Vista previa de la pizarra
① Cómo usar esto y empieza aquí (tare...
② Pasos actuales (divide la tarea en ...
③ Tarda mucho tiempo (de los pasos de ②)
④ Provoca Errores
⑤ Tiene Espera Larga
⑦ Tabla ECRS (para cada paso de ②, an...
⑧ Ideas con dudas y preguntas para ot...
⑨ Eliminar (de la columna eliminar de ⑦)
⑩ Combinar (de la columna combinar de ⑦)
⑪ Reordenar (de la columna reordenar ...
⑫ Simplificar (de la columna simplifi...
⑬ Efecto x Esfuerzo de Probarlo (colo...
Efecto alto x esfuerzo alto
Efecto alto x esfuerzo bajo
Efecto bajo x esfuerzo alto
Efecto bajo x esfuerzo bajo
⑭ Mejoras a probar y por qué (elige 2...
⑮ Prueba (prueba a pequeña escala la ...
⑯ Comprobar Efecto (compara antes y d...
⑰ Asentado (mantén la mejora que func...
⑱ Plan de mejora (escribe las mejoras...
Revisar los pasos...
Cómo usar (4 pági...
La mejora elegida...
Cómo usarlo, paso...
Pasos donde preoc...
Ideas, hallazgos ...
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Elegir la tarea a...
Ctrl+F / ⌘F : 2/4...
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Aplicar los 4 pri...
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Orden de escritura Página 1: elige la tarea a revisar → Página 2: genera ideas ECRS → Página 3: elige qué probar → Página 4: pruébalo y afiánzalo Los ejemplos "ej." usan la emisión de facturas. Reescríbelos con las palabras de tu tarea
Se reducen pasos, no personas El objetivo es recortar pasos inútiles y reducir tiempo, errores y esperas - no una tabla para reducir personas
Empieza aquí (tarea a revisar, objetivo, plazo) ej. Emitir facturas (40/mes) / Bajar 70 min por factura a 60 min o menos / Para fin del próximo mes
Paso 1 Recepción ej. Revisar una solicitud de factura llegada por correo Tiempo: 10 min
Paso 2 Revisar importe ej. Cruzar el presupuesto con el albarán Tiempo: 20 min
Paso 3 Elaborar ej. Crear la factura en una h oja de cálculo y escribir el destinatario Tiempo: 15 min
Paso 4 Aprobar ej. Imprimirla y conseguir el sello del jefe Tiempo: 5 min (espera de 1 dí a)
Paso 5 Enviar ej. Convertirla en PDF y envi arla por correo Tiempo: 10 min
Paso 6 Registrar ej. Copiar la factura enviada al libro de registro Tiempo: 10 min
ej. Revisar el importe (paso 2) tarda 20 minutos
ej. Escribir el destinatario a mano cada vez en el paso 3 (ela borar)
Anota un paso lento por nota, de ②
ej. Equivocarse con el importe en el paso 3 (elaborar)
ej. Olvidos al registrar en el paso 6
Anota el paso y con qué frecuencia ocurre el error
ej. Esperar un día la aprobación en el paso 4
ej. Esperar el albarán en el paso 2
Anota a quién o qué estás esperando
⑥ ECRS (4 princip...
Eliminar
¿Hay algún paso que no se echaría en falta ?
ej. Dejar de imprimir una copia que nadie mira
Combinar
¿Se pueden unir pasos o envíos separados e n uno?
ej. Agrupar todos los envíos en uno al día
Reordenar
¿Cambiar el orden o el responsable reducir ía la espera?
ej. Mover la revisión del importe justo de spués de la recepción
Simplificar
¿Lo que queda se puede hacer más fácil o c on menos errores?
ej. Precargar el destinatario en la planti lla de la factura
Eliminar
Combinar
Reordenar
Simplificar
Paso 1 Recepción
ej. Dejar de reenviar el correo de la soli citud
ej. Agrupar solicitudes y recibirlas dos v eces por semana
ej. Quien recibe revisa el importe justo d espués
ej. Fijar un único formato de solicitud
Paso 2 Revisar im...
ej. Quitar la segunda revisión por duplica do
ej. Guardar presupuesto y albarán en la mi sma carpeta
ej. Recibir solo cuando llegue el albarán
ej. Crear una hoja de cotejo
Paso 3 Elaborar
ej. Dejar de escribir el destinatario a ma no
ej. Agrupar en una sola factura al mismo c liente
ej. Elaborarla el día de entrega, no a fin de mes
ej. Precargar el cliente en la plantilla
Paso 4 Aprobar
ej. Dejar de imprimir y sellar
ej. Agrupar aprobaciones una vez al día
ej. Aprobar en pantalla antes de imprimir
ej. Aprobar con una sola respuesta de chat
Paso 5 Enviar
ej. Dejar de imprimir copia tras el envío
ej. Agrupar envíos una vez al día
ej. Enviar justo después de la aprobación
ej. Usar una plantilla fija para el correo de envío
Paso 6 Registrar
ej. Dejar de copiar al libro de registro
ej. Registrar en la misma hoja de elaborac ión
ej. Registrar antes de enviar, no después
ej. Convertir el libro en una hoja que sum a sola
ej. Duda - ¿se puede dejar de imprimir y sellar? Quiero pregunta r al jefe que aprueba
ej. Quiero saber - ¿cuántos minutos tardan otros en revisar el i mporte?
Comparte el tablero con tu departamento (visibilidad limitada) y pide que añadan ideas en ⑦. Pide que firmen lo que añadan
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Elegir la mejora ...
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Probarla y afianz...
ej. Dejar de copiar al libro - ahorra 10 mi n
ej. Quitar la segunda revisión - ahorra 10 min
Anota el tiempo que ahorra cada idea
ej. Agrupar aprobaciones una vez al día - l a espera de 1 día pasa a medio día
ej. Agrupar envíos una vez al día - ahorra 5 min
Anota el tiempo que ahorra cada idea
ej. Quien recibe revisa el importe justo de spués - ahorra 5 min
ej. Enviar justo después de la aprobación - reduce la espera
Anota el tiempo que ahorra cada idea
ej. Precargar el cliente en la plantilla - ahorra 10 min
ej. Plantilla fija para el correo de envío - ahorra 5 min
Anota el tiempo que ahorra cada idea
縦軸: Efecto, tiemp...
ej. Convertir el libro en una hoja que suma sola. Necesita preparación, así que probarla tras las 2 elegidas en ⑭.
ej. Agrupar aprobaciones una vez al día. Elige de aquí tu primera prueba.
ej. Fijar un único formato de solicitud. De momento se deja, solo se anota.
ej. Plantilla fija para el correo de envío. Quien lo note lo corrige al momento.
ej. Prueba 1 - agrupar aprobaciones una vez al día (combinar)
ej. Prueba 2 - dejar de copiar al libro de registro (eliminar)
ej. Por qué - las dos se pueden empezar la próxima semana y ahor ran medio día de espera más 10 minutos de copia
ej. Empieza con una sola persona durante una semana
ej. Mide el tiempo actual 3 veces antes de empezar
ej. Guarda el procedimiento actual para poder volver atrás
Anota quién la prueba y durante cuánto tiempo
ej. Tiempo por factura - de 70 min a 60 min (ahorró los 10 min de copia)
ej. Cuenta los errores de la misma forma que antes
ej. Pregunta a quien la probó qué le costó
Si no funciona, vuelve a ⑨–⑫
ej. Reescribe el procedimiento con los nuevos pasos
ej. Vuelve a medir el tiempo un mes después
ej. Muestra el tablero compartido a otros departamentos
Decide y anota si se mantiene o se abandona
Contenido de la m...
Pasos a probar
Cómo medir el efecto
Dónde difundirla
Eliminar
ej. Dejar de copiar al libro de registro
ej. Durante una semana, registrar solo en la hoja de elaboración
ej. Medir el tiempo que lleva registrar
ej. Equipo de reembolso de gastos
Combinar
ej. Agrupar aprobaciones una vez al día
ej. Pedirlo al jefe todos los días a las 1 6h, de una vez
ej. Medir el tiempo de espera hasta la apr obación
ej. Aprobaciones de órdenes de compra
Reordenar
ej. Próxima candidata - quien recibe revis a el importe justo después
ej. Que la misma persona reciba y revise
ej. Contar cuántas veces se devuelve
ej. Elaboración de presupuestos
Simplificar
ej. Próxima candidata - plantilla fija par a el correo de envío
ej. Crear 3 plantillas fijas y usarlas
ej. Medir el tiempo que lleva enviar
ej. Correos de aviso del departamento come rcial
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Aplicar los 4 pri...
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Elegir la mejora ...
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Probarla y afianz...
Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom