المعرض
قوالب الفريق والموارد البشرية
من تأسيس فريق جديد إلى الإدارة اليومية، بنية تتيح متابعة النقاشات وتوزيع الأدوار على اللوحة.
قوالب لمن يستقبل عضوًا جديدًا في الفريق، ولمن انضم حديثًا إلى مكان العمل. تغطي طريقة إدارة اللقاءات الفردية والاجتماعات، وإدارة التوظيف والنوبات، والتحضير لاستخدام الذكاء الاصطناعي في العمل لأول مرة. اختر حسب موقعك ومشكلتك الحالية.
47 عنصرًا
أول سبورة إلكترونية: لوح تدريب للمبتدئين لتعلّم الملاحظات والإطارات والأسهم في 15 دقيقة
قالب للمبتدئين الذين يستخدمون سبورة إلكترونية لأول مرة، يتدربون خلاله خلال 15 دقيقة على لصق الملاحظات ونقلها وتلوينها وتجميعها في إطارات وربطها بالأسهم. يضم اللوح ثمانية أقسام بالترتيب — لوحة تدريب للصق والنقل والتلوين، وثلاثة تمارين للتجميع والربط والفرز، وأربع طرق عند التعثر، وخمس خطوات للاستخدام في الاجتماع، وخريطة ذهنية للمواقف المناسبة، ونموذج قواعد اجتماع. ويضم لوح المهام أربعة أعمدة — جرّب، قيد التدريب، جرّب في اجتماع، مراجعة — وفيه أربع مهام رئيسة و12 مهمة فرعية لم تبدأ بعد. حتى لو لم تعرف استخدام السبورة الإلكترونية قبل اجتماع، اتبع هذا اللوح من أوله إلى آخره — في 15 دقيقة تتعلم من لصق الملاحظات إلى ربط الأسهم، ثم كيفية إدارة الاجتماع وحفظه ومشاركته. هذا ليس تعريفًا بالأداة، بل لوح تدريب عملي. احتفظ بما تكتبه دون حذف، لتستخدمه للمراجعة في المرة القادمة.
قالب محضر الاجتماع للمبتدئين: لوح فوري بثلاثة أعمدة للملاحظات والقرارات والمهام
الموظفون الجدد الذين يترددون في كتابة محضر الاجتماع يستخدمون هذا القالب المخصص للمبتدئين، الذي يُفتح أثناء الاجتماع نفسه لفصل الملاحظات والقرارات والمهام في ثلاثة أعمدة دون خلط. يضم اللوح الأبيض جدولاً بأربعة صفوف لجدول الأعمال في ثلاثة أعمدة (ملاحظات، قرار، مهمة)، وثلاثة إطارات لترويسة الاجتماع، وخمس مراحل من خمس دقائق قبل الاجتماع حتى عشر دقائق بعده، وإطارًا لقائمة المهام، وإطارين لمثال سيئ ومثال جيد للتدوين. يضم لوح المهام خمسة أعمدة من "لا يزال ملاحظة" إلى "اكتمل وتمت المشاركة"، ويبدأ بأربع مهام رئيسة - التحضير قبل الاجتماع، والفصل أثناء الاجتماع، والإنهاء خلال عشر دقائق، والاستخدام حتى المرة القادمة - ولكل منها ثلاث مهام فرعية لم تبدأ بعد. حين لا تعرف كيف تدوّن، يكفي أن تلتزم بالأعمدة الثلاثة وتكتب كلمات فقط؛ وتحويلها إلى جمل كاملة يمكن أن ينتظر حتى بعد الاجتماع. إن كان هدفك الأساسي تحويل المحضر إلى تقرير منظم بعد الاجتماع، فهناك قالب آخر أكثر تركيزًا على توثيق ما بعد الاجتماع.
لوح إعداد أول دليل للمبتدئين: اجرد المهام واكتب الخطوات واطلب من آخر تجربته
من طُلب منه إعداد دليل ولا يعرف ماذا يكتب وإلى أي حد، للمبتدئين، يستخدم هذا القالب لإنجاز كل شيء في صفحة واحدة من جرد العمل حتى تحديد مكان الحفظ. يضم اللوح مسارًا بخطوات الإعداد الخمس، ومتن الدليل الذي يملأ الأعمدة الأربعة ما يُفعل ونقطة القرار والتنبيه والتأكيد للخطوات من 1 إلى 4، وثلاثة ألواح فيها مثال سيئ ومثال جيد وأسئلة التحقق من اكتمال الكتابة، ولوحين عن الملاحظة دون شرح وطريقة إصلاح الملاحظات، ولوحًا واحدًا بقاعدة التحديث ومكان الحفظ. أما لوح المهام فأعمدته الخمسة هي تحديد ما يُكتب وقيد الجرد وقيد الكتابة وقيد التجربة والنشر والتحديث، ويبدأ بأربع مهام رئيسة وثلاث مهام فرعية لكل منها (12 مهمة فرعية أي 16 مهمة إجمالًا)، وكلها لم تبدأ بعد. حين لا تعرف كيف تبدأ الدليل، اتبع خطوات اللوح 1 الخمس أولًا، وستتمكن من كتابة دليلك الأول باتباع نمط اللوح 2 حتى لو كانت المرة الأولى. ومن يحدّث الدليل وتاريخ المراجعة القادمة يُحسمان مباشرة في اللوح 8، حتى لا يتوقف الأمر عند مجرد الإنشاء.
قواعد استخدام الذكاء الاصطناعي للمبتدئين: المهام المسموحة والمعلومات الممنوعة والتحقق في صفحة واحدة
الفرق التي تضع لأول مرة قواعد الذكاء الاصطناعي تستخدم هذا القالب المخصص للمبتدئين لتجميع أربع نقاط في صفحة واحدة، وهي المهام المسموحة والمعلومات الممنوعة وقاعدة التحقق وجهة السؤال. يضم اللوح هيكل القاعدة في صفحة واحدة، ومنطقة تقسّم أمثلة المهام إلى مسموح ومشروط وممنوع، وخمس خطوات لإنشاء القاعدة، وهيكلًا لوقت المراجعة والمسؤول عنها، وجدولًا من 5 صفوف في 3 أعمدة يضم نقاط القاعدة، وثلاثة أطر لطريقة الإعلان. ويضم لوح المهام أربعة أعمدة من الجرد إلى الإعلان، بأربع مهام رئيسة ولكل منها ثلاث مهام فرعية، ما مجموعه 16 مهمة، كلها قبل البدء. باتباع هذا الترتيب يستطيع من لا يعرف من أين يبدأ إنجاز قاعدة واحدة في صفحة واحدة، مع خطوة للتحقق من شروط الخدمة في منتصف الطريق، بمستوى يمكن الالتزام به في مكان العمل لا بدقة نص قانوني. وهذه الصفحة تحل مشكلة عدم الاستخدام لغياب القاعدة، أو استخدام كل شخص كما يشاء مع خطر تسرّب المعلومات.
جلسة تجربة الذكاء الاصطناعي للمبتدئين: اصنع "جرّبتها بنفسي" في 30 دقيقة ورُدّ على الاعتراضات
الموظف الذي يريد أن يجرّب فريقه الذكاء الاصطناعي يستخدم هذا القالب لتخطيط جلسة تجربة عملية داخل الشركة تدوم 30 دقيقة، تصنع شعور "جرّبتها بنفسي" وتردّ على أكثر الاعتراضات شيوعًا. يضم اللوح خمس مراحل لتسلسل الجلسة، وثلاثة أمثلة تجربة للمشاركين، وملاحظة الانطباعات والخطوة التالية، وأربعة اعتراضات شائعة مع ردودها، وجدول تحقق التحضير (5 صفوف × 3 أعمدة). ولوح المهام خمسة أعمدة من التخطيط حتى الاكتمال، وأربع مهام رئيسة هي تحديد الهدف والتاريخ، وتحضير الأمثلة، وتحضير الردود على الاعتراضات، وتنفيذ اليوم ثم المتابعة، لكل منها ثلاث مهام فرعية في عمود التخطيط. حتى إن لم تعرف كيف تنظّم جلسة تجربة للذكاء الاصطناعي، تكفيك المراحل الخمس والأمثلة الجاهزة لتصنع "جرّبتها بنفسي" قبل أي شرح، وهو مناسب لمن يقود تقنية المعلومات أو الموارد البشرية ويخشى سماع "هذا لا يخصنا".
لوحة أول 90 يومًا لقائد الذكاء الاصطناعي للمبتدئين: التحرك في 30-60-90 يومًا وتحديد طريقة الأسئلة
الموظف الذي يُعيَّن مسؤولًا عن الذكاء الاصطناعي أو قائدًا له في الشركة يستخدم هذا القالب للمبتدئين لتحديد ما يفعله وبأي ترتيب خلال أول 90 يومًا. يضم اللوح الأبيض جدولًا شهريًا بثلاثة صفوف لـ 30 و60 و90 يومًا وثلاثة أعمدة للهدف والمهمة والنتيجة، وخط زمن من ست مراحل من البداية حتى الترسّخ، وثلاثة أطر لطريقة تلقي الأسئلة، وثلاثة أطر لنشر قصص النجاح، وإطارًا واحدًا لما يُترك بعد 90 يومًا. أما لوح المهام فله خمسة أعمدة من جمع الأفكار حتى الترسّخ، ويبدأ بأربع مهام رئيسة — استخدامه كل يوم، ونشره في الفريق، وتحديد طريقة تلقي الأسئلة، وتحويله إلى نظام — لكل منها ثلاث مهام فرعية لم تبدأ بعد. إن لم تعرف كيف تتحرك كقائد للذكاء الاصطناعي، فابدأ بملء الصفوف حتى اليوم الثلاثين فقط، وجرّب ذلك بمهمة واحدة من عملك. وبخلاف قوالب الأيام التسعين الخاصة بالموظفين الجدد، يركّز هذا القالب على كيفية توسيع موظف موجود بالفعل في الشركة نطاق استخدام الذكاء الاصطناعي حول من يعمل معهم بصفته قائدًا.
خريطة زملاء العمل: من تسأل عن ماذا دون تردد
قالب خريطة زملاء العمل يساعد الموظف الجديد في فريق لا يعرفه بعد على معرفة من يسأل عن كل أمر منذ الأسبوع الأول. تضم اللوحة قواعد طلب المساعدة، وخريطة زملاء على هيئة خريطة ذهنية تمتد من فريقك إلى الأقسام المساندة وجهات الاتصال خارج الشركة، وجدولاً من 3×3 يحدد الشخص الأول والبديل لكل نوع من المشكلات، ومخطط 5W1H لصياغة السؤال، ومصفوفة أولويات تعتمد على كثرة العمل المشترك. يتألف لوح المهام من أربعة أعمدة هي عرفت الاسم وتحدثنا مرة ويمكنني سؤاله وعملنا معًا، ويبدأ بخمس مهام رئيسة و13 مهمة فرعية، من حصر الزملاء حتى استمرار التواصل. بإنشاء بطاقة واحدة لكل شخص ونقلها إلى العمود التالي كلما صارت العلاقة أسهل، ينتهي البحث عن المساعدة بعد وقوع العطل، ويصبح لكل مجال شخص تسأله دون تردد خلال ستة أشهر.
إيقاع الإبلاغ: لا حيرة بعد اليوم في من تُخبر ومتى
قالب إيقاع الإبلاغ موجَّه للموظف الجديد الذي يتردد بين إبلاغ مديره بالأمر أو تصعيده أو حسمه بنفسه. يضم اللوح مصفوفة تفرز كل أمر حسب درجة الإلحاح وصلاحية الحسم بين إبلاغ فوري أو استشارة أو تنفيذ مباشر، ومخططًا بصيغة 5W1H لبناء تقرير التقدم الأسبوعي، وصياغات للبلاغ الأول عن خبر سيئ ولفتح باب الاستشارة (الحقيقة، الأثر، المقترح، الطلب). ولوح المهام أربعة أعمدة، من يشغل بالك إلى تمت مشاركته، تبدأ فيه 5 مهام رئيسية و13 مهمة فرعية لم تُنجز بعد، من ترتيب مسارات الإبلاغ إلى المراجعة الأسبوعية. يختفي الوقت الضائع في التردد بين الكلام والصمت، وتقل حالات التأخر الناتجة عن كتمان المشكلة، وتتراكم ثقة المدير بك.
آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها: الصورة والصوت والمحضر بالنمط نفسه كل مرة
قالب لآداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها، موجَّه لمن أُسندت إليه إدارة الاجتماع أو كتابة المحضر لأول مرة، من فحص الكاميرا والصوت حتى كتابة محضر الاجتماع ومشاركته. يضم اللوح قواعد الحضور (تشغيل الكاميرا أو إغلاقها، التأخر، التسجيل)، وفحص الصورة والصوت والمكان، وسير الاجتماع من خمس دقائق قبل البداية حتى ثلاثين دقيقة بعد النهاية، وثلاثة أنواع من الاجتماعات (الاجتماع الأسبوعي، اللقاء الأول مع العميل، جلسة الشرح للجهات الخارجية)، ومراجعة KPT في ثلاثة أعمدة (Keep وProblem وTry). يمتد لوح المهام من مجدول إلى التحضير ثم الانعقاد ثم مشاركة المحضر ثم التحسين في خمسة أعمدة، وفيه خمس مهام رئيسة هي تهيئة الاتصال وإرسال جدول الأعمال مبكرًا وإدارة السير ومشاركة المحضر في اليوم نفسه والمراجعة الشهرية، مع 13 مهمة فرعية لم تبدأ بعد. وبما أن اجتماعًا واحدًا يتحرك ببطاقة واحدة من التحضير حتى مشاركة المحضر، تعرف الخطوة التالية حتى بحضور ضيوف من خارج الشركة، ولا يتأخر المحضر إلى اليوم التالي.
أول تقييم للأداء: وضع الأهداف وإعداد التقييم الذاتي على مدى نصف سنة
قالب تقييم الأداء الأول موجَّه لمن أمضى سنة أو سنتين في العمل، ويغطي نصف السنة كاملاً من وضع الأهداف حتى كتابة التقييم الذاتي. تبني اللوحة أهداف نصف السنة عبر GROW (الهدف والواقع والخيارات وأول خطوة)، ثم يأتي جدول تُضيف إليه سطراً كل شهر، ومصفوفة تختار ثلاثة إنجازات جديرة بالذكر حسب حجم الأثر ومقدار مساهمتك، وترتيب الحديث يوم المقابلة، وفي الأسفل مواعيد التقييم والعبارات التي يُستحسن تجنّبها والأسئلة التي تُطرح دائماً. لوحة المهام من أربعة أعمدة، من محدد كهدف حتى نوقش في المقابلة، وتبدأ بخمس مهام رئيسية لم تُبدأ بعد، من الاتفاق على الأهداف حتى أهداف الفترة التالية، مع تعديل دورة التقييم (نصف سنوية أو سنوية) بما يوافق فريقك. وهكذا تدخل المقابلة ومعك رقم ودليل لكل إنجاز، بدل محاولة التذكّر ليلة الموعد.
آداب المحادثات المهنية: قواعدك في الرد والإشارة واختيار الوسيلة
الموظفون الجدد الذين تتوقف أيديهم قبل الإرسال في سلاك أو تيمز أو مجموعة العمل على واتساب يستخدمون قالب آداب المحادثات المهنية لوضع قواعدهم الخاصة في زمن الرد والإشارة واختيار الوسيلة. يضم اللوح قواعد المحادثة في الفريق، ومصفوفة تختار الوسيلة حسب العَجَلة وعدد المعنيين، وعبارات بداية للطلب والاستشارة والإبلاغ والتذكير، وتحققًا قبل الإرسال، ومراجعة KPT. ولوح المهام أربعة أعمدة هي مواقف تردد وقاعدة قيد الصياغة وتحت التجربة وصارت عادة، ويبدأ بخمس مهام رئيسة وثلاث عشرة مهمة فرعية من الجرد حتى المراجعة بعد أسبوعين، وكلها لم تبدأ بعد. بتحويل كل تردد إلى قاعدة واحدة، تحسم بعد أسبوعين في ثلاث ثوانٍ إن كان الأمر محادثة أم مكالمة، ولا يبقى وقت تتجمد فيه أمام زر الإرسال.
كيفية اختيار قوالب الفريق والموارد البشرية
يسهل اختيار قوالب إدارة الفريق والموارد البشرية عند معرفة من سيستخدمها: المدير، أو مسؤول التوظيف، أو من يضع جدول النوبات، أو من يقود استخدام الذكاء الاصطناعي في المكتب. نتناول هنا بشكل رئيسي جانب المدير، ونذكر قوالب الموظف الجديد في الأسئلة الشائعة.
استقبال الموظف وتسليم العمل
يناسب المدير أو الموجّه الذي يستقبل عضوًا جديدًا استخدام «خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا» لتحديد سير الأسبوع الأول يومًا بيوم، وأسئلة لقاءات اليوم الثلاثين والستين والتسعين مسبقًا. ومن يسلّم عمله بسبب نقل أو استقالة يستفيد من «قائمة تسليم واستلام العمل»، التي ترتب الأولوية حسب التكرار وصعوبة النقل، وتتابع خمسة أعمدة من كتابة الدليل حتى استقلال الخلف بالمهمة.
إدارة اللقاءات الفردية والاجتماعات
للمدير الذي يبدأ لقاءات فردية كل أسبوعين أو شهريًا، تساعده «عدة اجتماع 1-on-1» على تحديد الهدف والاتفاق ومسار 30 دقيقة وتصنيف مواضيع النقاش قبل البدء. ومن يُكلَّف لأول مرة بإدارة اجتماع عن بُعد أو كتابة محضره، يجد في «آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها» مسارًا من خمس دقائق قبل البدء حتى 30 دقيقة بعد الانتهاء، مع توزيع المحضر في اليوم نفسه. ولمنظم بناء العلاقات داخل الفريق، تتوفر «ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل» بجدول 90 دقيقة وورقة للتفاهم المتبادل.
إدارة التوظيف والنوبات
يناسب مسؤول التوظيف والمقابلات استخدام «لوح متابعة مسار التوظيف»، الذي يضم خطوات كل مرحلة من مراحل الاختيار وجدولًا يقارن المرشحين وفق محاور تقييم موحدة. أما من يضع جدول النوبات في متجر أو فريق يعمل بنظام الورديات، فيستخدم «لوح إدارة نوبات العمل» لتحديد العدد المطلوب حسب اليوم والوقت، ثم المرور بخمسة أعمدة: جمع الطلبات، الإعداد، التعديل، الاعتماد، والتوثيق كل شهر.
بدء استخدام الذكاء الاصطناعي
لمكان عمل لا توجد فيه قواعد لاستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي بعد، يمثّل «قواعد استخدام الذكاء الاصطناعي للمبتدئين» نقطة انطلاق جيدة لتحديد المهام المسموح بها، والمعلومات الممنوع إدخالها، وخطوات التحقق، وجهة الاستشارة في صفحة واحدة. ومن يريد تنظيم جلسة تجربة فعلية للذكاء الاصطناعي داخل الفريق، يجد في «جلسة تجربة الذكاء الاصطناعي للمبتدئين» مسارًا لجلسة مدتها 30 دقيقة وردودًا جاهزة على الاعتراضات الشائعة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين قوالب الموظف الجديد وقوالب من يستقبله؟
الفرق في من يستخدمها. «خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا» يستخدمها المدير أو الموجّه بدءًا من قبل الانضمام. أما الموظف الجديد نفسه، فتناسبه «خريطة زملاء العمل» التي تساعده على معرفة من يسأل عن ماذا دون تردد.
من أين أبدأ كتابة وثيقة تسليم العمل؟
ابدأ بتحديد هدف التسليم وشرط اكتماله. في «قائمة تسليم واستلام العمل»، تُحدَّد بعد ذلك أولوية المهام حسب التكرار وصعوبة نقلها، وتُكتب أدلة الإجراءات للمهام الأعلى أولوية أولًا. وفي النهاية، ينفذها الخلف بمفرده وتُعاد الأسئلة الناتجة إلى الدليل قبل اعتباره مكتملًا.
ماذا أحضّر قبل ورشة بناء الفريق؟
ابدأ بكتابة هدف الورشة في جملة واحدة. في «ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل»، تُرتَّب الخيارات وفق محوري ثقل التحضير وأثرها في بناء العلاقة، ثم يُختار نشاط أو نشاطان فقط. اترك حجز القاعة والتجهيزات إلى ما بعد تحديد الهدف لتقليل التعديلات.
هل يمكن الاطلاع على قوالب اللقاءات الفردية والتسليم من دون تسجيل؟
نعم. يمكنك الاطلاع على أسماء الأطر والأعمدة وترتيب المهام في قوالب اللقاءات الفردية والتسليم من الصفحة العامة دون تسجيل، ومقارنتها قبل الاختيار. أما التعبئة الفعلية، فتتطلب تسجيلًا مجانيًا ونسخها من السوق.