Lista de problemas a tareas para principiantes: prioriza y define responsable y plazo

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Lista de problemas a tareas para principiantes: prioriza y define responsable y plazo

La plantilla lista de problemas a tareas es un tablero para principiantes que ayuda a equipos a anotar y priorizar problemas y convertirlos en tareas con responsable y plazo. La pizarra tiene cuatro páginas - la 1 fija el alcance y anota los problemas nota por nota, la 2 los agrupa y ordena en una tabla de hechos y causas, la 3 clasifica los cuatro principales por importancia y urgencia, y la 4 los convierte en tareas con responsable y plazo. El tablero de tareas tiene cuatro columnas - por hacer, en curso, por revisar y hecho - con cuatro tareas principales, una por página, y tres subtareas cada una, todas en Por hacer. Un error habitual con las listas de problemas es que se quedan escritos sin moverse; este tablero convierte cada uno en una acción de una línea con condición de cierre para poder actuar enseguida. Tú defines el responsable y el plazo en el tablero de tareas (en el plan gratuito solo puedes asignarte tareas a ti mismo).

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lista de problemas gestión de problemas desglose de tareas priorización para principiantes
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① Empieza aquí (objetivo, periodo, re... ③ Cómo trabajáis ④ Cómo os comunicáis ⑤ Herramientas y sistemas ⑥ Externos (clientes, proveedores) ⑦ Reglas antes de empezar (léelas pri... ⑧ Agrupa lo igual (de ③-⑥) ⑨ Divide lo demasiado grande ⑩ Aparta lo que no es un problema ⑪ Tabla de problemas (los que quedan ... ⑫ Matriz importancia x urgencia (colo... Planificar (importante, no urge) Hacer ya (importante y urge) No hacer (no importante, no urge) Delegar (no importante, urge) ⑬ Tabla de prioridades (top 4 de hace... ⑭ Tabla de problema a tarea (de los p... ⑮ 5 pasos para registrar en el tabler... ⑯ 3 puntos a comprobar tras registrar... Lista de problema... Cómo usar (4 pági... Estado deseado y ... Reglas y proceso Problemas y bloqueos Causas y aprendiz... 1/4 Anota tus problemas Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Ordena hechos y c... ↙ 3/4 Proyecto objetivoEj. Lanzamiento del nuevo sitio de reservas Periodo (de cuándo a cuándo)Ej. Último mes (__/__ a __/__) Quién lo revisa contigoEj. 3 de desarrollo, 1 de ventas, 1 facilitador ② Análisis de bre... Ahora (As-Is) Ej. Las consultas tardan 3 días de media en responderse Brecha / problema Ej. La respuesta tarda 2 días de más; esa diferencia es el problema Lo que quieres (To-Be) Ej. Las consultas se responden en menos de 1 día Ej. No hay un orden de revisión definido y el trabajo se detiene Ej. Dos personas hicieron el mismo documento por separado Escribe lo que os cuesta en pasos, orden o reparto Una nota por problema. Pégalas según se te ocurran Ej. Nadie sabe quién debe responder a una pregunta Ej. Lo decidido no llega a quien faltó a la reunión Escribe lo que os cuesta en consultas, avisos o reuniones Describe el hecho, no pongas nombres Ej. No se sabe cuál es el archivo más reciente Ej. Falta permiso en la carpeta compartida y hay que esperar Escribe lo que os cuesta con herramientas, archivos o reglas Añade cuándo y qué pasó Ej. Llegan 5 consultas iguales de clientes por semana Ej. El presupuesto del proveedor tarda 1 semana en llegar Escribe lo que os cuesta con clientes o proveedores Marca con un signo de interrogación lo que no sepas Escribe hechosEn vez de decir "es lento", escribe lo que pasó: la respuesta tardó 3 días No culpes a nadieEl sujeto es el hecho, no la persona. Ej. "A olvidó" se convierte en "el aviso no llegó" Regla que añade el equipoEj. Cada persona puede escribir hasta 5 notas sin dudarloAñade: ____ Ej. Uniste 2 notas de "no sé cuál es el archivo" en 1 Junta notas que hablan del mismo hecho en una sola Anota cuántas uniste en el borde de la nota (Ej. x3) Cuantas más notas, más gente tiene ese problema Ej. "la comunicación es mala" se convierte en "no llegan las decisiones" y "no sé cuál es el archivo" Si una nota junta 2 o más problemas, sepárala Reescribe las notas del tipo "... es malo" con lo que pasó Cada nota dividida también debe ser de 1 problema Ej. Ya sabes qué hacer con pedir permiso en la carpeta, va directo al ⑭ Ej. Falta información, personal del mes que viene sin definir, en espera (revisar __/__) Lo que ya tiene acción clara va directo a la tabla del ⑭ Lo que queda es el problema que ordenas en el ⑪ Hecho Impacto (a quién ... Causa probable Cómo comprobarlo Problema 1 Ej. Las consultas tardan 3 días de media Ej. Los clientes esperan y repiten la pregunta Ej. No hay responsable y queda parado hasta que alguien se da cuenta Ej. Consultas y días de respuesta del mes pasado Problema 2 Ej. No se sabe cuál es el archivo más reciente Ej. Se trabaja con datos viejos y hay que rehacerlo 1 vez por semana Ej. No hay una norma de nombres de archivo Ej. Cuántas veces hubo que rehacer el trabajo Problema 3 Escribe el hecho con números o veces Anota a quién y a qué trabajo afecta También vale escribir "puede que..." Qué mirar para confirmar la causa Problema 4 Problema 5 3/4 Fija tus prioridades → 4/4 4/4 Convierte en tareas 縦軸: Importancia (... Prioridad alta. Un problema que crece si se ignora. Ej. definir las normas de nombres. Fija una fecha. Prioridad urgente. Empieza esta semana. Ej. la respuesta tarda mucho. Define responsable y plazo ya. No se convierte en tarea. Escribe "se descarta por ahora" en el ⑪ y revísalo más adelante. Prioridad media. Lo puede hacer otra persona. Elige a quién y añade una línea con el nombre en el ⑭. Problema y prioridad Razón A quién consultar Fecha de revisión 1º Ej. Respuesta lenta / urgente Ej. Los clientes están molestos y crece cada día Ej. Responsable de ventas Ej. En 2 semanas (__/__) 2º Ej. No se sabe el archivo reciente / alta Ej. Se pierde tiempo 1 vez por semana rehaciendo Ej. Responsable de desarrollo Ej. En 2 semanas (__/__) 3º Escribe el problema y su prioridad (urgente, alta) Explica por qué va primero, no solo el cuadrante Con quién lo hablas al decidir Cuándo revisar el orden 4º Problema original Acción (verbo + o... Condición de cierre Responsable Plazo Tarea 1 Ej. Respuesta lenta (urgente) Ej. Asignar un responsable de consultas por día Ej. La tabla de turnos está compartida con el equipo Ej. Responsable: ____ Ej. __/__ Tarea 2 Ej. Respuesta lenta (urgente) Ej. Redactar 5 respuestas para preguntas frecuentes Ej. Las 5 respuestas están en la carpeta compartida Ej. Responsable: ____ Ej. __/__ Tarea 3 Ej. No se sabe el archivo reciente (alta) Ej. Definir y publicar la norma de nombres Ej. La norma está al principio de la carpeta Ej. Responsable: ____ Ej. __/__ Tarea 4 Cada problema da acciones de 1 fila cada una Usa un verbo como definir o crear Un estado que cualquiera reconoce como cerrado 1 persona por fila Escribe la fecha 1. TítuloUsa la acción del ⑭ tal cual como nombre de la tareaEj. Asignar un responsable de consultas por día 2. DescripciónEscribe la condición de cierre y el problema originalEj. Cierre: tabla compartida. Problema: respuesta lenta 3. Prioridad, plazo, responsableLa prioridad viene del ⑬; fija plazo y responsableEn el plan gratuito solo puedes asignarte a ti mismo 4. Divide en subtareasSi no cabe en 1 semana, divide en subtareas y regístralasEj. 5 respuestas, una por una 5. Marca el registroEn la fila registrada del ⑪, escribe registradoSi lo olvidas, puedes duplicar el problema ¿Toda tarea usa un verbo con una condición de cierre clara?Comprobado: ____ ¿No quedan responsables ni plazos en blanco? (en el plan gratuito, responsable eres tú)Comprobado: ____ Al ordenar por prioridad y por plazo, ¿el orden coincide con el del ⑬?Comprobado: ____ → 2/4 Ordena hechos y c... ↙ 3/4 Fija tus prioridades → 4/4 Convierte en tareas
100%

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Contenido del tablero de tareas

Por hacer 16 elementos

Anotar problemas
Ordenar y analizar
Fijar prioridades
Crear tareas
Fijar alcance
Definir problema
Llenar 4 cajas
Unir y dividir
Quitar no problemas
Anotar en tabla
Usar la matriz
Elegir el top 4
Revisor y fecha
Escribir acciones
Añadir al tablero
Revisar 3 puntos

En curso 0 elementos

Por revisar 0 elementos

Hecho 0 elementos

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