comme « Vous n'auriez pas de souci avec X ? » à qui s'arrête. Compter les supports restants et noter combien réapprovisionner le lendemain. Démo et explication Allumer le PC et l'écran et vérifier la connexion. Remettre les données de la démo à l'état initial. Alterner la version de 3 minutes et celle de 10 minutes. Aux heures d'affluence, privilégier la version de 3 minutes pour l'échange de cartes. Noter les questions fréquentes et les points où l'explication a coincé. Enregistrement de... Préparer la feuille d'enregistrement et le scanner, et relire ensemble le critère de rang. Noter immédiatement au dos de la carte le moment de décision, la problématique et la prochaine action. Ne pas remettre à plus tard. Transformer en données le jour même et ne mettre que les rangs A sur la liste d'appels du lendemain matin. 縦軸: Taille du pro... A le pouvoir de décision mais l'échéance est lointaine. Garder le contact avec des informations trimestrielles et des cas clients. Influence la décision et l'échéance est proche. Appeler le jour ouvré suivant et fixer un rendez-vous sous une semaine. Responsable en phase de collecte d'informations. L'inclure dans la newsletter et les annonces de webinaires, et le faire monter en catégorie en cas de réaction. Veut l'utiliser tout de suite mais reste de petite taille. Envoyer le document et la page tarifs, et l'orienter vers un parcours autonome.
100%

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Contenu du tableau des tâches

À faire 16 éléments

Fixer but et KPI
Concevoir le stand
Promotion en amont
Organiser le jour J
Convertir les leads
Objectif de leads
Fixer le budget
Plan du stand
Commander décoration
Envoyer invitation
Proposer rendez-vous
Fixer le planning
Gestion des cartes
Remercier par e-mail
Classer les leads
Bilan du salon

En préparation 0 éléments

Organisé 0 éléments

Jour J 0 éléments

Terminé 0 éléments

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