ECRS（改善四原則）入門｜依消除·合併·重新排列·簡化的順序重新梳理工作，把效率提升列入任務

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ECRS（改善四原則）入門｜依消除·合併·重新排列·簡化的順序重新梳理工作，把效率提升列入任務

負責在辦公室、門市或工廠提升業務效率的人適用的ECRS（改善四原則）入門範本，寫出目前工作的步驟與耗時，依消除→合併→重新排列→簡化的順序重新檢視，並把要嘗試的改善列入任務。四頁盤面：第1頁選定要梳理的工作並寫下目前6個步驟與耗時、標出在意的步驟；第2頁在ECRS表格中為6個步驟逐一寫出改善方案；第3頁把方案依四原則歸類，依效果與嘗試成本比較後選出要試的改善；第4頁寫改善計畫表，依試行→效果確認→定型的順序推進。任務看板分「準備」「試行」「效果確認」「定型」四欄，與四頁同序的4個上層任務各帶3個子任務，均從「準備」開始，目前皆為未開始。ECRS是Eliminate（消除）、Combine（合併）、Rearrange（重新排列）、Simplify（簡化）首字母的合稱，一般認為依此順序逐一檢視效果更大。不清楚怎麼用時，可把發票製作的範例逐條換成自己工作中的說法。要減少的是步驟，不是人。可在部門內限定公開盤面收集意見，見效的改善也能推廣到其他部門。

0 讚 0 複製 作者: WeProcess
ECRS 提升效率 業務改善 改善四原則 入門
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① 使用方式與從這裡開始寫（要梳理的工作·目的·期限） ② 目前的步驟（把要梳理的工作分成6個步驟，寫出耗時） ③ 耗時較長（來自②的步驟） ④ 容易出錯 ⑤ 等待較多 ⑦ ECRS表格（針對②的每個步驟，依消除→合併→重新排列→簡化的順序寫出方案） ⑧ 猶豫的方案·想問別人的事（在部門內限定公開收集方案） ⑨ 消除（來自⑦的消除欄） ⑩ 合併（來自⑦的合併欄） ⑪ 重新排列（來自⑦的重新排列欄） ⑫ 簡化（來自⑦的簡化欄） ⑬ 效果×嘗試成本（擺放⑨～⑫的方案，決定嘗試的順序） 效果大×成本大 效果大×成本小 效果小×成本大 效果小×成本小 ⑭ 要試的改善與理由（從⑬選出2項） ⑮ 試行（把⑭選出的改善先小範圍試） ⑯ 效果確認（比較試行前後） ⑰ 定型（延續見效的改善） ⑱ 改善計畫表（把⑭的改善寫在對應原則的列裡，剩下的列作為下一輪候選） 用ECRS重新梳理工作步驟 使用方式（共4頁）：① 在第1頁寫... 選定的改善與定下的事 使用方式與推進方式 耗時、出錯、等待較多的步驟 改善方案、發現、疑問 1/4 選定要梳理的工作 Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 用四原則梳理 ↙ 3/4 書寫順序第1頁選定要梳理的工作 → 第2頁提出四原則的方案 → 第3頁篩選要試的改善 → 第4頁試行並使其定型「例：」對應的是發票製作的情形。請替換成自己工作中的說法使用 減少的是步驟，不是人目的是減少多餘的步驟，降低耗時、出錯與等待。這不是用來裁員的表格 從這裡開始寫（要梳理的工作·目的·期限）例：發票製作（每月40件）／把每件70分鐘縮短到60分鐘以內／到下個月底為止 步驟1 受理例：確認電子郵件收到的開票申請耗時：10分鐘 步驟2 核對金額例：核對報價單與出貨單耗時：20分鐘 步驟3 製作例：用試算表軟體製作發票並輸入收件人名稱耗時：15分鐘 步驟4 審核例：列印後請主管蓋章耗時：5分鐘（等待1天） 步驟5 寄送例：轉成PDF用電子郵件寄出耗時：10分鐘 步驟6 記錄例：把寄出的發票抄寫到帳本耗時：10分鐘 例：步驟2核對金額要花20分鐘 例：步驟3製作時每次手動輸入收件人名稱 把②中耗時長的步驟各寫1條便利貼 例：步驟3製作時金額輸入錯誤 例：步驟6記錄時出現漏抄 寫出出錯的步驟與次數 例：步驟4審核要等1天 例：等待步驟2的出貨單送達 寫出在等誰、等什麼 ⑥ ECRS（改善四原則）：依消除... 消除（Eliminate） 有沒有不做也沒關係的步驟 例：取消沒人看的存檔列印 合併（Combine） 能否把分開的步驟或次數合併成一次 例：把每次寄送合併成每天1次 重新排列（Rearrange） 改變順序或分工是否能減少等待 例：把核對金額移到受理之後立刻做 簡化（Simplify） 剩下的步驟能否做得更輕鬆、更不容易出錯 例：事先在發票範本裡登記好收件人名稱 消除（Eliminate） 合併（Combine） 重新排列（Rearrange） 簡化（Simplify） 步驟1 受理 例：取消轉寄申請郵件 例：把申請合併成每週2次集中受理 例：受理的人接著做金額核對 例：統一申請的格式 步驟2 核對金額 例：取消第二次複核 例：把報價單與出貨單放進同一個資料夾 例：收到出貨單後才受理 例：製作核對用的對照表 步驟3 製作 例：取消收件人名稱手動輸入 例：把同一客戶的發票合併成一張 例：不等到月底，出貨當天就製作 例：在範本裡預先登記客戶資料 步驟4 審核 例：取消列印與蓋章 例：請主管每天集中審核1次 例：列印前先在畫面上完成審核 例：審核只用聊天回覆1句完成 步驟5 寄送 例：取消寄送後的存檔列印 例：把寄送合併成每天1次 例：審核結束後立刻寄送 例：把寄送郵件的文字定型化 步驟6 記錄 例：取消抄寫到帳本 例：記錄和製作用同一張表完成 例：寄送之前先記錄 例：把帳本改成自動彙總的表格 例：猶豫的方案：取消列印與蓋章是否可行，想問審核的主管 例：想問的事：別人核對金額平均花多少分鐘 把盤面限定公開給部門內的人，請他們在⑦補充方案。補充的方案請附上姓名 3/4 篩選要試的改善 → 4/4 4/4 試行並定型下來 例：取消抄寫到帳本：減少10分鐘 例：取消第二次複核：減少10分鐘 請為每條方案寫上能減少的耗時 例：請主管每天集中審核1次：等待1天縮短為半天 例：把寄送合併成每天1次：減少5分鐘 請為每條方案寫上能減少的耗時 例：受理的人接著做金額核對：減少5分鐘 例：審核結束後立刻寄送：等待變少 請為每條方案寫上能減少的耗時 例：在範本裡預先登記客戶資料：減少10分鐘 例：把寄送郵件的文字定型化：減少5分鐘 請為每條方案寫上能減少的耗時 縦軸: 效果·減少的耗時（上=較大... 例：把帳本改成自動彙總的表格。需要準備時間，排在⑭的兩項之後再試。 例：請主管每天集中審核1次。最先要試的就從這裡選。 例：統一申請的格式。這次先不做，只留記錄。 例：把寄送郵件的文字定型化。發現的人隨手就能改。 例：要試的改善1：請主管每天集中審核1次（合併） 例：要試的改善2：取消抄寫到帳本（消除） 例：理由：兩項下週都能開始試，能減少等待半天和抄寫的10分鐘 例：先由1個人試1週 例：試行前先測3次目前的耗時 例：保留現有作業手冊以便能恢復原狀 把試行的期間與負責人寫在便利貼上 例：每件耗時：70分鐘變為60分鐘（減少了抄寫的10分鐘） 例：出錯次數依試行前相同的方式統計 例：詢問試行的人遇到的困難 沒有效果就回到⑨～⑫ 例：把新步驟改寫進作業手冊 例：1個月後再測一次耗時 例：把限定公開的盤面展示給其他部門 決定是否繼續，並寫下來 改善的內容 嘗試的步驟 效果的衡量方式 推廣對象 消除 例：取消抄寫到帳本 例：1週內只記錄在製作用的表格裡 例：測量記錄所需的耗時 例：報銷費用的負責人 合併 例：請主管每天集中審核1次 例：每天16時集中拜託主管 例：記錄到審核完成為止的等待時間 例：訂購單的審核 重新排列 例：下一候選：受理的人接著做金額核對 例：讓負責表中的受理與核對由同一人完成 例：統計退回的次數 例：報價單的製作 簡化 例：下一候選：把寄送郵件的文字定型化 例：製作3種定型文並使用 例：測量寄送所需的耗時 例：營業部的通知郵件 → 2/4 用四原則梳理 ↙ 3/4 篩選要試的改善 → 4/4 試行並定型下來
100%

拖曳可移動，滾動滑鼠滾輪可縮放

任務看板內容

準備 16 項

選定要梳理的工作
用四原則重新梳理
篩選要試的改善
試行並使其定型
寫下要梳理的工作與目的
寫下目前的步驟與耗時
給在意的步驟做標記
依步驟寫出四原則的方案
寫下猶豫的方案與疑問
在部門內限定公開
依四原則歸類方案
依效果與成本擺放
選出要試的改善與理由
寫改善計畫表
試行並確認效果
定型並推廣

試行 0 項

效果確認 0 項

定型 0 項

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