Vista previa de la pizarra
① Empieza aquí (objetivo, periodo, re...
③ Cómo trabajáis
④ Cómo os comunicáis
⑤ Herramientas y sistemas
⑥ Externos (clientes, proveedores)
⑦ Reglas antes de empezar (léelas pri...
⑧ Agrupa lo igual (de ③-⑥)
⑨ Divide lo demasiado grande
⑩ Aparta lo que no es un problema
⑪ Tabla de problemas (los que quedan ...
⑫ Matriz importancia x urgencia (colo...
Planificar (importante, no urge)
Hacer ya (importante y urge)
No hacer (no importante, no urge)
Delegar (no importante, urge)
⑬ Tabla de prioridades (top 4 de hace...
⑭ Tabla de problema a tarea (de los p...
⑮ 5 pasos para registrar en el tabler...
⑯ 3 puntos a comprobar tras registrar...
Lista de problema...
Cómo usar (4 pági...
Estado deseado y ...
Reglas y proceso
Problemas y bloqueos
Causas y aprendiz...
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Anota tus problemas
Ctrl+F / ⌘F : 2/4...
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Ordena hechos y c...
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Proyecto objetivo Ej. Lanzamiento del nuevo sitio de reservas
Periodo (de cuándo a cuándo) Ej. Último mes (__/__ a __/__)
Quién lo revisa contigo Ej. 3 de desarrollo, 1 de ventas, 1 facilitador
② Análisis de bre...
Ahora (As-Is)
Ej. Las consultas tardan 3 días de media en responderse
Brecha / problema
Ej. La respuesta tarda 2 días de más; esa diferencia es el pr oblema
Lo que quieres (To-Be)
Ej. Las consultas se responden en menos de 1 día
Ej. No hay un orden de revisión definido y el trabajo se detiene
Ej. Dos personas hicieron el mismo document o por separado
Escribe lo que os cuesta en pasos, orden o reparto
Una nota por problema. Pégalas según se te ocurran
Ej. Nadie sabe quién debe responder a una p regunta
Ej. Lo decidido no llega a quien faltó a la reunión
Escribe lo que os cuesta en consultas, avis os o reuniones
Describe el hecho, no pongas nombres
Ej. No se sabe cuál es el archivo más recie nte
Ej. Falta permiso en la carpeta compartida y hay que esperar
Escribe lo que os cuesta con herramientas, archivos o reglas
Añade cuándo y qué pasó
Ej. Llegan 5 consultas iguales de clientes por semana
Ej. El presupuesto del proveedor tarda 1 se mana en llegar
Escribe lo que os cuesta con clientes o pro veedores
Marca con un signo de interrogación lo que no sepas
Escribe hechos En vez de decir "es lento", escribe lo que pasó: la respuesta ta rdó 3 días
No culpes a nadie El sujeto es el hecho, no la persona. Ej. "A olvidó" se conviert e en "el aviso no llegó"
Regla que añade el equipo Ej. Cada persona puede escribir hasta 5 notas sin dudarlo Añade: ____
Ej. Uniste 2 notas de "no sé cuál es el archivo" en 1
Junta notas que hablan del mismo hecho en una sola
Anota cuántas uniste en el borde de la nota (Ej. x3)
Cuantas más notas, más gente tiene ese problema
Ej. "la comunicación es mala" se convierte en "no llegan las d ecisiones" y "no sé cuál es el archivo"
Si una nota junta 2 o más problemas, sepárala
Reescribe las notas del tipo "... es malo" con lo que pasó
Cada nota dividida también debe ser de 1 problema
Ej. Ya sabes qué hacer con pedir permiso en la carpeta, va dir ecto al ⑭
Ej. Falta información, personal del mes que viene sin definir, en espera (revisar __/__)
Lo que ya tiene acción clara va directo a la tabla del ⑭
Lo que queda es el problema que ordenas en el ⑪
Hecho
Impacto (a quién ...
Causa probable
Cómo comprobarlo
Problema 1
Ej. Las consultas tardan 3 días de media
Ej. Los clientes esperan y repiten la preg unta
Ej. No hay responsable y queda parado hast a que alguien se da cuenta
Ej. Consultas y días de respuesta del mes pasado
Problema 2
Ej. No se sabe cuál es el archivo más reci ente
Ej. Se trabaja con datos viejos y hay que rehacerlo 1 vez por semana
Ej. No hay una norma de nombres de archivo
Ej. Cuántas veces hubo que rehacer el trab ajo
Problema 3
Escribe el hecho con números o veces
Anota a quién y a qué trabajo afecta
También vale escribir "puede que..."
Qué mirar para confirmar la causa
Problema 4
Problema 5
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Fija tus prioridades
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4/4
Convierte en tareas
縦軸: Importancia (...
Prioridad alta. Un problema que crece si se ignora. Ej. definir las normas de nombres. Fija un a fecha.
Prioridad urgente. Empieza esta semana. Ej. la respuesta tarda mucho. Define responsable y pla zo ya.
No se convierte en tarea. Escribe "se descarta por ahora" en el ⑪ y revísalo más adelante.
Prioridad media. Lo puede hacer otra persona. Elige a quién y añade una línea con el nombre en el ⑭.
Problema y prioridad
Razón
A quién consultar
Fecha de revisión
1º
Ej. Respuesta lenta / urgente
Ej. Los clientes están molestos y crece ca da día
Ej. Responsable de ventas
Ej. En 2 semanas (__/__)
2º
Ej. No se sabe el archivo reciente / alta
Ej. Se pierde tiempo 1 vez por semana reha ciendo
Ej. Responsable de desarrollo
Ej. En 2 semanas (__/__)
3º
Escribe el problema y su prioridad (urgent e, alta)
Explica por qué va primero, no solo el cua drante
Con quién lo hablas al decidir
Cuándo revisar el orden
4º
Problema original
Acción (verbo + o...
Condición de cierre
Responsable
Plazo
Tarea 1
Ej. Respuesta lenta (urgente)
Ej. Asignar un responsable de co nsultas por día
Ej. La tabla de turnos está comp artida con el equipo
Ej. Responsable: ____
Ej. __/__
Tarea 2
Ej. Respuesta lenta (urgente)
Ej. Redactar 5 respuestas para p reguntas frecuentes
Ej. Las 5 respuestas están en la carpeta compartida
Ej. Responsable: ____
Ej. __/__
Tarea 3
Ej. No se sabe el archivo recien te (alta)
Ej. Definir y publicar la norma de nombres
Ej. La norma está al principio d e la carpeta
Ej. Responsable: ____
Ej. __/__
Tarea 4
Cada problema da acciones de 1 f ila cada una
Usa un verbo como definir o crea r
Un estado que cualquiera reconoc e como cerrado
1 persona por fila
Escribe la fecha
1. Título Usa la acción del ⑭ tal cual como no mbre de la tarea Ej. Asignar un responsable de consul tas por día
2. Descripción Escribe la condición de cierre y el problema original Ej. Cierre: tabla compartida. Proble ma: respuesta lenta
3. Prioridad, plazo, responsable La prioridad viene del ⑬; fija plazo y responsable En el plan gratuito solo puedes asig narte a ti mismo
4. Divide en subtareas Si no cabe en 1 semana, divide en su btareas y regístralas Ej. 5 respuestas, una por una
5. Marca el registro En la fila registrada del ⑪, escribe registrado Si lo olvidas, puedes duplicar el pr oblema
¿Toda tarea usa un verbo con una condición de cierre clara? Comprobado: ____
¿No quedan responsables ni plazos en blanco? (en el plan gratuit o, responsable eres tú) Comprobado: ____
Al ordenar por prioridad y por plazo, ¿el orden coincide con el del ⑬? Comprobado: ____
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Ordena hechos y c...
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Fija tus prioridades
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Convierte en tareas
Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom