改善提案の書き方 入門｜職場の困りごとを書き出し、今と変えた後を数字で比べて、伝わる提案文にまとめる

改善提案の書き方を初めて学ぶ人向けの入門テンプレートで、職場の改善提案に初めて出す個人や、同じ係の限定公開チームのメンバー4〜6人が、毎月の提案の締め切りまでに1件を仕上げるときに使います。4枚の盤面で、1枚目で「時間がかかる・ミスが出る・二度手間」の3つの見方から困りごとを書き出して回数と大きさを表にし、2枚目で起きる回数×困る大きさの4つの枠に置いて1件選んで5W1Hで詳しくし、3枚目で改善案を3つ出して今と変えた後を時間・回数・ミス・費用・手間の数字で比べ、4枚目で「今の状態→問題→案→効果→必要なもの」の5段の提案文にまとめて、試して報告する担当と期限を決めます。タスクボードは「書き出し中」から「報告済み」までの5列で、4枚に対応する親タスク4件と、それぞれ3件の子タスクが入っています。改善提案の書き方で迷いやすいのは効果の伝え方です。今の数字が分からないときは、1週間数えて月の回数に直してから表に入れます。「月200分かかっていた作業が月40分になる」のように、今と変えた後の数字を並べて書くと、読む人に効果が伝わりやすくなります。限定公開チームのメンバーと一緒に書けるので、係のメンバーで1件ずつ出し合って見せ合う使い方もできます。