ECRS pour débutants : éliminer, regrouper, réorganiser et simplifier vos méthodes de travail

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ECRS pour débutants : éliminer, regrouper, réorganiser et simplifier vos méthodes de travail

Les responsables d'amélioration en bureau, magasin ou usine utilisent ce modèle ECRS (4 principes d'amélioration) pour débutants pour revoir leurs méthodes de travail. Sur les 4 pages, la 1 choisit le travail et note 6 étapes actuelles avec leur durée et les points gênants ; la 2 remplit un tableau ECRS d'idées par étape ; la 3 regroupe les idées par principe et choisit les essais selon l'effet et l'effort ; la 4 écrit le plan d'amélioration et avance de l'essai à l'acquis. Le tableau de tâches a 4 colonnes dans l'ordre des pages, avec 4 tâches parentes de 3 sous-tâches, toutes à faire depuis Préparation. ECRS vient d'Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify, à examiner dans cet ordre pour un effet maximal. Si la méthode n'est pas claire, reprenez l'exemple de la facturation avec vos propres mots. On réduit des étapes, pas des personnes. Partagez la page avec votre service, puis diffusez les améliorations qui ont marché.

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ECRS amélioration continue efficacité au travail 4 principes ECRS pour débutants
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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu ECRS pour débutants : éliminer, regrouper, réorganiser et simplifier vos méthodes de travail

Aperçu du tableau blanc

① Mode d'emploi et « Commencez ici » ... ② Étapes actuelles (6 étapes du trava... ③ Étapes longues (parmi celles de ②) ④ Étapes avec erreurs ⑤ Étapes avec attente ⑦ Tableau ECRS (une idée par étape de... ⑧ Idées incertaines et questions (à p... ⑨ Éliminer (colonne éliminer de ⑦) ⑩ Regrouper (colonne regrouper de ⑦) ⑪ Réorganiser (colonne réorganiser de ⑦) ⑫ Simplifier (colonne simplifier de ⑦) ⑬ Effet × effort (placez les idées de... Effet fort × effort fort Effet fort × effort faible Effet faible × effort fort Effet faible × effort faible ⑭ Essais choisis et raisons (2 idées ... ⑮ Essai (testez à petite échelle l'am... ⑯ Vérification (comparez avant et apr... ⑰ Ancrage (poursuivez l'amélioration ... ⑱ Plan d'amélioration (écrivez l'essa... Revoir son travai... Mode d'emploi (4 ... Essais choisis et... Mode d'emploi et ... Étapes qui posent... Idées, remarques ... 1/4 Choisir le travai... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Revoir avec les 4... ↙ 3/4 Ordre d'écriturePage 1 choisir le travail → page 2 idées des 4 principes → page 3 choisir les essais → page 4 essayer et ancrer« ex. » utilise la facturation. Remplacez-le par les mots de votre propre travail On réduit des étapes, pas des personnesLe but est de réduire les étapes inutiles et le temps, les erreurs, l'attente. Ce tableau ne sert pas à réduire le personnel Commencez ici (travail, objectif, délai)ex. création des factures (40 par mois) / passer de 70 à 60 minutes maximum par facture / avant la fin du mois prochain Étape 1 Réceptionex. vérifier la demande de facture reçue par e-mailDurée : 10 min Étape 2 Vérif. montantex. comparer le devis et le bon de livraisonDurée : 20 min Étape 3 Créationex. créer la facture sur tableur et saisir le nom du clientDurée : 15 min Étape 4 Approbationex. imprimer et faire tamponner par le responsableDurée : 5 min (attente 1 jour) Étape 5 Envoiex. convertir en PDF et envoyer par e-mailDurée : 10 min Étape 6 Enregistrementex. recopier la facture envoyée dans le registreDurée : 10 min ex. la vérification du montant à l'étape 2 prend 20 min ex. la saisie du nom du client à l'étape 3 est manuelle à chaque fois Notez une étape longue de ② par note ex. erreur de saisie du montant à l'étape 3 ex. oubli de recopie à l'étape 6 Notez l'étape et le nombre d'erreurs ex. 1 jour d'attente à l'étape 4 (approbation) ex. attente du bon de livraison à l'étape 2 Notez qui ou quoi vous attendez ⑥ ECRS (4 princip... Éliminer (Eliminate) Y a-t-il une étape dont on peut se passer ? ex. arrêter d'imprimer une copie que personne ne regarde Regrouper (Combine) Peut-on réunir des étapes ou des envois séparés ? ex. regrouper les envois en un seul par jour Réorganiser (Rearrange) Un autre ordre ou une autre personne réduirait-il l'attente ? ex. déplacer la vérification juste après la réception Simplifier (Simplify) Peut-on rendre l'étape restante plus simple ou plus sûre ? ex. préremplir le nom du client dans le modèle de facture Éliminer (Eliminate) Regrouper (Combine) Réorganiser (Rear... Simplifier (Simpl... Étape 1 Réception ex. arrêter de transférer l'e-mail de demande ex. regrouper la réception des demandes 2 fois par semaine ex. la même personne enchaîne réception et vérification ex. fixer un seul format de demande Étape 2 Vérif. mo... ex. arrêter le second contrôle du double contrôle ex. ranger devis et bon de livraison dans un seul dossier ex. ne recevoir la demande qu'à l'arrivée du bon de livraison ex. créer une liste de contrôle de rapprochement Étape 3 Création ex. arrêter de saisir le nom du client à la main ex. regrouper les factures d'un même client en une seule ex. créer la facture à la livraison plutôt qu'en fin de mois ex. préenregistrer les clients dans le modèle Étape 4 Approbation ex. arrêter l'impression et le tampon ex. regrouper les approbations une fois par jour ex. obtenir l'approbation à l'écran avant impression ex. valider l'approbation par une seule réponse sur le chat Étape 5 Envoi ex. arrêter d'imprimer une copie après l'envoi ex. regrouper les envois une fois par jour ex. envoyer tout de suite après l'approbation ex. utiliser un modèle fixe pour l'e-mail d'envoi Étape 6 Enregistr... ex. arrêter de recopier dans le registre ex. enregistrer dans le même tableau que la création ex. enregistrer avant l'envoi ex. automatiser le total du registre ex. idée incertaine : peut-on arrêter l'impression et le tampon ? À demander au responsable qui approuve ex. question : combien de minutes les autres mettent-ils pour vérifier le montant ? Partagez le tableau en interne au service et faites ajouter des idées sur ⑦. Signez les idées ajoutées 3/4 Choisir les essai... → 4/4 4/4 Essayer puis ancr... ex. arrêter de recopier dans le registre : -10 min ex. arrêter le second contrôle : -10 min Ajoutez le temps gagné à chaque idée ex. regrouper les approbations une fois par jour : 1 jour d'attente devient une demi-journée ex. regrouper les envois une fois par jour : -5 min Ajoutez le temps gagné à chaque idée ex. la même personne enchaîne réception et vérification : -5 min ex. envoyer tout de suite après l'approbation, moins d'attente Ajoutez le temps gagné à chaque idée ex. préenregistrer les clients dans le modèle : -10 min ex. modèle fixe pour l'e-mail d'envoi : -5 min Ajoutez le temps gagné à chaque idée 縦軸: Effet, temps ... ex. automatiser le total du registre. Préparation nécessaire, à essayer après les 2 de ⑭. ex. regrouper les approbations une fois par jour. Choisissez vos premiers essais ici. ex. fixer un seul format de demande. Reporté cette fois, on garde seulement une note. ex. modèle fixe pour l'e-mail d'envoi. Qui s'en aperçoit le corrige tout de suite. ex. essai 1 : regrouper les approbations une fois par jour (regrouper) ex. essai 2 : arrêter de recopier dans le registre (éliminer) ex. raison : les deux sont faisables dès la semaine prochaine et réduisent une demi-journée d'attente et 10 min de recopie ex. essayez seul pendant une semaine d'abord ex. mesurez le temps actuel 3 fois avant l'essai ex. gardez la procédure actuelle pour pouvoir revenir en arrière Notez la période d'essai et le responsable sur une note ex. temps par facture : 70 min devient 60 min (la recopie de 10 min a disparu) ex. comptez les erreurs de la même façon qu'avant l'essai ex. demandez à la personne qui a essayé ce qui l'a gênée Si l'effet n'y est pas, retournez à ⑨-⑫ ex. réécrivez la nouvelle procédure dans le manuel ex. remesurez le temps un mois plus tard ex. montrez le tableau partagé aux autres services Décidez de continuer ou d'arrêter, et notez-le Contenu de l'amél... Étapes à essayer Comment mesurer l... Où diffuser Éliminer ex. arrêter de recopier dans le registre ex. n'enregistrer que dans le tableau de création, pendant 1 semaine ex. mesurer le temps passé à l'enregistrement ex. service des notes de frais Regrouper ex. regrouper les approbations une fois par jour ex. demander au responsable chaque jour à 16 h ex. mesurer le temps d'attente jusqu'à l'approbation ex. approbation des bons de commande Réorganiser ex. prochain essai, la même personne enchaîne réception et vérification ex. confier réception et vérification à la même personne ex. compter les renvois pour correction ex. création des devis Simplifier ex. prochain essai, modèle fixe pour l'e-mail d'envoi ex. créer 3 modèles de texte type et les utiliser ex. mesurer le temps passé à l'envoi ex. e-mails d'information du service commercial → 2/4 Revoir avec les 4... ↙ 3/4 Choisir les essai... → 4/4 Essayer puis ancr...
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Contenu du tableau des tâches

Préparation 16 éléments

Choisir le travail
Revoir avec ECRS
Choisir les essais
Essayer et ancrer
Travail et objectif
Étapes et durées
Repérer les étapes
Idée par principe
Idées et questions
Partager en interne
Trier par principe
Effet et effort
Choisir et motiver
Plan d'amélioration
Essayer et mesurer
Ancrer et diffuser

À l'essai 0 éléments

Vérification 0 éléments

Acquis 0 éléments

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