Rapport hebdo pour débutants : une colonne par personne, difficultés triées, responsable fixé

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Rapport hebdo pour débutants : une colonne par personne, difficultés triées, responsable fixé

Modèle de rapport hebdomadaire pour débutants : trois rubriques (résultats, difficultés, prévisions) à remplir, votre colonne servant aussi de brouillon individuel. Dans une équipe de 4 à 7 personnes, chacun écrit sa colonne la veille avec les membres de l'équipe à accès limité, puis la réunion du vendredi (30 minutes) trie les difficultés et fixe un responsable et une échéance. Le tableau blanc compte 4 pages : la page 1 pose l'objectif, l'échéance, les exemples et le minutage ; la page 2 réunit une colonne par personne ainsi que les questions, avis et infos à partager ; la page 3 classe les difficultés par impact et urgence pour en retenir trois ; la page 4 attribue responsable, échéance et prochaine étape, puis fixe l'échéance de la semaine suivante. Le tableau de tâches a 5 colonnes (en rédaction, à discuter en réunion, en cours, à revoir semaine suivante, terminé) avec 4 tâches parentes de 3 sous-tâches chacune.

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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Rapport hebdo pour débutants : une colonne par personne, difficultés triées, responsable fixé

Aperçu du tableau blanc

① Objectif de la réunion et échéance ... ② Écrire les résultats ③ Écrire les difficultés ④ Écrire les prévisions ⑤ Minutage de la réunion du vendredi,... ⑥ Utilisation seul, pour un envoi à v... ⑦ Une colonne par personne (écrivez s... ⑧ Questions pour la réunion ⑨ Avis à demander ⑩ Infos à partager avec tous ⑪ Tri des sujets (tirés des difficult... Impact fort × pas urgent Impact fort × urgent Impact faible × pas urgent Impact faible × urgent ⑫ Les 3 sujets de la semaine et pourquoi ⑬ Responsable et échéance (recopiez l... ⑭ À vérifier à la prochaine réunion ⑮ Sujets reportés ⑯ Qui informer du résultat ⑰ Échéance de la semaine suivante et ... Rapport hebdo et ... Mode d'emploi (4 ... Résultats, ce qui... Règles, responsab... Difficultés, suje... Prévisions, ensei... 1/4 Unifier le format Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Écrire chacun sa ... ↙ 3/4 Objectif de la réunionex. partager les résultats et fixer responsable et échéance pour 3 difficultés Échéance d'écritureex. la veille de la réunion avant 18 hRéunion : chaque vendredi à ____ h, 30 minutes Où écrireex. votre colonne du tableau de la page 2 (cadre ⑦). Une fois fini, écrivez votre nom en haut ex. 3 devis remis Écrivez ce qui est terminé plutôt que ce que vous avez fait Ajoutez un chiffre (nombre, durée, montant) Pour un travail en cours, dites où vous en êtes ex. réponse sur les spécifications bloquée depuis 2 jours Dites en une ligne ce qui est bloqué Précisez qui vous voulez solliciter pour quoi Sans blocage, vous pouvez écrire « aucune » ex. lundi, remettre les 2 devis restants Indiquez un jour ou une date Limitez-vous à 3 points Écrivez sous la forme « terminer… » ou « remettre… » 0-5 minLire les résultatsTout le monde lit le tableau de la page 2 en silence. On ne lit pas à voix haute. 5-15 minQuestions et infosVérifiez le cadre ⑭ de la semaine passée et répondez aux notes des cadres ⑧ et ⑩. 1 minute max. par sujet. 15-25 minChoisir les sujetsSur la page 3, placez les difficultés dans 4 zones et retenez-en 3. 25-30 minFixer les responsablesSur la page 4, fixez responsable et échéance, puis vérifiez l'échéance de la semaine suivante. N'utilisez que votre colonneex. recopiez votre colonne du cadre ⑦ dans l'ordre résultats, difficultés, prévisions, puis envoyez-la Transformez la difficulté en demandeex. « Pourriez-vous relancer le client A pour sa réponse sur les spécifications ? » Destinataire et momentEnvoyé à : ____ex. chaque vendredi avant 17 h Membre A Membre B Membre C Membre D Membre E Membre F Membre G Résultats de la s... ex. devis remis ex. formation donnée ex. facture émise ex. 1er entretien fini ex. page LP mise à jour ex. demande traitée ex. stock inventorié Chiffre du résultat ex. 3 devis ex. 2 séances, 6 pers. ex. 12 factures ex. 4 personnes ex. 2 pages ex. 25 demandes ex. 0 écart Difficultés ex. attente de précisions ex. aucune ex. paiement tardif ex. agendas incompatibles ex. images non reçues ex. réponses périmées ex. aucune Prévisions ex. 2 devis lundi ex. refaire le support ex. clôture du mois ex. faire l'offre d'embauche ex. publier ex. corriger les réponses ex. passer commande ex. la date de clôture change-t-elle le mois prochain ? ex. où se trouve le nouveau modèle de devis ? Ajoutez le nom de la personne qui doit répondre 1 minute par question en réunion ex. qui relance le client A ? ex. les agendas d'entretien ne concordent pas Choisissez dans les difficultés du ⑦ On en fait des sujets sur la page 3 ex. je serai absent mercredi prochain ex. j'ai trouvé une check-list de factures bien pratique Écrivez ici ce qui n'appelle pas de réponse Ceux qui ont lu écrivent leur nom sur la note 3/4 Choisir 3 sujets → 4/4 4/4 Répartir les tâches 縦軸: Impact (haut ... Si la zone en haut à droite compte moins de trois sujets, complétez ici. Le reste passe à la semaine suivante. ex. refaire le modèle de devis. Choisissez d'abord ici les 3 sujets de la semaine et ajoutez un tampon rond. ex. réponse sur les spécifications du client A bloquée depuis 2 jours. Gardez-en seulement une trace, sans le traiter cette fois. ex. noms de dossiers partagés incohérents. La personne le règle sur-le-champ ou le confie à quelqu'un. ex. réserver une salle. Sujet Zone du ⑪ Motif du choix Sujet 1 ex. réponse du client A sur les spécifications bloquée ex. impact fort × urgent ex. sans réponse, 2 devis ne partent pas Sujet 2 ex. agendas d'entretien incompatibles ex. impact fort × urgent ex. le candidat risque d'accepter ailleurs Sujet 3 ex. paiement confirmé trop tard ex. impact fort × urgent ex. sans correction avant la clôture, la facturation dérive Laissé de côté ex. noms de dossiers partagés incohérents ex. impact faible × pas urgent ex. une seule personne gênée, reporté au mois prochain Responsable Échéance Prochaine étape Signe que c'est fini Sujet 1 ex. membre A ex. mardi midi ex. faire appeler le client A par le manager ex. la réponse est arrivée Sujet 2 ex. membre D ex. mercredi ex. proposer 3 créneaux du recruteur ex. la date d'entretien est fixée Sujet 3 ex. membre C ex. jeudi ex. résumer la vérification en 1 page ex. la vérification prend 1 jour ex. chacun a-t-il écrit sa colonne à temps ? ex. 30 minutes suffisaient-elles ? Sinon, qu'est-ce qui a dépassé ? Pour les 3 du ⑬, lisez le signe que c'est fini tel quel, sans le recopier ici À lire pendant les minutes 5 à 15 du ⑤ de la semaine prochaine ex. refaire le modèle de devis ex. harmoniser les noms de dossiers partagés Écrivez les sujets non retenus au ⑪ Restés 2 semaines de suite, ils entrent dans les 3 suivants ex. prévenir la direction commerciale du retard des devis ex. dire aux RH la date de l'entretien Écrivez qui, quoi et pour quand Une fois prévenu, marquez la note Échéance d'écriture de la semaine suivanteex. la veille de la réunion avant 18 hÉchéance : __/__ à ____ h Date de la prochaine réunion et animateurex. vendredi à 16 h pour 30 minutesAnimateur : ____ À régler pour la semaine suivanteex. effacez votre colonne de la page 2 et déplacez les sujets reportés du ⑮ vers le ⑨ → 2/4 Écrire chacun sa ... ↙ 3/4 Choisir 3 sujets → 4/4 Répartir les tâches
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Contenu du tableau des tâches

En rédaction 16 éléments

Unifier le format
Écrire une colonne
Choisir 3 sujets
Répartir les tâches
Objectif et échéance
Lire les exemples
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Placer en 4 zones
Entourer 3 sujets
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Qui, quand, quoi
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Prochaine échéance

À discuter en réunion 0 éléments

En cours 0 éléments

À revoir semaine suivante 0 éléments

Terminé 0 éléments

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