المعرض
القوالب العامة
قوالب مشاريع رسمية ومن المجتمع، جاهزة للنسخ
230 عنصرًا
إدارة المبيعات للمبتدئين: لوح تسجيل النشاط اليومي وتقدّم الصفقات
من بدأ للتو في المبيعات يستخدم قالب إدارة المبيعات للمبتدئين ليسجل كل يوم عدد أنشطته وتقدّم كل صفقة، ثم يحدد خطوته في الأسبوع المقبل. يضم اللوح إطارًا يشتق حجم النشاط من هدف الشهر، ومتعقب نشاط من 5 صفوف (اتصال، زيارة أو لقاء، عرض، تسعيرة، إغلاق) في 5 أعمدة (الأسابيع من 1 إلى 4 وهدف الشهر)، وقائمة صفقات في 3 أطر هي محتملة وقيد العرض وقيد الإغلاق، ومسارًا من 5 خطوات حتى الإغلاق، وخريطة أصحاب المصلحة بأربعة أرباع، ومراجعة أسبوعية بأسلوب YWT، وثلاثة أطر للعثرات والقواعد والنصائح. ولوح المهام خمسة أعمدة هي خطة هذا الأسبوع، واتصلت أو زرت، وبانتظار الرد، وعرض أو تسعيرة، ومنجز، وفيه أربع مهام رئيسة واثنتا عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد. حتى إن لم تعرف كيف تدار المبيعات، يكفي أن تعدّ أنشطتك وتوزع الصفقات لتبدأ من اليوم الأول. وخريطة أصحاب المصلحة أسلوب يوزّع المعنيين على أربعة أرباع وفق محوري التأثير والاهتمام لتحديد طريقة التعامل مع كل منهم. وYWT أسلوب مراجعة بثلاثة عناصر هي ما فعلته (Y) وما تعلمته (W) وما ستفعله تاليًا (T). مبالغ الأمثلة على اللوح مكتوبة بالريال.
إدارة المشاريع للمبتدئين: خطة واحدة للهدف والنطاق والجدول والفريق والمخاطر
من يقود مشروعًا صغيرًا لأول مرة يستخدم قالب إدارة المشاريع للمبتدئين ليجمع الهدف والنطاق والجدول الزمني والفريق والمخاطر في صفحة خطة واحدة. اللوح صفحتان. في اليسار ميثاق المشروع، ومراحل المشروع الخمس من البدء حتى الإغلاق، وخريطة أصحاب المصلحة بمحوري النفوذ والاهتمام، وثلاث لوحات للنطاق والفريق والمخاطر. وفي اليمين جدول محطات بأربعة صفوف وأربعة أعمدة، ومصفوفة تفرز المخاطر حسب الاحتمال والأثر، وثلاث لوحات للمتابعة الأسبوعية والتأخير والإغلاق. ولوح المهام خمسة أعمدة من إعداد الخطة حتى مكتمل، ويضم أربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من الميثاق حتى تسجيل الإغلاق. وإن لم تعرف ترتيب إعداد خطة المشروع، فاتبع مجموعات العمليات الخمس في دليل PMBOK، وهي نفسها تسلسل هذا اللوح. القالب موجّه للمشاريع الصغيرة التي تنتهي خلال أسابيع أو أشهر قليلة، مثل فعالية داخلية أو تجربة خدمة جديدة.
PDCA للمبتدئين: لوحة دورة التحسين | خطط ونفّذ وتحقّق وحسّن في دورة واحدة
من يتعلّم دورة PDCA لأول مرة يختار موضوعًا واحدًا من العمل أو الدراسة، ويكمل دورة كاملة من التخطيط والتنفيذ والتحقق والتحسين خلال أسبوعين بهذا القالب المخصّص للمبتدئين. تضم الصفحة اليسرى من اللوح إطار الموضوع والهدف، ومراحل PDCA الأربع، ومصفوفة رباعية لفرز نتائج Check، وستّ مراحل من أسلوب 5 Whys تحفر في حالة إخفاق واحدة حتى السبب الجذري؛ وتضم الصفحة اليمنى خطة الأسبوعين في خمس خطوات، وجدول سجل التحسين من الجولة الأولى إلى الثالثة، وثلاث نقاط يتعثّر عندها المبتدئون. ويضم لوح المهام خمسة أعمدة هي التخطيط والتنفيذ والتحقق والتحسين واكتملت الدورة، ويبدأ بأربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من اختيار الموضوع حتى Act. إن كنت لا تعرف كيف تدير دورة PDCA أو تتوقف في منتصفها، فاكتفِ بموضوع واحد واتبع الأمثلة الجاهزة حتى تنهي الجولة الأولى. ومن الجولة الثانية يتراكم السجل في الجدول، فترى لاحقًا أي إجراء كان له أثر فعلي.
ماندالارت للمبتدئين: ورقة أهداف تُوسّع هدفًا واحدًا إلى 8 مجالات و64 إجراءً
الطلاب والموظفون الذين يكتبون ماندالارت لأول مرة يستخدمون هذا القالب للمبتدئين لتعلم طريقة تعبئة ورقة الأهداف، ولتوسيع هدف واحد في المنتصف إلى 8 مجالات و64 إجراءً. اللوح مكوّن من صفحتين؛ على اليسار ثلاثة أعمدة Will وCan وMust لاختيار الهدف المركزي، ونواة 3×3 (الهدف في الوسط وحوله 8 مجالات)، وأربع خطوات لترتيب الكتابة، وإطار لاختيار ثلاثة إجراءات لهذا الأسبوع، وعلى اليمين جدول 8 مجالات × 8 إجراءات بأربع وستين خانة، وثلاثة أعمدة YWT لمراجعة نهاية الأسبوع. ولوح المهام فيه أربعة أعمدة هي لم يُكتب بعد وهذا الأسبوع وقيد التنفيذ والمراجعة، ويضم أربع مهام رئيسة هي تحديد الهدف وتقسيمه إلى 8 مجالات وتوسيعه إلى 64 إجراءً وتكراره كل أسبوع، ولكل مهمة ثلاث مهام فرعية، أي 16 مهمة كلها لم تبدأ بعد. ومن تتوقف يده أمام 81 خانة يجد هنا النواة وجدول الأربع والستين موزَّعين على صفحتين، فيمضي بالترتيب من المركز إلى 8 مجالات ثم 8 إجراءات لكل مجال، ولا تبقى الورقة بيضاء. وهي البنية نفسها لورقة الأهداف التي كتبها لاعب بيسبول مشهور في المرحلة الثانوية.
طريقة KJ للمبتدئين: اكتب البطاقات، اجمع المتشابه، ضع العناوين، وارسم المخطط
المبتدئ الذي يريد ترتيب الإجابات المفتوحة في استبيان أو الآراء التي خرجت في اجتماع يستخدم قالب طريقة KJ ليسير على الخطوات بترتيبها، من البطاقة إلى العنوان ثم المخطط. اللوحة البيضاء مقسومة إلى صفحتين؛ في اليسار قواعد كتابة البطاقات ومخطط 5W1H الذي يحوّل الحدث الواحد إلى بطاقة واحدة وأربع جزر عليها عناوين، وفي اليمين مراحل طريقة KJ الأربع ومثال مملوء بثلاثة صفوف وثلاثة أعمدة ومخطط يربط الجزر بأسهم وثلاثة إطارات للأخطاء الشائعة. لوحة المهام فيها خمسة أعمدة من البطاقات المكتوبة حتى المكتمل، وتبدأ بأربع مهام رئيسية واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد. وإذا كان العمل يتوقف عند لصق البطاقات فقط، فإن قاعدة حقيقة واحدة لكل بطاقة وأمثلة العناوين توصلك إلى مخطط واحد ونص قصير. ترتيب جيرو كاواكيتا موضوع على اللوحة كما هو، فيصلح كذلك للتدريب والعمل الجماعي.
كتابة المقترح الداخلي للمبتدئين: هيكل بأسلوب 5W1H وستة عناصر تنال الموافقة
يستخدم الموظف الجديد الذي يقدّم أول مقترح داخلي هذا القالب المخصّص للمبتدئين ليتعلّم كتابة المقترح بأسلوب 5W1H ويصوغه في ستة عناصر تنال موافقة صاحب القرار. يتألف اللوح من صفحتين، ففي اليسار إطار لجمع أفكار المقترح، وتحليل 5W1H المتفرّع في ستة اتجاهات، ومقارنة المزايا والعيوب في عمودين، وستّ خطوات لكتابة مقترح يُقبل؛ وفي اليمين إطار التلخيص في جملة واحدة، وجدول العناصر الستة، وثلاثة أطر عن نظرة صاحب القرار وأنماط المقترحات المرفوضة وأول خطوة بعد الموافقة. ولوح المهام خمسة أعمدة هي الأفكار والهيكل والتحرير والمراجعة وتم التسليم، ويبدأ بأربع مهام رئيسة لكلٍّ منها ثلاث مهام فرعية، أي ست عشرة مهمة لم تبدأ بعد. إن كنت لا تعرف كيف تكتب مقترحًا وتتوقف عند السطر الأول، فأجب عن أسئلة 5W1H الستة ثم انقل الإجابات إلى جدول العناصر الستة. المحتوى مخصّص للمقترحات التي تُعرض على صاحب القرار داخل الشركة، لا للعروض التجارية الموجّهة إلى العملاء. والمقترح الذي يذكر عيوبه بنفسه تقلّ الملاحظات عليه في القراءة التمهيدية وتصبح موافقته أسرع.
دفتر الميزانية المنزلية للمبتدئين: سجل الدخل والنفقات الثابتة والمتغيرة وأغلق الحساب آخر الشهر
قالب دفتر الميزانية المنزلية للمبتدئين، يفتحه من يمسك حساب البيت لأول مرة في أول الشهر ليسجل المصروف حسب البنود ثم يغلق الحساب في آخر الشهر في ورقة واحدة. تتكون السبورة من صفحتين: على اليسار الدخل وهدف الادخار لهذا الشهر، وجدول تسجيل بخمسة بنود في أربعة أسابيع مع مجموع الشهر، وتحليل الفجوة بثلاث مراحل؛ وعلى اليمين ثلاثة إطارات تفصل النفقات الثابتة والمتغيرة والاستثنائية، وخمس خطوات لإغلاق الشهر، وثلاثة إطارات أخرى فيها حيل الاستمرار والعقبات الشائعة. وتضم لوحة المهام أربعة أعمدة هي مهام هذا الشهر وقيد التسجيل وقيد الإغلاق ومنجز، وتبدأ بأربع مهام رئيسية واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من تجهيز الدفتر إلى اختيار تحسين واحد للشهر القادم. وإذا التبست عليك طريقة تدوين الميزانية فاتبع إيقاع خمس دقائق أسبوعيا وربع ساعة عند الإغلاق، وقرب المبالغ بدلا من مطابقة الهللات.
مخطط جانت للمبتدئين: اجرد المهام وارسم البداية والنهاية والمسؤول
الموظفون الجدد الذين يتعلمون طريقة إنشاء مخطط جانت لأول مرة يستخدمون هذا القالب للمبتدئين لجرد مهام مشروع صغير ورسم تاريخ البدء والانتهاء والمسؤول على هيئة أشرطة. يضم اللوح في صفحته اليسرى ثلاثة إطارات WBS تقسم العمل إلى تحضير وإنتاج ونشر، وأربعة أعمدة MoSCoW لتصفية المهام التي تدخل الجدول، ومخطط جانت من 5 مهام × 6 أسابيع، وفي صفحته اليمنى إطار الهدف والموعد النهائي، وخمس خطوات للإنشاء، وثلاثة إطارات فيها خطآن شائعان ونصيحة للاستمرار، وقواعد التحديث الأسبوعي، وثلاثة أعمدة KPT. ولوح المهام خمسة أعمدة هي جرد المهام وتحديد المواعيد وقيد التنفيذ وقيد المراجعة ومكتمل، ويضم 4 مهام رئيسة و12 مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من تحديد الهدف حتى التحديث الأسبوعي. ومخطط جانت جدول يضع المهام رأسيًا والتواريخ أفقيًا، ويمثل مدة كل مهمة بشريط أفقي. وإدخال كل المهام في المخطط يملؤه بالأشرطة، لذا صفِّ المهام بأسلوب MoSCoW قبل الرسم.
تحليل 5 لماذا (5 Whys) للمبتدئين: اسأل لماذا خمس مرات للوصول إلى السبب الجذري
من يتولى لأول مرة منع تكرار خطأ أو عطل في العمل يستخدم قالب 5 لماذا للمبتدئين ليسير على خطوات تحليل السبب الجذري واحدة تلو الأخرى حتى يحدد السبب الجذري وإجراء المنع. اللوح صفحتان: في اليسار إطار لكتابة ما حدث بالوقائع، وأربع خطوات لطريقة الحفر، ومخطط عظم السمكة بأربع زوايا هي الإنسان والطريقة والآلة والمواد، وسلسلة من ست درجات من المشكلة حتى لماذا الخامسة؛ وفي اليمين إطاران للماذا الجيدة والسيئة، وإطار السبب الجذري وإجراء المنع، وخطة تنفيذ من أربعة صفوف وأربعة أعمدة. ولوح المهام فيه خمسة أعمدة هي المشكلة التي وقعت والحفر في «لماذا» والحل متفق عليه وقيد التنفيذ وتم قياس الأثر، ويبدأ بأربع مهام رئيسة و12 مهمة فرعية لم تبدأ بعد. المبتدئ يتوقف عادة عند قلة انتباه شخص ما، لذلك ينشر اللوح الأسباب أولًا على أربع زوايا ويجعلها مفاتيح للحفر. مثال قاعة الاجتماعات المحجوزة مرتين يملأ الدرجات الست، والجلسة الواحدة تستغرق نحو 30 دقيقة.
إدارة العملاء (CRM) للمبتدئين: بطاقة العميل وتصنيف من A إلى D حتى لا يفوتك موعد التواصل
قالب إدارة العملاء (CRM) للمبتدئين، موجّه لأصحاب الأعمال الصغيرة والمتاجر الصغيرة ومن هم في سنتهم الأولى في البيع، ليضعوا بطاقة لكل عميل وتصنيفًا من A إلى D فلا يفوتهم موعد التواصل. يضم اللوح إطار الهدف والقواعد، وأربع فئات هي A للاستمرار وB للتنمية وC الجديد وD الخامل، وخريطة تعاطف تنظر إلى الشخصية من ستة جوانب، وبطاقة عميل بأربعة أعمدة لأربعة عملاء، وثلاثة أطر لقواعد تدوين التواصل، ودورة تواصل من أربع خطوات حسب الفئة، وإطارًا لعملاء هذا الأسبوع الثلاثة. وللوح المهام خمسة أعمدة هي للتواصل هذا الأسبوع، وتم التواصل، وبانتظار الرد، وقيد المتابعة، ومكتمل، ويضم أربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد، من جرد العملاء حتى مراجعة التصنيف آخر الشهر. معيار كل فئة ووتيرة التواصل مكتوبان على اللوح نفسه، فلا تحتار من أين تبدأ. والتصنيف من A إلى D هو فكرة RFM، أي النظر إلى العميل من آخر تواصل والتكرار وحجم الإنفاق، مبسّطة للمبتدئين.
العرض التجاري للمبتدئين: من مشكلة العميل إلى الحل والأثر والتكلفة
مندوبو المبيعات والمستقلّون الذين يعدّون أول عرض تجاري لعميل خارجي يتعلمون هنا، بأسلوب مناسب للمبتدئين، كتابة العرض بترتيب المشكلة ثم السبب ثم الحل ثم الأثر ثم التكلفة ثم الخطوة التالية. اللوح من صفحتين؛ على اليسار بيانات العميل ونتائج الاستماع، وعمودا مخطط القيمة المقترحة اللذان يضعان مهام العميل وآلامه ومكاسبه مقابل ما تقدّمه شركتك، ومسار عرض من ست خطوات، والخيارات الثلاثة، وعلى اليمين ثلاثة إطارات للأسئلة المتوقعة، وجدول ترتيب صفحات العرض، والتحقق قبل التسليم. وللوحِ المهام خمسة أعمدة هي الاستماع للعميل وبناء المسار وقيد الكتابة ومراجعة داخلية وتم التسليم، ويبدأ بأربع مهام رئيسة لكل منها ثلاث مهام فرعية، أي ست عشرة مهمة لم تبدأ بعد. وإن حِرت في طريقة إعداد العرض التجاري، فالترتيب محسوم على اللوح، إذ تبدأ من مشكلة العميل لا من شرح منتجك. والمحتوى مخصص للعروض المقدمة إلى عملاء خارج الشركة، لا لمستندات الاعتماد الداخلية.
خطة العمل للمبتدئين: املأ الفصول الثمانية واكتب أول خطة كاملة
من يكتب خطة العمل لأول مرة، صاحب مشروع صغير أو من يبدأ عملًا جانبيًا، يستخدم هذا القالب للمبتدئين ليعرف ترتيب الكتابة ويملأ كل فصل على حدة. تضم الصفحة اليسرى من اللوح جدول الفصول الثمانية بعمودَي ما يُكتب والمثال، وثلاثة أعمدة لتحليل 3C، وأربعة أعمدة لتحليل 4P، بينما تضم الصفحة اليمنى إطار من ستُعرض عليه الخطة، وخمس خطوات لترتيب الكتابة، وثلاثة إطارات للملاحظات الشائعة وطريقة إصلاحها، ومذكرة أسانيد الأرقام، وإطارين للفحص قبل التسليم. ولوح المهام خمسة أعمدة من جمع المواد حتى مكتمل، ويبدأ بأربع مهام رئيسة لكل منها ثلاث مهام فرعية، أي ست عشرة مهمة لم تبدأ بعد. وتُكتب المبالغ كلها بالريال، ويرافق كل رقم الحساب الذي يسنده. وإن لم تعرف كيف تدرس السوق فاملأ أعمدة 3C أولًا لتصير مسودة الفصل الرابع، وإن ترددت في طريقة البيع فأعمدة 4P تصير مسودة الفصلين الثالث والخامس.