Primer manual para principiantes: enumera tareas, redacta pasos y haz que otros lo prueben

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Primer manual para principiantes: enumera tareas, redacta pasos y haz que otros lo prueben

Esta plantilla para principiantes es para quien recibe el encargo de crear un manual y no sabe qué ni hasta dónde escribir para que se entienda. La pizarra reúne un flujo con los 5 pasos de creación, el cuerpo del manual con las filas Paso 1 a 4 y las 4 columnas «qué hacer, punto de decisión, precaución, comprobación», tres marcos con un mal ejemplo, un buen ejemplo y las preguntas para comprobarlo, dos marcos con lo observado y cómo corregir los comentarios, y un marco con las normas de actualización. El tablero de tareas tiene cinco columnas -decidir qué escribir, recopilando, redactando, que lo prueben y publicar y actualizar- con 4 tareas principales y 3 subtareas cada una, 16 en total, todas sin empezar. Sigue primero los 5 pasos de la pizarra 1 y, con el modelo de la pizarra 2, terminarás un manual completo aunque sea tu primera vez; la pizarra 8 te deja fijar quién lo actualiza y cuándo revisarlo.

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1. Los 5 pasos para crear el manual (... 2. El cuerpo del manual (rellena 4 co... 3. Malos ejemplos (formas que no se e... 4. Buenos ejemplos (el mismo contenid... 5. Cuatro preguntas para comprobar lo... 6. Lo que se aprende al observar (obs... 7. Comentarios recibidos y cómo corre... 8. Normas de actualización y lugar (n... Tablero de primer... Cómo usarla: (1) ... Meta / buen ejemplo Normas y forma de... Punto de bloqueo ... Aprendizaje / qué... Paso 1Anota las tareasElige una tarea para escribir y anota dónde empieza y dónde acaba.ej. Reembolso de gastos (desde abrir el formulario hasta quedar pendiente de aprobación) Paso 2Rellena 4 columnasRellena qué hacer, punto de decisión, precaución y comprobación, un paso cada vez (pizarra 2). Paso 3Que otro lo pruebeNo expliques nada tú; que trabaje solo con el manual mientras observas (pizarra 6). Paso 4Corrige lo atascadoAñade el punto de decisión y la precaución que falten en cada paso donde se atascó (pizarra 7). Paso 5Fija el lugarDecide y comparte el lugar de guardado, quién lo actualiza y la próxima fecha de revisión (pizarra 8). Qué hacer Punto de decisión Precaución Comprobación Paso 1 ej. Abre el formulario de reembolsoAnota desde dónde lo abres ej. Si ya pasó el cierre de mes, elige el mes siguiente ej. Fácil de confundir con la URL del formulario antiguo ej. En la pantalla aparece «Reembolso de gastos» Paso 2 ej. Introduce el importe y el motivo ej. 60 € o más (con impuestos) también necesita el recibo original ej. Introduce el importe con impuestos incluidosLa unidad es euros ej. El total coincide con el importe del recibo Paso 3 ej. Adjunta una foto del recibo ej. Vuelve a hacer la foto si el texto no se lee ej. Hasta 5 MB por archivo ej. El nombre del archivo aparece en el campo adjunto Paso 4 ej. Envía la solicitud a tu responsable ej. Si tu responsable está fuera, elige un aprobador suplente ej. No puedes corregirlo tú mismo después de enviarlo ej. El estado pasa a «Pendiente de aprobación» ej. «Comprobar según proceda» - no se sabe quién comprueba qué ej. «Como siempre» - no significa nada para alguien nuevo No se indican nombres de pantallas ni de botones Varias acciones metidas en una sola frase ej. «El solicitante compara el campo del total con el importe del recibo» ej. «Abre el formulario de reembolso desde Solicitudes en el portal interno» Una acción por frase Escribe los nombres de pantalla y botón tal como aparecen ¿Dice quién lo hace? ¿Hay un criterio claro para los puntos de decisión? ¿Hay una comprobación que confirme que terminó? ¿Queda alguna jerga que alguien nuevo no entienda? Donde se paró = un paso poco explicado Lo que preguntó = un punto de decisión que añadir ej. «¿Qué botón?» → añade el nombre del botón Si te dan ganas de explicarlo en voz alta, es señal de que falta algo ej. «No entendí el término» → sustitúyelo ej. «Los pasos estaban desordenados» → reordénalos ej. «No conocía la excepción» → añade un punto de decisión Anota también el motivo de lo que decidas no corregir Dónde se guardaej. Portal interno > Manuales > FinanzasGuárdalo en un único lugar que todos puedan encontrar buscando Quién lo actualiza y cuándo revisarloQuién lo actualiza: ____ / Próxima fecha de revisión: __/__Si el responsable queda en blanco, nadie lo corrige nunca Qué motiva una actualizaciónej. Cuando cambia la pantalla o el destinatarioej. Cuando recibes la misma pregunta dos veces
100%

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Contenido del tablero de tareas

Decidir qué escribir 16 elementos

Decidir qué escribir
Recopilar el trabajo
Redactar el manual
Probar y publicar
Elegir la tarea
Decidir el lector
Anotar inicio y fin
Anotar al trabajar
Anotar las pantallas
Anotar las dudas
Rellenar 4 columnas
Añadir un ejemplo
Simplificar la jerga
Que otro lo pruebe
Corregir lo atascado
Fijar lugar y fecha

Recopilando 0 elementos

Redactando 0 elementos

Que lo prueben 0 elementos

Publicar y actualizar 0 elementos

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