Erstes Handbuch-Board für Einsteiger: Aufgaben sammeln, Schritte schreiben, von anderen testen

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Erstes Handbuch-Board für Einsteiger: Aufgaben sammeln, Schritte schreiben, von anderen testen

Diese Vorlage für Einsteiger richtet sich an alle, die ein Handbuch schreiben sollen, aber nicht wissen, was und wie ausführlich sie schreiben müssen, damit es verständlich wird. Das Whiteboard enthält einen Flow mit den 5 Erstellungsschritten, den Hauptteil des Handbuchs (Zeilen Schritt 1-4, Spalten Was tun / Entscheidungspunkt / Achtung / Prüfung), drei Rahmen mit einem schlechten Beispiel, einem guten Beispiel und Prüffragen, zwei Rahmen zur Beobachtung beim Test und zur Korrektur des Feedbacks, sowie einen Rahmen mit den Aktualisierungsregeln. Das Aufgaben-Board hat fünf Spalten - Thema festlegen, Sammeln, Schreiben, Testen lassen, Veröffentlichen & Update - mit 4 übergeordneten Aufgaben und je 3 Unteraufgaben, insgesamt 16, alle offen. Folgen Sie zuerst den 5 Schritten auf Board 1, dann der Vorlage auf Board 2, um auch beim ersten Mal ein vollständiges Handbuch zu schreiben; auf Board 8 legen Sie fest, wer es aktualisiert und wann.

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Handbuch erstellen Schritt-für-Schritt-Anleitung Prozessstandardisierung Einarbeitung neuer Mitarbeiter für Einsteiger
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Whiteboard-Vorschau

Vorschaumodus Erstes Handbuch-Board für Einsteiger: Aufgaben sammeln, Schritte schreiben, von anderen testen

Whiteboard-Vorschau

1. Die 5 Schritte zum Handbuch (in di... 2. Der Hauptteil des Handbuchs (4 Spa... 3. Schlechte Beispiele (unverständlic... 4. Gute Beispiele (derselbe Inhalt, u... 5. Vier Fragen zur Prüfung des Entwurfs 6. Was die Beobachtung zeigt (beobach... 7. Erhaltenes Feedback und wie man es... 8. Aktualisierungsregeln und Ablageor... Erstes Handbuch-B... So geht's: (1) Au... Ziel / gutes Beis... Regeln & Schr... Stolperstelle / s... Erkenntnis / zu k... Schritt 1Aufgaben sammelnWählen Sie eine Aufgabe aus und notieren Sie, wo sie beginnt und endet.z. B. Spesenabrechnung (vom Öffnen des Formulars bis zur ausstehenden Freigabe) Schritt 24 Spalten füllenFüllen Sie Was tun, Entscheidungspunkt, Achtung und Prüfung Schritt für Schritt aus (Board 2). Schritt 3Von anderen testen lassenErklären Sie selbst nichts; die Person arbeitet nur mit dem Handbuch, während Sie zusehen (Board 6). Schritt 4Problemstellen behebenErgänzen Sie bei jedem Schritt, an dem jemand hängen blieb, den fehlenden Entscheidungspunkt und Hinweis (Board 7). Schritt 5Ort festlegenLegen Sie Speicherort, Verantwortlichen und nächsten Prüftermin fest und teilen Sie diese (Board 8). Was tun Entscheidungspunkt Achtung Prüfung Schritt 1 z. B. Öffnen Sie das SpesenformularNotieren Sie, von wo aus Sie es öffnen z. B. Ist der Monatsabschluss vorbei, wählen Sie den Folgemonat z. B. Leicht mit der URL des alten Formulars zu verwechseln z. B. Oben auf dem Bildschirm steht „Spesenabrechnung“ Schritt 2 z. B. Betrag und Zweck eingeben z. B. Ab 60 € (inkl. MwSt.) ist auch der Original-Beleg einzureichen z. B. Betrag inklusive Steuer eingebenEinheit ist Euro z. B. Das Summenfeld stimmt mit dem Belegbetrag überein Schritt 3 z. B. Foto des Belegs anhängen z. B. Unleserliche Fotos erneut aufnehmen z. B. Maximal 5 MB pro Datei z. B. Der Dateiname erscheint im Anhangsfeld Schritt 4 z. B. Antrag an die Führungskraft senden z. B. Ist die Führungskraft abwesend, einen Vertretungs-Genehmiger wählen z. B. Nach dem Senden ist keine eigene Korrektur mehr möglich z. B. Der Status wechselt zu „Freigabe ausstehend“ z. B. „Nach Bedarf prüfen“ - unklar, wer was prüft z. B. „Wie immer“ - sagt einem Einsteiger nichts Weder Bildschirm- noch Schaltflächennamen genannt Mehrere Vorgänge in einem Satz zusammengepackt z. B. „Der Antragsteller vergleicht das Summenfeld mit dem Belegbetrag“ z. B. „Öffnen Sie das Spesenformular über Anträge im internen Portal“ Ein Vorgang pro Satz Bildschirm- und Schaltflächennamen genau wie angezeigt notieren Steht drin, wer es macht? Gibt es einen klaren Maßstab für Entscheidungspunkte? Gibt es eine Prüfung, die den Abschluss bestätigt? Bleibt Jargon übrig, den ein Einsteiger nicht kennt? Wo jemand stockt = ein zu knapp erklärter Schritt Was gefragt wird = ein zu ergänzender Entscheidungspunkt z. B. „Welche Schaltfläche?“ → Namen ergänzen Der Drang, es laut zu erklären, zeigt eine Lücke z. B. „Begriff unverständlich“ → ersetzen z. B. „Reihenfolge vertauscht“ → Schritte umsortieren z. B. „Ausnahme unbekannt“ → Entscheidungspunkt ergänzen Auch bei bewusst nicht behobenem Feedback den Grund festhalten Ablageortz. B. Internes Portal > Handbücher > FinanzenAn genau einem Ort ablegen, den alle über die Suche finden Verantwortlicher und nächster PrüfterminVerantwortlich: ____ / Nächster Prüftermin: __/__Bleibt das Feld leer, korrigiert es niemand mehr Was eine Aktualisierung auslöstz. B. Wenn sich Bildschirm oder Empfänger ändernz. B. Wenn dieselbe Frage zweimal gestellt wird
100%

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Inhalt des Aufgabenboards

Thema festlegen 16 Einträge

Thema festlegen
Arbeit erfassen
Handbuch schreiben
Testen & freigeben
Aufgabe auswählen
Leser festlegen
Anfang/Ende notieren
Schritte notieren
Bildschirme notieren
Unklares notieren
4 Spalten ausfüllen
Beispiel ergänzen
Jargon vereinfachen
Testen lassen
Probleme beheben
Ablage & Datum

Sammeln 0 Einträge

Schreiben 0 Einträge

Testen lassen 0 Einträge

Veröffentlichen & Update 0 Einträge

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