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Vorlagen für Projekte & Entwicklung
Von der Planung bis zur Retrospektive – Boards und Aufgabenstrukturen, die Ihr Entwicklungsteam direkt nutzen kann. Whiteboard und Kanban sind kombiniert und lassen sich direkt im Meeting einsetzen.
Vom ersten Board für neue Projektleiter bis zu Boards für Sprints und Fehlerverwaltung, die Entwicklungsteams im Alltag nutzen, ist hier für jede Phase etwas dabei. Ob Sie gerade planen, laufende Arbeit steuern oder zurückblicken, wählen Sie nach Ihrem aktuellen Schritt.
49 Einträge
Bestellung-Rechnung-Ablauf-Vorlage für Einsteiger: Bestellung, Versand, Rechnung mit Beispiel
Diese Vorlage für Einsteiger ist für alle, die zum ersten Mal den Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung zeichnen, mit bereits ausgefüllten Beispielen. Die linke Seite zeigt einen Ablauf in 5 Schritten (Bestellung, Bestand, Versand, Rechnung, Zahlung), 3 Spuren für Vertrieb, Lager und Buchhaltung sowie 3 Ausnahme-Rahmen für Stornos, Retouren und späte Zahlungen. Die rechte Seite zeigt eine Übergabetabelle für 5 Dokumente, einen Rahmen für die Lückenprüfung und 3 Tipps zur Anpassung an die eigene Arbeit. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von Warten auf Infos bis Festgelegt, mit 4 Hauptaufgaben - Ablauf, Spuren, Ausnahmen und Dokumente, Prüfung - und je 3 Teilaufgaben (16 insgesamt), alle noch offen. Fangen Sie nicht bei null an - ersetzen Sie zuerst die Beispiele durch eigene. Die Beträge stehen als Beispiel in Euro, nutzen Sie eigene Zahlen. Geeignet für Einsteiger in die Auftragsabwicklung und kleine Teams, die auf einer Seite zeigen wollen, wer welches Dokument ausstellt.
Erstes Kanban-Board für Einsteiger: 3 Spalten und ein WIP-Limit gegen halbfertige Aufgaben
Wer sein erstes Kanban-Board aufbaut, nutzt diese Vorlage für Einsteiger: To Do, In Arbeit und Fertig mit WIP-Limit (In Arbeit auf 3 begrenzt) und einer wöchentlichen Blockade-Runde für mehr Fluss. Auf dem Whiteboard stehen die Spalten To Do, In Arbeit und Fertig, ein Rahmen für das WIP-Limit und die Fertig-Linie, die 5 Schritte zum Bewegen einer Karte, die 3 Wege aus einer festsitzenden Karte, eine Montag/Mittwoch/Freitag-Checktabelle (3 Zeilen mal 3 Spalten) und eine wöchentliche Rückblick-Notiz. Das Aufgabenboard übernimmt dieselben Spalten To Do, In Arbeit (max. 3) und Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, vom Anlegen der Spalten und des WIP-Limits bis zum einwöchigen Testlauf und dem wöchentlichen Freiräumen, alle noch offen. Wer Spalten ohne Plan hinzufügt, sammelt nur Karten an, ohne etwas fertigzustellen, während dieses Board von oben nach unten die Spaltenwahl, das WIP-Limit und den Umgang mit festsitzenden Karten für die erste Woche festlegt.
Wöchentliches Gantt-Tracking für Einsteiger: Verzögerungen erkennen und mit 3 Maßnahmen aufholen
Wer nach dem ersten Eintrag aufhört, den Gantt-Plan zu pflegen, nutzt diese Vorlage für Einsteiger, um Verzögerungen im wöchentlichen Check zu erkennen und mit einer von drei Maßnahmen aufzuholen. Auf dem Whiteboard stehen ein Gantt-Raster mit 5 Wochen und 8 Zeilen für vier Aufgaben, drei Rahmen, die die drei Maßnahmen vergleichen - verschieben, parallel arbeiten oder Umfang kürzen -, eine Zeitleiste mit 5 Meilensteinen, ein Ablauf für den wöchentlichen Check in 5 Schritten und ein Rahmen für die Fortschrittsnotizen dieser Woche. Das Aufgabenboard hat vier Spalten von Plan diese Woche bis Fertig, mit vier Hauptaufgaben und je drei Teilaufgaben, alle in der Spalte Plan diese Woche. Zeichnen Sie einfach die Plan-Zeile, jede Woche am selben Wochentag die Ist-Zeile, und holen Sie nur Aufgaben mit mehr als einer Woche Verzug mit einer Maßnahme auf - das funktioniert genauso für einen persönlichen Lernplan wie für ein kleines Teamprojekt.
Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger: Aufgabe, Verantwortliche, Start und Ende
Wer erlebt, dass der Excel-Gantt bei jeder Aktualisierung auseinanderfällt, nutzt diese Einsteiger-Vorlage für Aufgabe, Verantwortliche, Start, Ende und Fortschritt auf einem Board. Auf dem Whiteboard stehen die 5 Umzugsschritte, 3 Rahmen, die Excel-Spalten den Board-Plätzen zuordnen, 3 Rahmen mit Excel-Problemen und Lösung, ein Beispiel der übertragenen Tabelle (4 Zeilen x 4 Spalten) und ein Rahmen für Update-Regeln. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten von vorbereiten bis im Einsatz, mit 4 Hauptaufgaben - Gantt prüfen, übertragen, sortieren und prüfen, Regeln verankern - und je 3 Teilaufgaben (16 insgesamt), alle bereit zum Umzug. Der Umzug vom Excel-Gantt gelingt, wenn Sie erst die Spaltenbedeutung prüfen, Aufgaben zeilenweise übertragen, Verantwortliche und Termine eintragen, den Fortschritt durch die Spalte abbilden und zuletzt festlegen, wer wann aktualisiert. Geeignet für alle, die einen Tabellen-Gantt übernehmen, und für Teams, die erstmals geteiltes Fortschrittstracking nutzen.
Prozessablaufdiagramm für Einsteiger, mit Übergaben und Entscheidungen
Diese Vorlage für Einsteiger richtet sich an alle, die zum ersten Mal ein Ablaufdiagramm zeichnen. Aufgaben dort einzutragen, wo die Spur je Verantwortlicher (Zeile) jeden Schritt (Spalte) kreuzt, macht den Arbeitsfluss, die Übergaben und die Entscheidungspunkte sichtbar. Das Whiteboard enthält ein Spurenraster mit 4 Zeilen und 5 Spalten (Beispiel: Spesenabrechnung), 4 Rahmen zu den Symbolen, 5 Zeichenschritte, 3 Rahmen zu Übergabeproblemen und einen Rahmen für Verbesserungsideen. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von vor dem Interview bis fertig, mit 4 Hauptaufgaben - Umfang festlegen, Arbeit erfragen, Diagramm zeichnen und prüfen und teilen - jede mit 3 Teilaufgaben (16 insgesamt). Es entsteht in dieser Reihenfolge - erst Start und Ende, dann die Aufgaben, dann die Verzweigungen. Weil sich der eigene Prozessname über das Spesenabrechnungs-Beispiel legen lässt, kann auch starten, wer sich bei den Symbolen unsicher ist.
Aufgabenmanagement für Einsteiger: die erste Woche mit Sammeln, Priorisieren und 3 pro Tag
Aufgabenmanagement für Einsteiger, die zum ersten Mal ein System aufbauen wollen: alles aufschreiben, Prioritäten setzen und nur 3 Aufgaben für heute behalten, alles in der ersten Woche. Auf dem Whiteboard stehen links ein Rahmen zum Aufschreiben aller Aufgaben der Woche, eine Matrix aus Wichtigkeit und Dringlichkeit mit vier Feldern, drei Rahmen für die 3 von heute, diese Woche und Warten auf andere sowie der Tagesablauf in vier Schritten mit 5 Minuten morgens und abends; rechts ein Wochenprotokoll mit 5 Zeilen und 3 Spalten, der KPT-Rückblick freitags in 10 Minuten in drei Spalten Keep, Problem und Try, zwei Rahmen mit Stolpersteinen und ein Rahmen dazu, wie Sie dranbleiben. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten, Aufgeschrieben, Heute 3, Diese Woche, Warte auf andere und Erledigt, und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Aufgabenmanagement scheitert meist an zu großen Aufgaben und zu vielen pro Tag; das Board teilt bis zum ersten Schritt und deckelt heute bei 3.
Projektmanagement für Einsteiger: Planungsboard für Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken
Wer zum ersten Mal ein kleines Projekt leitet, hält mit dieser Vorlage für Projektmanagement für Einsteiger Zweck, Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken auf einem einzigen Plan fest. Die linke Seite des Whiteboards trägt die Projektcharta, die fünf Phasen von Start bis Abschluss, eine Stakeholder-Map aus Einfluss und Interesse sowie drei Rahmen für Umfang, Team und Risiken; rechts folgen eine Meilensteintabelle mit 4 Zeilen und 4 Spalten, ein Risiko-Quadrant aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und drei Rahmen zu Wochencheck, Verzug und Abschluss. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Planen und Vorbereiten über In Arbeit und In Prüfung bis Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wer ohne feste Reihenfolge loslegt, übersieht Punkte, deshalb bilden die fünf Prozessgruppen des PMBOK Guide den Ablauf des Boards. Gedacht ist es für kleine Projekte über wenige Wochen bis Monate, etwa eine interne Veranstaltung oder einen Testlauf.
Gantt-Diagramm für Einsteiger: Zeitplan-Board mit Aufgaben, Start, Ende und Zuständigen
Einsteiger, die lernen wollen, wie man ein Gantt-Diagramm erstellt, sammeln mit dieser Zeitplan-Vorlage die Aufgaben eines kleinen Projekts und zeichnen Start, Ende und Zuständige als Balken. Auf der linken Seite des Whiteboards stehen drei WBS-Rahmen, die die Arbeit in Vorbereitung, Erstellung und Veröffentlichung teilen, ein vierspaltiger MoSCoW-Filter, der die Zeilen eingrenzt, und ein Gantt-Raster mit 5 Aufgaben über 6 Wochen; rechts folgen Ziel und Endtermin, eine Anleitung in fünf Schritten, drei Rahmen zu Fehlern und Dranbleiben, die Update-Regeln und ein dreispaltiges KPT. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Aufgaben sammeln und Termine setzen über In Arbeit und In Prüfung bis Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Ein Gantt-Diagramm ist eine Tabelle mit Aufgaben in Zeilen und Wochen in Spalten, in der jede Dauer als Balken erscheint. Wer alles einträgt, bekommt eine Wand aus Balken, deshalb zuerst mit MoSCoW die Zeilen auswählen.
5 Warum für Einsteiger: fünfmal Warum fragen und die Grundursache dauerhaft abstellen
Diese Einsteiger-Vorlage für die 5-Warum-Analyse richtet sich an alle, die zum ersten Mal eine Ursachenanalyse führen und Schritt für Schritt zu Grundursache und wirksamer Maßnahme kommen wollen. Das Whiteboard hat zwei Seiten: links ein Rahmen für die Fakten, der Ablauf in vier Schritten, ein Ishikawa-Diagramm mit Mensch, Methode, Maschine und Material sowie eine 5-Warum-Kette über sechs Stufen; rechts gute und schlechte Warum-Fragen, Grundursache mit Maßnahme und ein Umsetzungsplan mit vier Zeilen und vier Spalten. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten - Problem, Warum-Analyse, Maßnahme steht, In Umsetzung und Wirkung geprüft - und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wer anfängt, bleibt oft bei Unachtsamkeit stehen, deshalb fächern Sie die Ursachen erst aus vier Blickwinkeln auf und nutzen sie als Hinweise für die fünf Warum. Ein durchgespieltes Beispiel zum doppelt gebuchten Besprechungsraum füllt alle sechs Stufen, ein Durchgang dauert etwa 30 Minuten.
Agile Entwicklung für Einsteiger: Scrum-Rollen, Events und Artefakte im ersten Sprint
Wer agile Entwicklung neu lernt oder zum ersten Mal in ein Scrum-Team kommt, versteht mit dieser Vorlage für Einsteiger die 3 Rollen, 5 Events und 3 Artefakte und fährt den ersten Sprint. Auf dem Whiteboard stehen die Grundidee der agilen Entwicklung, der Ablauf eines Zwei-Wochen-Sprints in 5 Schritten, drei Rahmen für die 3 Rollen, drei Rahmen für die 3 Artefakte, eine Übersicht der 5 Events, vier MoSCoW-Spalten für die Auswahl dieses Sprints und ein KPT-Rückblick. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten - Product Backlog, Sprint Backlog, In Arbeit, Wartet auf Review und Fertig - und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, von den Begriffen bis zu Review und Retrospektive, alle offen. Wer ohne Kenntnis von Scrum einsteigt, verliert schnell den Anschluss an die Begriffe. Gehen Sie dieses Board für einen Sprint von oben nach unten durch, dann wissen Sie auch, was Sie im Daily sagen. Anders als ein Board für eingespielte Teams geht es hier um die Begriffe und den ersten Durchlauf.
Wochenplanung für Berufseinsteiger: von der Auftragsannahme bis zum Termin
Vorlage für die wöchentliche Aufgabenplanung im ersten Berufsjahr, wenn Aufträge von mehreren Kollegen gleichzeitig hereinkommen, von der Auftragsannahme über die Priorisierung bis zum Termin. Auf dem Whiteboard stehen die Rahmenbedingungen der Woche und Ihre gemessene Kapazität, das 5W1H, das Sie direkt bei der Annahme klären, eine Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit (Eisenhower-Matrix) für die drei Aufgaben des Tages, eine Tabelle mit der Abweichung zwischen Schätzung und Ist-Zeit sowie der KPT-Rückblick am Freitag. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten — Eingang, Heute, In Arbeit, In Prüfung und Fertig — und startet mit fünf nicht begonnenen Hauptaufgaben, von der festen Auftragsannahme über die Priorisierung am Montag bis zum Zwischenstand vor dem Termin und zum Wochenabschluss. Die Aufgabenplanung bekommt eine feste Form, der Zwischenstand zwei Tage vor dem Termin wird zur Gewohnheit, und das Eingeständnis am Stichtag, dass nichts fertig ist, bleibt aus.
Fehler-Notfallheft: die ersten 30 Minuten und wie es nicht wieder passiert
Wer im ersten Berufsjahr einen groben Fehler gemacht hat, arbeitet mit dem Fehler-Notfallheft Sofortmaßnahme, Meldung an die Führungskraft, 5-Why-Analyse und Prävention der Reihe nach ab. Auf dem Whiteboard stehen die Haltung zum eigenen Fehler, ein Ablauf in fünf Schritten für die ersten 30 Minuten, die fünf Punkte jeder Meldung samt Formulierungen ohne Ausrede, eine 5-Why-Analyse und ein Präventionsregister. Das Kanban-Board führt in fünf Spalten vom Vorfall bis zum Abschluss, mit fünf Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben, alle noch offen - Sofortmaßnahme, Fakten und Auswirkung trennen, melden, Ursache suchen und Wiederholung verhindern. Weil Formulierung und nächster Schritt schon feststehen, fängt man an zu handeln statt den Fehler zu verstecken, und am Ende steht eine Absicherung gegen den zweiten Fehler derselben Art.
Vorlagen für Projektmanagement wählen
Projektmanagement-Vorlagen unterscheiden sich danach, in welcher Phase eines Projekts Sie stehen. Überlegen Sie zuerst, ob Sie gerade planen, die Umsetzung steuern oder im Nachhinein reflektieren, das macht die Wahl leichter. Vorlagen mit dem Zusatz „für Einsteiger“ richten sich an alle, die zum ersten Mal damit arbeiten.
Ein Projekt planen
Wer zum ersten Mal ein Projekt leitet, beginnt mit „Projektmanagement für Einsteiger“: Projektauftrag, Stakeholder-Map, Meilensteintabelle und eine Risikomatrix fassen Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken auf einem Blatt zusammen. Steht der Umfang fest, zerlegt „WBS für Einsteiger“ die Ergebnisse in drei Ebenen bis zur einzelnen Aufgabe. Für den Zeitplan trägt „Gantt-Diagramm für Einsteiger“ Start, Ende und Zuständige in eine Tabelle aus Aufgaben und Wochen ein.
Aufgaben und Fortschritt steuern
Wenn die Excel-Tabelle nicht mehr gepflegt wird, hilft eine Einsteiger-Vorlage beim Umzug. Steht der Zeitplan im Vordergrund, passt „Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger“; geht es eher um Liste und Status, eignet sich ein Board für die Aufgabenverwaltung. Häufen sich angefangene Aufgaben, ohne dass etwas fertig wird, legen Sie mit einem Kanban-Einsteiger-Board ein WIP-Limit fest, das die Spalte „In Arbeit“ auf drei Karten begrenzt. Wird das Gantt-Diagramm nicht mehr aktualisiert, gibt es eine Einsteiger-Vorlage für den wöchentlichen Fortschrittscheck.
Im Entwicklungsteam arbeiten
Wer neu in einem Scrum-Team ist, findet in „Agile Entwicklung für Einsteiger“ drei Rollen, fünf Events und drei Artefakte und durchläuft damit den ersten Sprint. Für Teams, die bereits iterativ arbeiten, eignet sich ein Board für den Zwei-Wochen-Zyklus. Um Fehler von der Meldung bis zum Release zu verfolgen, dient ein Board für die Fehlerverwaltung; für den Weg von der Store-Einreichung bis zur Ankündigung eignet sich ein Board mit Checkliste für App-Releases.
Rückblick und Prävention
Am Ende eines Sprints oder Zyklus kommt „KPT-Retro-Board“ zum Einsatz: Ausgehend vom letzten Try sammeln Sie Keep und Problem und legen genau einen nächsten Schritt fest. Um eine Störungsursache zu finden, weitet „5 Warum für Einsteiger“ zunächst mit einem Fischgräten-Diagramm die Kandidaten aus und fragt dann fünfmal Warum, bis Grundursache und Gegenmaßnahme feststehen. Wer mögliche Probleme vorab auflisten will, findet ein Risikoregister, das nach Eintrittswahrscheinlichkeit mal Auswirkung sortiert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Projektmanagement-Vorlagen ohne Anmeldung ansehen?
Ja, der Inhalt der Vorlagen lässt sich ohne Anmeldung auf der öffentlichen Seite ansehen. Möchten Sie eine Vorlage für Ihr eigenes Projekt nutzen, kopieren Sie sie nach kostenloser Registrierung aus dem Marktplatz. Sie können Planungs- und Betriebs-Boards vorher vergleichen.
Kann ich von einem in Excel erstellten Gantt-Diagramm wechseln?
Ja, Sie übertragen die bestehende Tabelle manuell in das Board. „Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger“ enthält fünf Schritte, um Aufgabe, Zuständige, Start- und Enddatum sowie Fortschritt zu übertragen, plus ein Feld für die Aktualisierungsregeln danach.
Sollte ich Sprints oder Kanban wählen?
Wenn Sie Planung und Retro in Zwei-Wochen-Zyklen strukturieren möchten, passen Sprints; wollen Sie den Arbeitsfluss ohne feste Zyklen ordnen, eignet sich Kanban. Mit „Erstes Kanban-Board für Einsteiger“ starten Sie mit einem WIP-Limit von drei Karten und einer wöchentlichen Beseitigung von Engpässen.
Eignet sich das auch für Bug-Tracking oder die App-Freigabe?
Ja. „Bug-Tracking-Board“ hat fünf Spalten von Meldung über Reproduktion, Bearbeitung und Prüfung bis Release und priorisiert nach Auswirkung mal Häufigkeit. „App-Release-Checkliste“ verfolgt den Weg von der Einreichung bis zur Ankündigung, unterteilt in Spalten für Wartet auf Einreichung und In Prüfung.