ECRS (4 principios de mejora) para principiantes | Revisa y simplifica tus pasos de trabajo

Equipo y personas

ECRS (4 principios de mejora) para principiantes | Revisa y simplifica tus pasos de trabajo

Esta plantilla ECRS (4 principios de mejora) para principiantes ayuda a quien mejora el trabajo en oficina, tienda o fábrica a anotar sus pasos y tiempos. En las cuatro páginas, la página 1 fija la tarea y anota los 6 pasos actuales con su tiempo, la página 2 rellena la tabla ECRS con ideas por paso, la página 3 agrupa esas ideas por principio y elige qué probar por efecto y esfuerzo, y la página 4 escribe el plan de mejora y mueve las tarjetas por prueba, comprobación y asentado. El tablero de tareas tiene cuatro columnas - preparación, prueba, comprobar efecto y asentado - con 4 tareas en el mismo orden que las páginas y 3 subtareas cada una, todas en preparación. ECRS son las iniciales de Eliminar, Combinar, Reordenar y Simplificar, en el orden que suele dar más resultado. Si no sabes por dónde empezar, reescribe el ejemplo de la factura con tus palabras. Se reducen pasos, no personas. Comparte el tablero con tu departamento, y lleva a otros equipos las mejoras que funcionen.

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ECRS eficiencia del trabajo mejora de procesos 4 principios de mejora para principiantes
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① Cómo usar esto y empieza aquí (tare... ② Pasos actuales (divide la tarea en ... ③ Tarda mucho tiempo (de los pasos de ②) ④ Provoca Errores ⑤ Tiene Espera Larga ⑦ Tabla ECRS (para cada paso de ②, an... ⑧ Ideas con dudas y preguntas para ot... ⑨ Eliminar (de la columna eliminar de ⑦) ⑩ Combinar (de la columna combinar de ⑦) ⑪ Reordenar (de la columna reordenar ... ⑫ Simplificar (de la columna simplifi... ⑬ Efecto x Esfuerzo de Probarlo (colo... Efecto alto x esfuerzo alto Efecto alto x esfuerzo bajo Efecto bajo x esfuerzo alto Efecto bajo x esfuerzo bajo ⑭ Mejoras a probar y por qué (elige 2... ⑮ Prueba (prueba a pequeña escala la ... ⑯ Comprobar Efecto (compara antes y d... ⑰ Asentado (mantén la mejora que func... ⑱ Plan de mejora (escribe las mejoras... Revisar los pasos... Cómo usar (4 pági... La mejora elegida... Cómo usarlo, paso... Pasos donde preoc... Ideas, hallazgos ... 1/4 Elegir la tarea a... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Aplicar los 4 pri... ↙ 3/4 Orden de escrituraPágina 1: elige la tarea a revisar → Página 2: genera ideas ECRS → Página 3: elige qué probar → Página 4: pruébalo y afiánzaloLos ejemplos "ej." usan la emisión de facturas. Reescríbelos con las palabras de tu tarea Se reducen pasos, no personasEl objetivo es recortar pasos inútiles y reducir tiempo, errores y esperas - no una tabla para reducir personas Empieza aquí (tarea a revisar, objetivo, plazo)ej. Emitir facturas (40/mes) / Bajar 70 min por factura a 60 min o menos / Para fin del próximo mes Paso 1 Recepciónej. Revisar una solicitud de factura llegada por correoTiempo: 10 min Paso 2 Revisar importeej. Cruzar el presupuesto con el albaránTiempo: 20 min Paso 3 Elaborarej. Crear la factura en una hoja de cálculo y escribir el destinatarioTiempo: 15 min Paso 4 Aprobarej. Imprimirla y conseguir el sello del jefeTiempo: 5 min (espera de 1 día) Paso 5 Enviarej. Convertirla en PDF y enviarla por correoTiempo: 10 min Paso 6 Registrarej. Copiar la factura enviada al libro de registroTiempo: 10 min ej. Revisar el importe (paso 2) tarda 20 minutos ej. Escribir el destinatario a mano cada vez en el paso 3 (elaborar) Anota un paso lento por nota, de ② ej. Equivocarse con el importe en el paso 3 (elaborar) ej. Olvidos al registrar en el paso 6 Anota el paso y con qué frecuencia ocurre el error ej. Esperar un día la aprobación en el paso 4 ej. Esperar el albarán en el paso 2 Anota a quién o qué estás esperando ⑥ ECRS (4 princip... Eliminar ¿Hay algún paso que no se echaría en falta? ej. Dejar de imprimir una copia que nadie mira Combinar ¿Se pueden unir pasos o envíos separados en uno? ej. Agrupar todos los envíos en uno al día Reordenar ¿Cambiar el orden o el responsable reduciría la espera? ej. Mover la revisión del importe justo después de la recepción Simplificar ¿Lo que queda se puede hacer más fácil o con menos errores? ej. Precargar el destinatario en la plantilla de la factura Eliminar Combinar Reordenar Simplificar Paso 1 Recepción ej. Dejar de reenviar el correo de la solicitud ej. Agrupar solicitudes y recibirlas dos veces por semana ej. Quien recibe revisa el importe justo después ej. Fijar un único formato de solicitud Paso 2 Revisar im... ej. Quitar la segunda revisión por duplicado ej. Guardar presupuesto y albarán en la misma carpeta ej. Recibir solo cuando llegue el albarán ej. Crear una hoja de cotejo Paso 3 Elaborar ej. Dejar de escribir el destinatario a mano ej. Agrupar en una sola factura al mismo cliente ej. Elaborarla el día de entrega, no a fin de mes ej. Precargar el cliente en la plantilla Paso 4 Aprobar ej. Dejar de imprimir y sellar ej. Agrupar aprobaciones una vez al día ej. Aprobar en pantalla antes de imprimir ej. Aprobar con una sola respuesta de chat Paso 5 Enviar ej. Dejar de imprimir copia tras el envío ej. Agrupar envíos una vez al día ej. Enviar justo después de la aprobación ej. Usar una plantilla fija para el correo de envío Paso 6 Registrar ej. Dejar de copiar al libro de registro ej. Registrar en la misma hoja de elaboración ej. Registrar antes de enviar, no después ej. Convertir el libro en una hoja que suma sola ej. Duda - ¿se puede dejar de imprimir y sellar? Quiero preguntar al jefe que aprueba ej. Quiero saber - ¿cuántos minutos tardan otros en revisar el importe? Comparte el tablero con tu departamento (visibilidad limitada) y pide que añadan ideas en ⑦. Pide que firmen lo que añadan 3/4 Elegir la mejora ... → 4/4 4/4 Probarla y afianz... ej. Dejar de copiar al libro - ahorra 10 min ej. Quitar la segunda revisión - ahorra 10 min Anota el tiempo que ahorra cada idea ej. Agrupar aprobaciones una vez al día - la espera de 1 día pasa a medio día ej. Agrupar envíos una vez al día - ahorra 5 min Anota el tiempo que ahorra cada idea ej. Quien recibe revisa el importe justo después - ahorra 5 min ej. Enviar justo después de la aprobación - reduce la espera Anota el tiempo que ahorra cada idea ej. Precargar el cliente en la plantilla - ahorra 10 min ej. Plantilla fija para el correo de envío - ahorra 5 min Anota el tiempo que ahorra cada idea 縦軸: Efecto, tiemp... ej. Convertir el libro en una hoja que suma sola. Necesita preparación, así que probarla tras las 2 elegidas en ⑭. ej. Agrupar aprobaciones una vez al día. Elige de aquí tu primera prueba. ej. Fijar un único formato de solicitud. De momento se deja, solo se anota. ej. Plantilla fija para el correo de envío. Quien lo note lo corrige al momento. ej. Prueba 1 - agrupar aprobaciones una vez al día (combinar) ej. Prueba 2 - dejar de copiar al libro de registro (eliminar) ej. Por qué - las dos se pueden empezar la próxima semana y ahorran medio día de espera más 10 minutos de copia ej. Empieza con una sola persona durante una semana ej. Mide el tiempo actual 3 veces antes de empezar ej. Guarda el procedimiento actual para poder volver atrás Anota quién la prueba y durante cuánto tiempo ej. Tiempo por factura - de 70 min a 60 min (ahorró los 10 min de copia) ej. Cuenta los errores de la misma forma que antes ej. Pregunta a quien la probó qué le costó Si no funciona, vuelve a ⑨–⑫ ej. Reescribe el procedimiento con los nuevos pasos ej. Vuelve a medir el tiempo un mes después ej. Muestra el tablero compartido a otros departamentos Decide y anota si se mantiene o se abandona Contenido de la m... Pasos a probar Cómo medir el efecto Dónde difundirla Eliminar ej. Dejar de copiar al libro de registro ej. Durante una semana, registrar solo en la hoja de elaboración ej. Medir el tiempo que lleva registrar ej. Equipo de reembolso de gastos Combinar ej. Agrupar aprobaciones una vez al día ej. Pedirlo al jefe todos los días a las 16h, de una vez ej. Medir el tiempo de espera hasta la aprobación ej. Aprobaciones de órdenes de compra Reordenar ej. Próxima candidata - quien recibe revisa el importe justo después ej. Que la misma persona reciba y revise ej. Contar cuántas veces se devuelve ej. Elaboración de presupuestos Simplificar ej. Próxima candidata - plantilla fija para el correo de envío ej. Crear 3 plantillas fijas y usarlas ej. Medir el tiempo que lleva enviar ej. Correos de aviso del departamento comercial → 2/4 Aplicar los 4 pri... ↙ 3/4 Elegir la mejora ... → 4/4 Probarla y afianz...
100%

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Contenido del tablero de tareas

Preparación 16 elementos

Elegir tarea
Aplicar ECRS
Elegir mejora
Probar y fijar
Fijar meta
Anotar pasos
Marcar problemas
ECRS por paso
Anotar dudas
Compartir tablero
Agrupar por ECRS
Ubicar en matriz
Elegir 2 mejoras
Escribir plan
Probar y medir
Fijar y difundir

Prueba 0 elementos

Comprobar efecto 0 elementos

Asentado 0 elementos

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