展覽參展籌備範本（提前三個月～追蹤階段）

行銷與業務

展覽參展籌備範本（提前三個月～追蹤階段）

確定要參加展覽的負責人，在開展前三個月的啟動會議上開啟的範本。白板上依序排列著參展目標與預算前提、從三個月前到次週的時間軸、集客·攤位·名單三條泳道、顯示當天分工的方格，以及為取得的名單分級的矩陣。任務看板分為設定目標·攤位準備·事前集客·當天營運·追蹤五組16個任務，全部處於未開始狀態，填入負責人與期限後即可推進。

0 讚 0 複製 作者: WeProcess
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參展目標與前提條件 參展前的時間軸 集客泳道 攤位泳道 名單泳道 當天營運分工 取得名單的優先順序 培養對象 最優先 發送名單 即時應對·小額 展覽參展專案 使用方法：① 在上方確認目標與預算... 參展目標·KPI 已定事項·截止日期 風險·疑慮 心得·下次改善 目標名片150張，其中轉為商談20件。每筆名單的取得單價控制在NT$4,500以內。 已定事項攤位裝潢的發包最晚在開展前六週。超過主辦方的截止日期，規格與金額都無法變更。 疑慮有些時段只能安排兩人值守。需要事先決定要優先招呼還是優先洽談。 提前三個月確定參展目的、KPI與預算範圍。搭配攤位的位置與大小定出攤位概念。 提前一個月發包裝潢與宣傳品。發送第一封邀請信，開始提出事前洽談邀約。 提前一週檢查示範設備運作並練習說明話術。把排班表與物品清單分享給全員。 當天反覆進行招呼→簡短示範→記錄名片與意向程度。閉展後召開10分鐘的分享會議。 次週下一個上班日發送致謝信，A級名單三天內完成致電。第二週彙整檢討。 邀請信向既有客戶與休眠名單分兩次發送附攤位號碼的邀請。標題中註明會場名稱與日期。 事前洽談向鎖定的10家公司提出時段。每段30分鐘，先保留洽談空間。 展期中的發文以「現在開始示範○○」的形式，把攤位照片與時間發到社群媒體。 動線設計通道側留出可以停留的寬度。洽談席放裡側，示範設備放中央。 展示物把3秒能讀完的一句話放在視線高度。比起公司名稱，更凸顯「能做什麼」。 攜帶物品延長線、養生膠帶、名片、備用電池、清潔用品。前一天用實物核對。 記錄項目公司名稱·職稱·課題·導入時期·下一步行動這5項，當場寫在名片背面。 分級標準A=三個月內考慮，B=蒐集資訊中，C=合作等其他。當天之內完成分級。 交接A級名單於下一個上班日交給業務。決定好誰在何時致電後再交接。 開場前 尖峰時段 結束後 招呼 補充宣傳品和名片夾，確認站位。全員統一招呼用語。 通道側安排2人。對停下腳步的人說一句「您是否正為～而困擾」。 清點剩餘宣傳品，把隔天補充數量記錄下來。 示範·說明 啟動電腦與畫面，確認網路連線。把示範資料還原到初始狀態。 區分使用3分鐘版和10分鐘版。壅塞時用3分鐘版優先完成換名片。 把常見問題和說明卡住的地方記錄下來。 名單記錄 準備記錄表和掃描器，一起確認分級標準。 立即在名片背面寫下考慮階段·課題·下一步行動，不拖延。 當天完成數位化，只把A級名單列入隔天早上的致電名單。 縦軸: 案件規模·決策參與度（低→... 是決策者但考慮還早。透過季度性的資訊提供和案例分享保持接觸。 參與決策且時期接近。下一個上班日致電，一週內安排商談。 處於蒐集資訊階段的負責人。列入電子報和研討會通知，有反應再提升。 想立即使用但規模較小。發送資料和價格頁面，導向可自行開始的路徑。
100%

拖曳可移動，滾動滑鼠滾輪可縮放

任務看板內容

未開始 16 項

確定參展目的與KPI
打造攤位
推動事前集客
設計當天營運
推進名單轉為商談
確定目標取得名單數
確定預算與費用範圍
製作攤位配置圖
發包裝潢與宣傳品
發送邀請信
提出事前洽談邀約
確定排班與分工
確定名片回收方式
發送致謝信
為名單分級
進行參展檢討

準備中 0 項

已安排 0 項

當天應對 0 項

已完成 0 項

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