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Vorlagen für Team & Personal
Vom Aufbau eines neuen Teams bis zum täglichen Betrieb – Abstimmungen und Aufgabenverteilung lassen sich direkt auf dem Board organisieren.
Es gibt Vorlagen für alle, die neue Kolleginnen und Kollegen aufnehmen, und für alle, die gerade selbst neu im Team sind. Von 1:1-Gesprächen und Meeting-Ablauf über Recruiting und Dienstplan bis zur ersten KI-Nutzung im Betrieb wählen Sie nach Ihrer Rolle und Ihrer aktuellen Situation.
27 Einträge
Rollenspiel-Training für Einsteiger: Trio aus Akteur, Gegenüber und Beobachter, ein Korrekturpunkt
Diese Einsteigervorlage hilft Trainerinnen und Trainern, ein Rollenspiel zu Empfang, Verkauf oder Telefon im Trio zu leiten, bis jede Person einen Korrekturpunkt wählt und ihn in der Praxis testet. Das Whiteboard läuft über 4 Seiten: Seite 1 legt Ziel, die 3 Rollen, Ablauf und Situationskarten fest, Seite 2 wechselt die Rollen über 3 Runden und füllt den Beobachtungsbogen, Seite 3 wählt einen Korrekturpunkt und notiert Ist- und Soll-Aussage, und Seite 4 legt einen zu testenden Satz und die Kontrolle nach 1 Woche fest. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von Vorbereitung bis Erledigt mit 4 Hauptaufgaben und je 3 Teilaufgaben. Rollenspiel heißt, eine reale Situation zu spielen, um das Sprechen zu üben. Notizzettel zeigen ein Beispiel für eine Situationskarte, die Dauer einer Runde und ein Muster für den Beobachtungsbogen, sodass es gleich beim ersten Mal gelingt. Gedacht für 6 bis 12 Personen (2 bis 4 Trios).
Eisbrecher-Ideenbuch für Einsteiger: nach Teilnehmerzahl, Zeit, Präsenz oder Online wählen
Wer eine Eisbrecher-Übung in der Schulung leitet, wählt mit diesem Ideenbuch für Einsteiger die Idee des Tages nach Teilnehmerzahl, Zeit und Präsenz oder Online und sammelt, was funktioniert hat. Das Whiteboard hat 4 Seiten - Zweck und Bedingungen, passende Ideen in 4 Quadranten nach Verbindungstiefe und Zeit, Haupt- und Ausweichoption, eine Idee für Restzeit und Zeitplan, dann Vor- und Nachteile der getesteten Ideen im Protokoll. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten, von „Ideenkandidaten“ bis „Im Ideenbuch notiert“, mit 4 Hauptaufgaben passend zu den 4 Seiten und je 3 Teilaufgaben. Wer unsicher ist, wie man einen Eisbrecher anleitet, findet hier einen Ablauf in 4 Schritten (Erklären, Vormachen, Umsetzen, Teilen) für etwa 10 Minuten. Die Vorlage eignet sich für Trainer bei der ersten Schulung, für Teamleitungen beim ersten Teammeeting und für alle, die die Stille in Videokonferenzen brechen wollen. Jedes Feld zeigt ein Beispiel, und das Ideenbuch wächst mit jeder Wiederholung.
Aufgaben-Inventar-Board für KI für Einsteiger: die Top 5 nach Wirkung und Aufwand
Teamleitungen, die entscheiden wollen, welche Aufgaben an KI gehen, nutzen diese Vorlage für Einsteiger: Aufgaben nach Häufigkeit und Zeit erfassen und Kandidaten nach Wirkung und Aufwand wählen. Auf dem Whiteboard stehen eine Inventartabelle mit 6 Zeilen und 5 Spalten, drei Felder dazu, was für KI geeignet ist und was nicht, eine Matrix aus Wirkung und Aufwand, vier MoSCoW-Spalten und ein Feld für die Top 5 und die Reihenfolge zum Testen. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von der Erfassung bis entschieden, vier Hauptaufgaben - erfassen, sortieren, auf 5 eingrenzen und testen und entscheiden - mit je drei Teilaufgaben, alle offen.
Team-Prompt-Bibliothek für Einsteiger: Bewährtes nach Einsatzzweck sammeln
Teams, in denen nur wenige KI-Erfahrene Wissen aufbauen, nutzen dieses Prompt-Board für Einsteiger, um Bewährtes nach Einsatzzweck zu sammeln, damit alle die gleiche Qualität erreichen. Das Whiteboard enthält eine Tabelle mit Name, Einsatzzweck, Hinweisen und Autor jedes Prompts (Board 1), Volltextbeispiele der 3 meistgenutzten Prompts (Board 2 bis 4), 3 Kriterien für einen guten Prompt, eine 4-zeilige Regeltabelle und ein Feld für die zuständige Person und den Prüfrhythmus. Das Aufgabenboard hat vier Spalten - Sammeln, Überarbeiten, In Prüfung, Veröffentlicht -, mit 4 Haupt- und 12 Teilaufgaben, vom Eingrenzen der Einsatzzwecke über das Sammeln des Volltexts und das Testen im Team bis zur Sicherung des Betriebs. Grenzen Sie zuerst die Einsatzzwecke auf 3 ein und sammeln Sie Bewährtes vollständig, nicht zusammengefasst, sonst gehen Bedingungen verloren. Anders als das persönliche KI-Prompt-Board geht es hier um Teilen und Standardisieren im Team.
Online-Whiteboard Übungsboard für Einsteiger: Notizzettel, Rahmen und Pfeile in 15 Minuten lernen
Wer ein Online-Whiteboard zum ersten Mal nutzt, übt mit diesem Board für Einsteiger in 15 Minuten das Kleben, Verschieben, Einfärben, Gruppieren und Verbinden von Notizzetteln für Besprechungen. Das Whiteboard enthält 8 Rahmen in dieser Folge - eine Übungsfläche zum Kleben, Verschieben und Einfärben; drei Übungsaufgaben zum Gruppieren, Verbinden und Sortieren; vier Lösungen bei Problemen; fünf Schritte für eine Besprechung; eine Mindmap möglicher Einsatzbereiche; und Beispielregeln. Das Aufgabenboard hat vier Spalten - ausprobieren, in Übung, in der Besprechung testen und Rückblick - mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, vom Einstieg bis zur festen Gewohnheit, alle noch offen. Arbeiten Sie dieses Board von oben nach unten durch - in 15 Minuten vom ersten Notizzettel über die Pfeile bis zur Besprechung mit Speichern und Teilen. Ein Übungsboard zum Selbermachen, keine Funktionsübersicht - was Sie schreiben, bleibt stehen und dient beim nächsten Öffnen als Wiederholung.
Echtzeit-Sitzungsprotokoll für Einsteiger: Notizen, Beschlüsse und Aufgaben in 3 Spalten
Wer noch nie protokolliert hat, öffnet diese Vorlage für Einsteiger während der Sitzung, um Notizen, Beschlüsse und Aufgaben getrennt zu erfassen. Das Whiteboard enthält eine Tabelle mit 4 Agenda-Zeilen und 3 Spalten für Notizen, Beschlüsse und Aufgaben, 3 Rahmen für den Sitzungskopf, einen 5-stufigen Ablauf von 5 Minuten vor bis 10 Minuten nach der Sitzung, einen Rahmen mit der Aufgabenliste sowie 2 Rahmen für ein schlechtes und ein gutes Beispiel. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von „Nur Notiz“ bis „Erledigt & geteilt“ und startet mit 4 Hauptaufgaben - Vorbereitung, Trennung während der Sitzung, Abschluss in 10 Minuten danach und Verfolgung bis zum nächsten Mal - jeweils mit 3 offenen Teilaufgaben. Wissen Sie nicht, wie man ein Protokoll schreibt, halten Sie sich nur an die 3 Spalten und schreiben Sie in einzelnen Wörtern; Sätze folgen erst danach. Wollen Sie das Protokoll vor allem als Bericht ausarbeiten, passt eine andere, auf die Nachbereitung ausgerichtete Vorlage besser.
Erstes Handbuch-Board für Einsteiger: Aufgaben sammeln, Schritte schreiben, von anderen testen
Diese Vorlage für Einsteiger richtet sich an alle, die ein Handbuch schreiben sollen, aber nicht wissen, was und wie ausführlich sie schreiben müssen, damit es verständlich wird. Das Whiteboard enthält einen Flow mit den 5 Erstellungsschritten, den Hauptteil des Handbuchs (Zeilen Schritt 1-4, Spalten Was tun / Entscheidungspunkt / Achtung / Prüfung), drei Rahmen mit einem schlechten Beispiel, einem guten Beispiel und Prüffragen, zwei Rahmen zur Beobachtung beim Test und zur Korrektur des Feedbacks, sowie einen Rahmen mit den Aktualisierungsregeln. Das Aufgaben-Board hat fünf Spalten - Thema festlegen, Sammeln, Schreiben, Testen lassen, Veröffentlichen & Update - mit 4 übergeordneten Aufgaben und je 3 Unteraufgaben, insgesamt 16, alle offen. Folgen Sie zuerst den 5 Schritten auf Board 1, dann der Vorlage auf Board 2, um auch beim ersten Mal ein vollständiges Handbuch zu schreiben; auf Board 8 legen Sie fest, wer es aktualisiert und wann.
KI-Regeln für Einsteiger: was erlaubt ist, was nicht hinein darf und wie man prüft
Diese Vorlage für Einsteiger hilft einem Team, das seine ersten KI-Regeln schreibt, auf einer Seite festzuhalten, was erlaubt ist, was nicht hinein darf, wie man prüft und wen man fragt. Auf dem Whiteboard liegen das Grundgerüst der Regel, Beispiele eingeteilt in erlaubt, mit Bedingung und nicht erlaubt, ein Ablauf mit 5 Schritten zum Erstellen der Regel, Rückblicktermin und Zuständigkeit, eine 5x3-Tabelle mit den Regelpunkten und wie man sie bekannt macht. Das Aufgabenboard hat vier Spalten, von Bestandsaufnahme bis entschieden und geteilt, mit vier Hauptaufgaben - Nutzung erfassen, Dienst prüfen, Entwurf schreiben und entscheiden und teilen - und je drei Teilaufgaben, 16 Karten insgesamt, alle in der ersten Spalte. Das Prüfen der Nutzungsbedingungen ist einer der Schritte, und die Regeln bleiben auf einem Niveau, das man im Betrieb wirklich einhalten kann. Diese eine Seite macht aus fehlenden Regeln oder jedem, der KI auf eigene Art nutzt, eine klare Regel.
KI-Schnuppersession-Planungsboard für Einsteiger: 30 Minuten ausprobieren, Einwände beantworten
Diese Vorlage für Einsteiger hilft allen, die Kolleginnen und Kollegen zum Ausprobieren von KI bewegen wollen, ihre erste 30-minütige KI-Schnuppersession zu planen. Das Whiteboard zeigt die 5 Schritte der Session, 3 Beispielthemen zum Ausprobieren, einen Rahmen für Feedback und nächsten Schritt, 4 Rahmen mit Einwänden und Antworten sowie eine Vorbereitungscheckliste mit 5 Zeilen und 3 Spalten. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von in Planung bis fertig, mit 4 Hauptaufgaben - Ziel und Termin, Themen vorbereiten, Einwände vorbereiten, Tag und Nachgang - jede mit 3 Teilaufgaben in der ersten Spalte. Auch ohne Erfahrung lässt sich mit dem Zeitplan der 5 Schritte und den Beispielthemen ein echter Ausprobiermoment statt einer Erklärung schaffen. Sie richtet sich an Teams, deren Infoveranstaltungen oft mit Schulterzucken enden, sowie an IT, Personalabteilung und Teamleitungen, die eine kurze erste KI-Erfahrung wollen.
Die ersten 90 Tage als KI-Vorreiter für Einsteiger: 30-60-90-Tage-Plan und Umgang mit Fragen
Diese Vorlage für Einsteiger hilft allen, die neu als KI-Vorreiter oder KI-Verantwortliche im Unternehmen benannt wurden, zu entscheiden, was sie in welcher Reihenfolge in den ersten 90 Tagen tun. Das Whiteboard enthält einen 3x3-Monatsplan für Tag 30, 60 und 90 mit Ziel, Aufgabe und Ergebnis, eine Zeitleiste mit sechs Stufen vom Start bis zur Etablierung, drei Rahmen für den Umgang mit Fragen, drei Rahmen zum Verbreiten von Erfolgen und einen Rahmen für das, was nach 90 Tagen übergeben wird. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Ideen sammeln bis etabliert und startet mit vier Hauptaufgaben - täglich selbst nutzen, im Team verbreiten, den Umgang mit Anfragen klären und es als System verankern - jeweils mit drei Teilaufgaben, alle offen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, füllen Sie nur die Zeile für Tag 30 aus und testen Sie es an einer eigenen Aufgabe; anders als eine Vorlage für neue Mitarbeitende richtet sich diese an jemanden, der bereits im Unternehmen ist.
Kollegen-Landkarte: Wen Sie wonach fragen können
Die Vorlage Kollegen-Landkarte hilft neuen Mitarbeitenden in einem unbekannten Team, schon in der ersten Woche zu klären, wen sie wonach fragen können. Das Whiteboard enthält Ihre Regeln fürs Fragen, eine Mindmap der Personen vom eigenen Team über die Support-Bereiche bis zu externen Kontakten, eine 3x3-Tabelle mit erster und zweiter Ansprechperson je Problemart, ein 5W1H-Schema für die Frage und eine Prioritätenmatrix nach Häufigkeit der Zusammenarbeit. Das Aufgabenboard hat vier Spalten — Name bekannt, Schon gesprochen, Kann ich fragen und Zusammen gearbeitet — und startet mit fünf Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben, von Personen auflisten bis regelmäßigen Kontakt aufbauen. Wer pro Person eine Karte anlegt und sie nach rechts schiebt, sobald der Kontakt leichter fällt, sucht nicht mehr mitten im Problem nach Hilfe und hat nach einem halben Jahr in jedem Bereich eine feste Ansprechperson.
Melde-Rhythmus: nie mehr grübeln, wem Sie wann Bescheid geben
Die Vorlage Melde-Rhythmus ist für Berufseinsteiger, die ständig stocken, weil unklar ist, ob sie etwas der Führungskraft melden, eskalieren oder selbst entscheiden dürfen. Auf dem Whiteboard stehen eine Matrix, die jedes Thema nach Dringlichkeit und eigener Entscheidungsbefugnis in sofort melden, später fragen oder einfach machen sortiert, ein 5W1H-Schema für den wöchentlichen Statusbericht und Formulierungen für schlechte Nachrichten und für den Einstieg in eine Frage (Fakt, Wirkung, Vorschlag, Bitte). Das Aufgabenboard hat vier Spalten - geht mir im Kopf herum, zu besprechen, zu melden, geteilt - und startet mit 5 offenen Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben, von den Meldewegen bis zur Wochenauswertung. Das Grübeln, ob Sie etwas sagen sollen, entfällt, weniger Probleme schwelen still vor sich hin, und Ihre Führungskraft fasst Vertrauen.
Vorlagen für Team und Personal wählen
Bei Team- und Personal-Vorlagen hilft die Frage, wer sie nutzt. Für Führungskräfte, Recruiter, Dienstplan-Verantwortliche und Verantwortliche für KI-Einführung passen jeweils andere Boards. Im Folgenden geht es vor allem um die Seite der Teamführung; Vorlagen für neue Mitarbeitende finden Sie in den häufigen Fragen.
Menschen aufnehmen, Aufgaben übergeben
Führungskräfte und Mentorinnen, die neue Mitarbeitende aufnehmen, nutzen „Onboarding-Plan 30-60-90 Tage“: Der Tagesablauf der ersten Woche und die Fragen für die Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen stehen von vornherein fest. Bei Versetzung oder Kündigung unterstützt die „Checkliste zur Aufgabenübergabe“ Vorgänger und Nachfolge: Häufigkeit und Personenabhängigkeit bestimmen die Reihenfolge, fünf Spalten führen von der Bestandsaufnahme bis zur Selbstständigkeit der Nachfolge.
1:1-Gespräche und Meetings führen
Wer zweiwöchentliche oder monatliche Gespräche einführt, startet mit „Kit für Eins-zu-eins-Gespräche“: Zweck, Vereinbarungen, der 30-Minuten-Ablauf und die Einordnung der Gesprächsthemen sind vorab geklärt. Wer erstmals Online-Meetings moderiert oder protokolliert, folgt „Online-Meetings souverän führen“ von fünf Minuten vor Beginn bis 30 Minuten nach Ende und verteilt das Protokoll noch am selben Tag. Für Organisatoren von Teambuilding gibt es „Team-Building-Workshop“ mit 90-Minuten-Ablauf und einem Bogen zum gegenseitigen Kennenlernen.
Recruiting und Dienstplan verwalten
Recruiterinnen und Interviewer nutzen „Recruiting-Pipeline-Board“: Für jede Auswahlphase stehen die nötigen Schritte fest, und eine Tabelle aus Bewertungskriterien und Kandidaten macht den Vergleich mit gleichem Maßstab möglich. Für Schicht- und Ladenteams gibt es „Dienstplan-Board“: Nach dem Personalbedarf je Wochentag und Zeitfenster laufen Wunschabgabe, Erstellung, Abstimmung, Bestätigung und Ablage in fünf Spalten jeden Monat.
KI im Betrieb einführen
Gibt es noch keine internen Regeln für generative KI, beginnt „KI-Regeln für Einsteiger“ mit vier Punkten: erlaubte Aufgaben, verbotene Informationen, Prüfregeln und Ansprechpartner, alles auf einer Seite. Wer im Team eine Ausprobier-Session organisieren will, nutzt „KI-Schnuppersession-Planungsboard für Einsteiger“ mit fünf Ablaufschritten für 30 Minuten und vorbereiteten Antworten auf häufige Einwände.
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheiden sich Vorlagen für neue Mitarbeitende von denen für die aufnehmende Seite?
Die Rolle ist unterschiedlich. „Onboarding-Plan 30-60-90 Tage“ nutzen Führungskräfte und Mentorinnen schon vor dem ersten Arbeitstag der neuen Person. Wer selbst neu ist, findet mit „Kollegen-Landkarte“ heraus, wen man wozu fragen kann.
Womit beginne ich eine Übergabe-Checkliste?
Legen Sie zuerst Ziel und Abschlusskriterium der Übergabe fest. Mit „Checkliste zur Aufgabenübergabe“ bestimmen Sie danach anhand von Häufigkeit und Personenabhängigkeit die Priorität und schreiben zuerst für die wichtigsten Aufgaben ein Handbuch. Zuletzt übernimmt die Nachfolge die Aufgaben allein, Rückfragen fließen ins Handbuch zurück, und erst dann gilt die Übergabe als abgeschlossen.
Womit bereite ich einen Team-Building-Workshop vor?
Beginnen Sie damit, das Ziel des Termins in einem Satz zu formulieren. „Team-Building-Workshop“ ordnet Kandidaten nach Vorbereitungsaufwand und Wirkung auf das Miteinander und beschränkt die Auswahl auf ein oder zwei Übungen. Raum- und Materialorganisation folgen erst danach.
Kann ich 1:1- und Übergabe-Vorlagen ohne Anmeldung ansehen?
Ja. Auch bei 1:1- und Übergabe-Boards lassen sich Feldnamen, Spalten und Aufgabenreihenfolge auf der öffentlichen Seite ohne Anmeldung prüfen und vergleichen. Zum Ausfüllen registrieren Sie sich kostenlos und kopieren aus dem Marktplatz.