问题清单模板 入门|写出问题并整理,排定优先级后转化为「要做的事·完成标准·负责人·截止日期」任务

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问题清单模板 入门|写出问题并整理,排定优先级后转化为「要做的事·完成标准·负责人·截止日期」任务

问题清单模板是面向第一次使用的入门看板,帮助团队或项目把遇到的问题(课题)写出来并整理,排定优先级后,将其转化为「要做的事·完成标准·负责人·截止日期」的任务并开始推进,整个流程在一块看板内完成。白板共有4页:第1页写清对象和期间,把问题按每张便签一条写进4个方框;第2页在归并、拆分、筛选之后,把事实与原因写进问题整理表;第3页用重要度×紧急度矩阵,从中选出优先级最高的4项并排出顺序;第4页把问题拆成要做的事,登记到任务看板。任务看板分为「待处理」「进行中」「待复核」「已完成」4列,与4页白板对应的4个父任务、以及各自的3个子任务,全部放在「待处理」列中。制作问题清单时最容易卡住的地方,是把问题写在表里却没有推进。这块看板把「从一个问题中拆出的要做的事」整理成「做…」这种以动词开头的一行一条,并加上完成标准做成任务,直到这一步都有明确步骤。便签和表格里都放了「例)」的填写范例,只要改写成自己的内容就能开始使用。负责人和截止日期由使用者在任务看板中自行设置(免费方案可设置的负责人仅限本人)。

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问题清单 问题管理 任务拆解 优先级排定方法 新手入门
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① 从这里开始写(对象·期间·一起查看的人) ③ 工作方式 ④ 与人沟通 ⑤ 工具与机制 ⑥ 外部(客户·合作方) ⑦ 书写的约定(开始写之前先读) ⑧ 归并相同的问题(来自③〜⑥的便签) ⑨ 拆分过大的问题 ⑩ 筛出不属于问题的事项 ⑪ 问题整理表(把⑧〜⑩留下的问题逐行填写) ⑫ 重要度×紧急度矩阵(把⑪的问题逐条放入) 计划去做(重要·不急) 立刻做(重要·急) 不做(不重要·不急) 委托他人(不重要·急) ⑬ 优先顺序表(从⑫的「立刻做」「计划去做」中选出前4项) ⑭ 问题→任务转换表(从⑬靠前的问题中,逐行写出要做的事) ⑮ 登记到任务看板的5个步骤(⑭的每一行=1个任务) ⑯ 登记后要确认的3点(确认后打勾) 把问题写出来转化为任务的看板 使用方法(全4页): ① 确定对象... 理想状态·已定事项 约定·步骤 问题·课题 原因·发现 1/4 写出困扰的问题 Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 用事实和原因整理 ↙ 3/4 对象项目例)新预约网站的上线 期间(这是从什么时候到什么时候的问题)例)最近1个月(__/__〜__/__) 一起查看的人例)开发3人·销售1人·主持人1人 ② 差距分析(As-Is / To... 现状(As-Is) 例)咨询的回复平均需要3天 差距·问题 例)回复晚了2天。这个差距就是「问题」 理想状态(To-Be) 例)咨询在1天以内就有回复 例)确认顺序没定好,导致工作停滞 例)两人分别做了同一份资料 写出在步骤、顺序、分工上遇到的问题 1张便签写1条。可以按想到的顺序贴 例)提问后不知道该由谁回答 例)决定的事没有传达给没参加会议的人 写出在商量、联络、会议上遇到的问题 写事情而不是写人名 例)不知道哪份是最新文件 例)没有共享文件夹权限而被迫等待 写出在工具、文件、规则上遇到的问题 附上「何时发生了什么」 例)每周收到5次客户的相同提问 例)合作方的报价单要等1周才收到 写出与客户、合作方沟通时遇到的问题 不清楚的地方加上「?」保留 按事实书写不要写「慢」,而要像「回复花了3天」这样写出发生的事 不指责人主语不是人而是事情。例)「A忘记了」→「联络没有送达」 团队共同追加的约定例)每人最多可以不客气地写5张追加: ____ 例)把「不知道最新文件」的2张归并成1张 把指向同一件事的便签叠成1张 在便签边缘写出归并的张数(例「×3」) 出现次数越多的问题,越能说明大家都感到困扰 例)「信息共享不好」→「会议决定没有传达」「不知道最新文件」 1张便签里有2个以上问题就拆开 只写「〜不好」的便签,要改写成发生了什么事 拆分后的便签也保持1张1条 例)已经确定要做的「申请共享文件夹权限」→直接进盘面⑭ {例)等待信息的「下月人员未定」→保留(确认日期: "__/__)"} 已确定要做的事直接写进盘面⑭的表格 剩下的便签就是在盘面⑪整理的「问题」 发生的事实 影响(谁在什么事上感到困扰) 可能的原因 待确认事项 问题1 例)咨询的回复平均需要3天 例)客户被迫等待,相同的问题再次寄来 例)负责人没定,直到有人发现前都被搁置 例)上个月的咨询件数和回复所需天数 问题2 例)不知道哪份是最新文件 例)用旧资料作业,每周要返工1次 例)文件命名规则没有定下来 例)返工发生了几次 问题3 把发生的事情写成数字或次数 写出会影响到谁、哪项工作 也可以写「也许是〜」 原因是否属实、看什么能确认 问题4 问题5 3/4 确定优先级 → 4/4 4/4 拆分并登记任务 縦軸: 重要度(上=重要) / 横... 优先级为「高」。放着不管会变大的问题。例)确定文件命名规则。定好日期去处理。 优先级为「紧急」。本周内就要着手的问题。例)咨询回复太慢。马上确定负责人和期限。 这次不做成任务。在盘面⑪写上「这次暂缓」保留,等下次复查再看。 优先级为「中」。不必自己做也可以的问题。确定委托对象,在盘面⑭添加「拜托〜」的一行(说明栏写对方姓名)。 问题与优先级 确定的理由 商量的对象 复查日期 第1名 例)咨询回复太慢/紧急 例)客户正在为难,件数每天都在增加 例)销售组长 例)2周后(__/__) 第2名 例)不知道最新文件/高 例)每周要返工1次,浪费作业时间 例)开发组长 例)2周后(__/__) 第3名 写出问题名称和优先级(紧急·高) 不只写象限,还要写出为什么优先处理 决定时会征询意见的人 复查顺序的日期 第4名 原问题 要做的事(「做…」的形式) 完成标准 负责人 期限 任务1 例)咨询回复太慢(紧急) 例)按星期确定咨询负责人 例)负责表已在团队内共享 例)负责人: ____ 例)__/__ 任务2 例)咨询回复太慢(紧急) 例)制作5条常见问题的回答文 例)5条回答文已放入共享文件夹 例)负责人: ____ 例)__/__ 任务3 例)不知道最新文件(高) 例)确定文件命名规则并写出来 例)确定的规则放在文件夹最前面 例)负责人: ____ 例)__/__ 任务4 从1个问题拆出的要做的事,逐行写出 用「决定〜」「制作〜」的形式书写 谁看了都能明白已完成的状态 1行1人 用日期书写 1. 标题把⑭的「要做的事」直接作为任务名例)按星期确定咨询负责人 2. 说明栏写出完成标准和原问题例)完成标准: 共享负责表/原问题: 回复太慢 3. 优先级·期限·负责人优先级沿用⑬,设置期限和负责人免费方案的负责人仅限本人 4. 拆成子任务如果规模大到1周内做不完,就拆成子任务登记例)5条回答文→逐条登记 5. 登记标记在⑪表格中已登记问题的那一行写上「已登记」忘记写会导致同一问题被重复登记 所有任务是否都以「做…」的形式书写,完成标准是否一看就懂已确认: ____ 负责人和期限栏是否还有空白(免费方案的负责人仅限本人)已确认: ____ 按优先级顺序和期限日期排序后,是否与⑬的顺序一致已确认: ____ → 2/4 用事实和原因整理 ↙ 3/4 确定优先级 → 4/4 拆分并登记任务
100%

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任务看板内容

待处理 16 项

写出困扰的问题
用事实和原因整理
确定优先级
拆分并登记任务
写出对象和期间
统一「问题」的定义
写进4个方框
归并与拆分
筛出不属于问题的事项
写进问题整理表
用重要度×紧急度分类
排出前4项
写出商量对象和复查日期
逐行写出要做的事
登记到任务看板
登记后确认3点

进行中 0 项

待复核 0 项

已完成 0 项

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