Cómo redactar una propuesta de mejora para principiantes: antes y después con números

Equipo y personas

Cómo redactar una propuesta de mejora para principiantes: antes y después con números

Plantilla para principiantes que enseña a redactar una propuesta de mejora, pensada para quien presenta su primera sugerencia en el trabajo antes del cierre mensual. En la página 1, anota los problemas desde tres ángulos (lento, con fallos, doble trabajo) y cuenta cuántas veces y cuánto molestan. En la 2, colócalos en cuatro casillas, elige uno y detállalo con 5W1H. En la 3, plantea tres ideas y compara el ahora y el después en tiempo, veces, errores, coste y esfuerzo. En la 4, redacta una propuesta en cinco pasos y fija quién prueba e informa, y para cuándo. El tablero de tareas tiene cinco columnas, con 4 tareas principales y 3 subtareas cada una. Lo difícil es mostrar el efecto. Si no conoces la cifra actual, cuenta durante una semana y pásala a mes. Poner el antes y el después juntos, como de 200 a 40 minutos al mes, aclara el efecto. Un equipo de visibilidad limitada de 4 a 6 personas también puede compartir una propuesta cada uno.

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propuesta de mejora cómo redactar una propuesta sugerencia en el trabajo 5W1H para principiantes
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① Base de la propuesta (empieza aquí) ② Es lento ③ Se cometen fallos ④ Doble trabajo ⑤ Tabla de problemas (cópialos de ② a ④) ⑥ Coloca los problemas de ⑤ en cuatro... Molesta mucho x poco frecuente Molesta mucho x frecuente Molesta poco x poco frecuente Molesta poco x frecuente ⑧ Idea 1 (parte de ⑦) ⑨ Idea 2 ⑩ Idea 3 ⑪ Compara ahora y después con números... ⑫ Pon las cifras de ⑪ en la propuesta... ⑬ Trabajos de prueba e informe (respo... ⑭ Origen de las cifras ⑮ Coste ⑯ Periodo de prueba Tablero de propue... Cómo usarlo (4 pá... Cifras de efecto ... Reglas, responsab... Problemas Ideas y aprendizajes 1/4 Anota los problemas Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Elige uno y detál... ↙ 3/4 Tarea de la propuestaej. Preparar y enviar las facturas de fin de mes(Elige una tarea que tu grupo haga a menudo) Plazo y destinoej. Antes del día 25 de cada mes, a la jefa de secciónPlazo: __/__ / Destino: ____ Formato de la propuestaej. Una hoja A4, el formulario de propuestas del centro(Si hay formulario fijo, ten uno a mano antes) ej. Teclear a mano el destinatario de la factura cada vez ej. Buscar el archivo del mes anterior en la carpeta compartida lleva tiempo Anota también el "tiempo de espera" como problema ej. Me equivoqué al teclear el nombre de la empresa y hubo que reenviar ej. Me equivoqué de cifras al copiar un importe Si sabes la fecha y las veces, anótalas también ej. Escribir lo mismo en la hoja de cálculo y en papel ej. Llamar dos veces a la misma persona para confirmar Escribe con la tarea como sujeto, no a una persona En qué tarea Veces al mes Cuánto molesta ca... Problema A ej. Volver a teclear destinatarios de facturas ej. 40 veces al mes ej. Lleva 5 minutos cada vez Problema B ej. Buscar el archivo del mes anterior ej. 4 veces al mes ej. Lleva 10 minutos cada vez Problema C ej. Copiar importes ej. 40 veces al mes ej. Un error de cifras al mes, más o menos Problema D ej. Doble anotación en hoja de cálculo y en papel ej. 20 veces al mes ej. Lleva 3 minutos cada vez 縦軸: Cuánto molest... Vuelve a contar una semana antes de decidir. ej. Buscar el archivo del mes anterior, 4 veces al mes De aquí eliges la propuesta de esta vez. ej. Volver a teclear destinatarios, 40 veces al mes Esta vez se deja. Anótalo y vuelve a mirarlo el mes que viene. ej. Ordenar la estantería, una vez al mes Lo que se arregla rápido, arréglalo en el acto. ej. Doble anotación en hoja de cálculo y en papel ⑦ Detalla con 5W1... Problema elegido en ⑥ej. Volver a teclear des… WhatQué ej. Teclear el destinatario de la factura (empresa, departamento, contacto) WhyPor qué ej. El listado de clientes y el formulario de factura no están conectados WhoQuién ej. Tres personas del grupo se turnan WhenCuándo ej. Antes del cierre, del 20 al 24 de cada mes WhereDónde ej. El archivo de factura de la carpeta compartida HowCómo ej. Tecleando uno a uno mientras se mira el listado de clientes 3/4 Compara ahora y d... → 4/4 4/4 Redacta y presenta ej. Rellenar los destinatarios solos desde el listado de clientes Escribe lo que cambia con un verbo, "hacer ..." Escribe si bastan las herramientas que ya tienes ej. Guardar en el formulario los destinatarios habituales Escribe lo que cambia con un verbo, "hacer ..." Escribe si bastan las herramientas que ya tienes ej. Separar a quien teclea de quien comprueba Escribe lo que cambia con un verbo, "hacer ..." Escribe si bastan las herramientas que ya tienes Ahora Después Diferencia Tiempo ej. 200 minutos al mes (5 min x 40 veces) ej. 40 minutos al mes (1 min x 40 veces) ej. 160 minutos menos al mes Veces ej. Teclear a mano 40 veces al mes ej. Teclear a mano 0 veces al mes ej. 40 veces menos al mes Errores ej. 2 errores de destinatario al mes ej. Objetivo de 0 al mes ej. 2 menos al mes Coste ej. 0 € ej. 0 € (con la hoja de cálculo que ya tenemos) ej. No aumenta Esfuerzo ej. Tener el listado de clientes al lado y comparar uno a uno ej. Actualizar el listado de clientes una vez al mes (10 min) ej. Diez minutos más de preparación al mes Situación actualQué tarea y cómo se hace ahoraej. Se teclean a mano los destinatarios de las facturas 40 veces al mes ProblemaQué molesta, con cifrasej. Lleva 200 minutos al mes y hay 2 errores al mes IdeaQué cambiar y cómoej. Rellenar los destinatarios solos desde el listado de clientes EfectoPon juntos el ahora y el despuésej. De 200 a 40 minutos al mes, errores de 2 a 0 al mes Qué hace faltaDinero, herramientas, tiempo, ayudaej. 0 €. Actualizar el listado de clientes lleva 10 min al mes Qué hacer Responsable Plazo Preparar la prueba ej. Conectar el listado de clientes y el formulario Responsable: ____ ej. Hasta el 5 nov. Probar ej. Hacer las facturas del modo nuevo durante 2 semanas Responsable: ____ ej. Hasta el 19 nov. Informar ej. Añadir los resultados a la tabla de ⑪ e informar a la jefa de sección Responsable: ____ ej. Hasta el 25 nov. ej. 5 minutos cada vez es la media de 3 trabajos cronometrados con el móvil En las veces, escribe el registro o el periodo contado Añade "estimado" a las cifras que sean supuestos ej. 0 €. Comprobado que el coste de ⑪ y el "qué hace falta" de ⑫ coinciden Si cuesta dinero, escribe el importe y quién debe autorizarlo Aunque sea 0 €, escribe el tiempo que lleva. ej. 10 min al mes para actualizar el listado de clientes ej. 2 semanas, del 6 al 19 de nov. Comprobado que coincide con el plazo de "Probar" en ⑬ Decide también cuándo parar a medias ej. Volver al modo anterior si aumentan los errores → 2/4 Elige uno y detál... ↙ 3/4 Compara ahora y d... → 4/4 Redacta y presenta
100%

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Contenido del tablero de tareas

Anotando 16 elementos

Anotar problemas
Elegir y detallar
Comparar con números
Redactar y presentar
Confirmar lo básico
Anotar 3 ángulos
Contar y medir
Usar 4 casillas
Elegir uno
Detallar con 5W1H
Plantear 3 ideas
Medir lo actual
Estimar el después
Usar los 5 pasos
Fijar quién y cuándo
Revisión final

Comparando 0 elementos

Redactando propuesta 0 elementos

Presentada y en prueba 0 elementos

Informado 0 elementos

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