ECRS (4 princípios de melhoria) para iniciantes | Reveja os seus passos de trabalho

Equipa e Pessoas

ECRS (4 princípios de melhoria) para iniciantes | Reveja os seus passos de trabalho

Este modelo ECRS (4 princípios de melhoria) para iniciantes ajuda quem melhora o trabalho num escritório, loja ou fábrica a anotar os passos e os tempos atuais. Nas quatro páginas, a página 1 define a tarefa e anota os 6 passos atuais com o tempo, a página 2 preenche a tabela ECRS com ideias por passo, a página 3 agrupa essas ideias por princípio e escolhe o que testar por efeito e esforço, e a página 4 escreve o plano de melhoria e move os cartões por teste, verificação e consolidado. O quadro de tarefas tem quatro colunas - preparação, teste, verificar efeito e consolidado - com 4 tarefas na mesma ordem das páginas e 3 subtarefas cada, todas em preparação. ECRS são as iniciais de Eliminar, Combinar, Reorganizar e Simplificar, pela ordem que costuma dar mais resultado. Se não souber por onde começar, reescreva o exemplo da fatura com as suas palavras. Reduzem-se passos, não pessoas. Partilhe o quadro com a sua equipa, e leve as melhorias que resultarem a outras equipas.

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ECRS eficiência no trabalho melhoria de processos 4 princípios de melhoria para iniciantes
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① Como usar isto e comece aqui (taref... ② Passos atuais (divida a tarefa em 6... ③ Demora muito tempo (dos passos de ②) ④ Causa Erros ⑤ Tem Espera Longa ⑦ Tabela ECRS (para cada passo de ②, ... ⑧ Ideias com dúvidas e perguntas para... ⑨ Eliminar (da coluna eliminar de ⑦) ⑩ Combinar (da coluna combinar de ⑦) ⑪ Reorganizar (da coluna reorganizar ... ⑫ Simplificar (da coluna simplificar ... ⑬ Efeito x Esforço de Testar (coloque... Efeito alto x esforço alto Efeito alto x esforço baixo Efeito baixo x esforço alto Efeito baixo x esforço baixo ⑭ Melhorias a testar e porquê (escolh... ⑮ Teste (teste em pequena escala a me... ⑯ Verificar Efeito (compare antes e d... ⑰ Consolidado (mantenha a melhoria qu... ⑱ Plano de melhoria (escreva as melho... Rever os passos c... Como usar (4 pági... A melhoria escolh... Como usar, passos... Passos onde o tem... Ideias, perceções... 1/4 Escolher a tarefa... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Aplicar os 4 prin... ↙ 3/4 Ordem de escritaPágina 1: escolha a tarefa a rever → Página 2: gere ideias ECRS → Página 3: escolha o que testar → Página 4: teste e consolideOs exemplos "ex." usam a emissão de faturas. Reescreva-os com as palavras da sua tarefa Reduzem-se passos, não pessoasO objetivo é cortar passos desperdiçados e reduzir tempo, erros e esperas - não uma tabela para reduzir pessoas Comece aqui (tarefa a rever, objetivo, prazo)ex.: Emitir faturas (40/mês) / Baixar 70 min por fatura para 60 min ou menos / Até ao fim do próximo mês Passo 1 Receçãoex.: Verificar um pedido de fatura recebido por e-mailTempo: 10 min Passo 2 Verificar valorex.: Cruzar o orçamento com a guia de remessaTempo: 20 min Passo 3 Elaborarex.: Criar a fatura numa folha de cálculo e escrever o destinatárioTempo: 15 min Passo 4 Aprovarex.: Imprimir e obter o carimbo do gestorTempo: 5 min (espera de 1 dia) Passo 5 Enviarex.: Converter em PDF e enviar por e-mailTempo: 10 min Passo 6 Registarex.: Copiar a fatura enviada para o livro de registoTempo: 10 min ex.: Verificar o valor (passo 2) demora 20 minutos ex.: Escrever o destinatário à mão todas as vezes no passo 3 (elaborar) Escreva um passo lento por nota, a partir de ② ex.: Enganar-se no valor no passo 3 (elaborar) ex.: Falhas de registo no passo 6 Escreva o passo e com que frequência ocorre o erro ex.: Esperar um dia pela aprovação no passo 4 ex.: Esperar pela guia de remessa no passo 2 Escreva por quem ou por que está a esperar ⑥ ECRS (4 princíp... Eliminar Há algum passo que não faria falta? ex.: Deixar de imprimir uma cópia que ninguém vê Combinar É possível juntar passos ou envios separados num só? ex.: Agrupar todos os envios num por dia Reorganizar Mudar a ordem ou o responsável reduziria a espera? ex.: Mover a verificação do valor para logo após a receção Simplificar O que resta pode ficar mais fácil ou com menos erro? ex.: Pré-preencher o destinatário no modelo da fatura Eliminar Combinar Reorganizar Simplificar Passo 1 Receção ex.: Deixar de reencaminhar o e-mail do pedido ex.: Agrupar pedidos e recebê-los duas vezes por semana ex.: A pessoa da receção verifica logo o valor ex.: Definir um único formato de pedido Passo 2 Verificar... ex.: Eliminar a segunda verificação em duplicado ex.: Guardar o orçamento e a guia na mesma pasta ex.: Só receber depois de chegar a guia de remessa ex.: Criar uma folha de verificação cruzada Passo 3 Elaborar ex.: Deixar de escrever o destinatário à mão ex.: Juntar faturas do mesmo cliente numa só ex.: Elaborar na data de entrega, não no fim do mês ex.: Pré-registar o cliente no modelo Passo 4 Aprovar ex.: Deixar de imprimir e carimbar ex.: Agrupar aprovações uma vez por dia ex.: Obter aprovação no ecrã antes de imprimir ex.: Aprovar com uma única resposta no chat Passo 5 Enviar ex.: Deixar de imprimir cópia após o envio ex.: Agrupar envios uma vez por dia ex.: Enviar logo após a aprovação ex.: Usar um modelo fixo para o e-mail de envio Passo 6 Registar ex.: Deixar de copiar para o livro de registo ex.: Registar na mesma folha da elaboração ex.: Registar antes do envio, não depois ex.: Transformar o livro numa folha com totais automáticos ex.: Dúvida - pode deixar de imprimir e carimbar? Quero perguntar ao gestor que aprova ex.: Quero saber - quantos minutos os outros gastam a verificar o valor? Partilhe o quadro com a sua equipa (visibilidade limitada) e peça para acrescentarem ideias em ⑦. Peça para assinarem o que acrescentarem 3/4 Escolher o que te... → 4/4 4/4 Testar e consolidar ex.: Deixar de copiar para o livro - poupa 10 min ex.: Eliminar a segunda verificação - poupa 10 min Anote o tempo poupado por cada ideia ex.: Agrupar aprovações uma vez por dia - a espera de 1 dia passa a meio dia ex.: Agrupar envios uma vez por dia - poupa 5 min Anote o tempo poupado por cada ideia ex.: A receção verifica logo o valor - poupa 5 min ex.: Enviar logo após a aprovação - reduz a espera Anote o tempo poupado por cada ideia ex.: Pré-registar o cliente no modelo - poupa 10 min ex.: Modelo fixo para o e-mail de envio - poupa 5 min Anote o tempo poupado por cada ideia 縦軸: Efeito, tempo... ex.: Transformar o livro numa folha com totais automáticos. Precisa de preparação, por isso testar depois das 2 escolhas de ⑭. ex.: Agrupar aprovações uma vez por dia. Escolha a primeira experiência a partir daqui. ex.: Definir um único formato de pedido. Deixar para mais tarde, só registar. ex.: Modelo fixo para o e-mail de envio. Quem notar corrige logo. ex.: Teste 1 - agrupar aprovações uma vez por dia (combinar) ex.: Teste 2 - deixar de copiar para o livro de registo (eliminar) ex.: Porquê - ambas podem começar na próxima semana e poupam meio dia de espera mais 10 minutos de cópia ex.: Comece com uma só pessoa durante uma semana ex.: Meça o tempo atual 3 vezes antes de começar ex.: Guarde o procedimento atual para poder voltar atrás Escreva quem testa e durante quanto tempo ex.: Tempo por fatura - de 70 min para 60 min (poupou os 10 min de cópia) ex.: Conte os erros da mesma forma que antes ex.: Pergunte à pessoa que testou o que a dificultou Se não resultar, volte a ⑨–⑫ ex.: Reescreva o procedimento com os novos passos ex.: Meça o tempo outra vez um mês depois ex.: Mostre o quadro partilhado a outros departamentos Decida e escreva se mantém ou abandona Conteúdo da melhoria Passos a testar Como medir o efeito Para onde levar Eliminar ex.: Deixar de copiar para o livro de registo ex.: Durante uma semana, registar só na folha de elaboração ex.: Medir o tempo gasto a registar ex.: Equipa de reembolso de despesas Combinar ex.: Agrupar aprovações uma vez por dia ex.: Pedir ao gestor todos os dias às 16h, de uma vez ex.: Medir o tempo de espera até à aprovação ex.: Aprovações de ordens de compra Reorganizar ex.: Próximo candidato - a receção verifica logo o valor ex.: A mesma pessoa faz a receção e a verificação ex.: Contar quantas vezes é devolvido ex.: Elaboração de orçamentos Simplificar ex.: Próximo candidato - modelo fixo para o e-mail de envio ex.: Criar 3 modelos fixos e usá-los ex.: Medir o tempo gasto a enviar ex.: E-mails de aviso do departamento comercial → 2/4 Aplicar os 4 prin... ↙ 3/4 Escolher o que te... → 4/4 Testar e consolidar
100%

Arraste para mover, use a roda para ampliar ou reduzir

Conteúdo do quadro de tarefas

Preparação 16 itens

Escolher tarefa
Aplicar ECRS
Escolher melhoria
Testar e fixar
Definir meta
Anotar passos
Marcar problemas
ECRS por passo
Anotar dúvidas
Partilhar quadro
Agrupar por ECRS
Colocar na matriz
Escolher 2 melhorias
Escrever plano
Testar e medir
Fixar e difundir

Teste 0 itens

Verificar efeito 0 itens

Consolidado 0 itens

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