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Vorlagen für Team & Personal
Vom Aufbau eines neuen Teams bis zum täglichen Betrieb – Abstimmungen und Aufgabenverteilung lassen sich direkt auf dem Board organisieren.
Es gibt Vorlagen für alle, die neue Kolleginnen und Kollegen aufnehmen, und für alle, die gerade selbst neu im Team sind. Von 1:1-Gesprächen und Meeting-Ablauf über Recruiting und Dienstplan bis zur ersten KI-Nutzung im Betrieb wählen Sie nach Ihrer Rolle und Ihrer aktuellen Situation.
27 Einträge
Stakeholder-Map für Einsteiger: Einfluss × Interesse einordnen, Kontaktplan als Aufgaben
Organisatoren von Stadtteilfesten, Elternabenden oder neuen Projekten im Unternehmen nutzen diese Stakeholder-Map für Einsteiger. Sie ordnet die Beteiligten in die 4 Quadranten Einfluss × Interesse ein und macht die Ansprache jeder Person und den Kontaktplan zu Aufgaben. Auf den 4 Seiten des Boards hält Seite 1 Ziel und Beteiligte nach Rolle fest, Seite 2 ordnet sie mit Gründen und Stimmung in die 4 Quadranten ein, Seite 3 wählt je Quadrant, was und wie mitgeteilt wird, und Seite 4 füllt für 5 Personen einen Kontaktplan in 5 Schritten. Das Aufgabenboard hat vier Spalten - Vorbereitung, kontaktiert, wartet auf Antwort und abgeschlossen - mit vier Hauptaufgaben in derselben Reihenfolge wie die Seiten, jeweils mit 3 Unteraufgaben.
Ausbildungsplan Salon-Assistenz für Einsteiger: Technik-Checkliste mit wöchentlicher Abnahme
Ausbilderinnen und Salonleiterinnen, die eine Friseur-Assistenz anlernen, nutzen diese Vorlage für Einsteiger, um den Ausbildungsplan nach Technik-Stufen und wöchentlicher Abnahme zu gestalten. Auf den 4 Seiten legt die erste im Gespräch mit dem GROW-Modell das Ziel und die Übungsregeln fest, die zweite zeigt in einer Tabelle den Stand der 4 Techniken mit den Abnahmekriterien, die dritte wählt die Technik der Woche und verteilt sie auf die Tage, und die vierte hält die wöchentlichen Ergebnisse bis zur Abnahme fest. Das Aufgabenboard hat 3 Spalten - in Übung, wartet auf Abnahme, abgenommen - mit 4 Hauptaufgaben und je 3 Teilaufgaben. Füllen Sie zuerst die Technik-Tabelle aus und wählen Sie dann jede Woche Übung und Prüferin: der Weg zur selbstständigen Stylistin wird sichtbar. Legen Sie pro Azubi ein eigenes Board an und teilen Sie es eingeschränkt mit Ausbilderin und Salonleitung. Bei Chemikalien und Arbeitsschritten gelten die Vorgaben von Ausbilderin und Hersteller.
ECRS für Einsteiger: Arbeitsschritte eliminieren, kombinieren, neu ordnen und vereinfachen
Personen, die im Büro, Geschäft oder in der Fabrik für Effizienz zuständig sind, nutzen diese ECRS-Vorlage (4 Verbesserungsprinzipien) für Einsteiger, um ihre Arbeitsschritte zu überarbeiten. Auf den 4 Seiten wählt Seite 1 die Arbeit und listet 6 aktuelle Schritte mit Dauer und auffälligen Punkten; Seite 2 füllt eine ECRS-Tabelle mit Ideen je Schritt; Seite 3 gruppiert die Ideen nach Prinzip und wählt die Tests nach Wirkung und Aufwand; Seite 4 schreibt den Verbesserungsplan und bewegt Karten bis Etabliert. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten in der Reihenfolge der Seiten, mit 4 Hauptaufgaben zu je 3 Teilaufgaben, alle offen ab Vorbereitung. ECRS steht für Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify, geprüft in dieser Reihenfolge für die größte Wirkung. Ist ECRS unklar, beginnen Sie mit dem Rechnungsbeispiel in Ihren eigenen Worten. Reduziert werden Schritte, nicht Personen. Teilen Sie das Board im Team und übertragen Sie wirksame Verbesserungen auf andere Abteilungen.
AAR (Nachbesprechung) für Einsteiger: Soll, Ist, Ursachen und 4 Fragen für die nächste Verbesserung
Die AAR-Vorlage für Einsteiger hilft Teams nach einem Fest, einer Aufführung oder einer Messe, direkt danach Soll und Ist zu vergleichen und die nächste Verbesserung festzulegen. Das Whiteboard hat vier Seiten, wobei Seite 1 die Regel ohne Schuldzuweisung klärt und Anlass sowie Plan festhält, Seite 2 Soll, Ist und Abweichung je Szene mit Zahlen vergleicht, Seite 3 die Szenen nach Abweichungsgröße und Wiederholungsrisiko ordnet und die Ursache sucht, und Seite 4 Verbesserungsschritte und die nächste Prüfung festlegt und an die nächste Person übergibt. Das Aufgabenboard hat drei Spalten - Vorbereitung, beim nächsten Mal prüfen und erledigt - mit 4 Hauptaufgaben in derselben Reihenfolge wie die vier Seiten und je 3 Teilaufgaben (anfangs alle in Vorbereitung, Termin und Zuständigkeit leer zum Selbsteintragen).
Team-Building-Workshop: von der Planung bis zur Nachbereitung
Diese Vorlage richtet sich an Teamleitungen oder Organisatoren, die zu Beginn einer Periode oder beim Einstieg neuer Mitglieder ein Team-Building planen. Das Whiteboard enthält das Ziel und die Rahmenbedingungen des Termins, eine 2x2-Matrix zur Auswahl der Aktivität, den 90-minütigen Ablauf des Tages, einen Bogen zum gegenseitigen Kennenlernen mit Stärken, Schwächen und Erwartungen jeder Person sowie einen Rahmen für das, was am Ende mitgenommen wird. Das Aufgabenboard enthält 5 Hauptaufgaben mit den konkreten Schritten darunter, alle noch offen. Sie kommt zum Einsatz, wenn neue Mitglieder da sind, aber niemand weiß, wer worin gut ist, oder wenn nach einem Umtrunk in der Woche darauf alles beim Alten blieb. Sie richtet sich an Teamleitungen oder Organisatoren, die die Planung eines Team-Buildings von Grund auf durchdenken wollen, sowie an alle, die nach einer Workshop-Vorlage suchen. Gedacht für den Periodenbeginn, neue Mitglieder oder das erste Treffen verteilter Teams. Das Board wird von oben nach unten genutzt: In „Ziel und Rahmen des Tages“ werden Endzustand und Regeln abgestimmt. In „Wie Sie das Format wählen“ werden Optionen nach Vorbereitungsaufwand und Wirkung auf den Zusammenhalt eingeordnet und auf 1 bis 2 eingegrenzt. Am Tag selbst folgt man „Der Tag (90 Minuten)“ und füllt gemeinsam den „Bogen zum Kennenlernen (Beispiel)“ aus. Zuletzt hält man in „Was Sie mitnehmen und die Prüfung nach 1 Monat“ das Beschlossene fest. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von „Offen“ bis „Rückblick“, sodass die Karten nach rechts wandern. In der ersten Woche konzentrieren Sie sich nur auf „Ziel in 1 Satz“ und buchen Raum und Material erst danach, das spart Nacharbeit. Am Tag selbst achten Sie eher darauf, ob sich die Redeanteile gleichmäßig verteilen, als auf die exakte Einhaltung der Zeit. Nach einem Monat öffnen Sie „Nach 1 Monat prüfen“ und klären in nur 5 Minuten, ob die vereinbarte Hilfe wirklich funktioniert, damit der Termin nicht folgenlos bleibt.
Dienstplan-Board: von Wunschabgabe bis Bestätigung und Weitergabe
Wer in einem Geschäft oder Schichtteam den Dienstplan erstellt, öffnet die Vorlage Dienstplan-Board Anfang des Vormonats und nutzt sie bis zur Bestätigung und Weitergabe. Auf dem Whiteboard stehen der Zeitraum und die Arbeitsregeln, ein Raster mit dem nötigen Personal je Wochentag und Zeitfenster, drei Rahmen für Wünsche, Bestätigtes und in Abstimmung, der monatliche Erstellungszyklus und die üblichen Streitpunkte. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten, von der Wunschabgabe bis zur Dokumentation, und startet mit den fünf Hauptaufgaben - Grundlage festlegen, Wünsche sammeln, Entwurf erstellen, bestätigen und betreiben - und ihren Teilaufgaben, alle offen.
Kit für Eins-zu-eins-Gespräche: Vorbereitung, Dialog, Vereinbarung und Protokoll auf einer Tafel
Diese Vorlage öffnen Führungskraft und Teammitglied vor einem zweiwöchentlichen oder monatlichen Eins-zu-eins-Gespräch. Auf dem Whiteboard stehen Ziel und Vereinbarungen dieses Gesprächs, ein 30-minütiger Ablauf, eine Fragenliste zu vier Bereichen (Befinden, Arbeit, Entwicklung und Beziehung), eine Matrix zum Einordnen der Gesprächsthemen und ein Feld für das Protokoll. Das Aufgabenboard hat 5 Hauptaufgaben - Rahmen festlegen, Themen sammeln, Gespräch führen, Vereinbarung treffen und Protokoll und Review - mit den zugehörigen Teilaufgaben, alle offen.
Checkliste zur Aufgabenübergabe: von der Bestandsaufnahme bis zur Selbstständigkeit
Wer die Aufgabe abgibt und wer sie durch Versetzung oder Kündigung übernimmt, nutzt diese Checkliste zur Aufgabenübergabe vom ersten Tag bis zum Abschluss. Auf dem Whiteboard stehen Ziel und Abschlussbedingungen, eine Matrix, die die Priorität nach Häufigkeit und Personenabhängigkeit festlegt, ein Raster mit Materialien je Aufgabentyp, sowie die 5 Schritte der Übergabe mit häufig übersehenen Punkten. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten, von der Bestandsaufnahme über Dokumentation und Prüfung bis zur Begleitung und zum Abschluss, und startet mit 4 Hauptaufgaben und ihren Teilaufgaben, alle offen. Nützlich, wenn die Frist feststeht, aber unklar ist, womit man beginnt, und am Ende nur mündlich erklärt wird. Geeignet für alle, die eine Aufgabe abgeben oder übernehmen und nach Checkliste zur Aufgabenübergabe oder Übergabeprotokoll erstellen suchen, sowie für die Führungskraft, die den Wechsel begleitet. Zunächst legen Sie in „① Ziel und Abschlussbedingungen der Übergabe“ fest, bis wann und womit die Übergabe abgeschlossen ist. In „② Priorität der Übergabe (Häufigkeit × Personenabhängigkeit)“ ordnen Sie die Aufgaben, und in „③ Aufgabentyp × vorzubereitende Materialien (Leeres wird noch erstellt)“ füllen Sie fehlende Anleitungen. Der Ablauf folgt „④ Die 5 Schritte der Übergabe (eine Aufgabe nach der anderen)“, und die drei Felder „⑤ Was die Anleitung immer enthalten muss“, „⑥ Risiko vergessener Übergabepunkte“ und „⑦ Stolperpunkte der Übernehmenden“ fangen den Rest auf. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten - Bestandsaufnahme, In Doku, Wird geprüft, Begleitung, Abgeschlossen - und jede Aufgabe wandert als Karte. In der ersten Woche konzentrieren Sie sich auf „Aufgaben erfassen“; Details warten. Ab der zweiten Woche gehen Sie priorisiert „Alltag dokumentieren“ an und nehmen sich Zeit für „Kriterien benennen“. Am Monatsende führen Sie „Allein durchführen“ wirklich durch und schließen erst ab, nachdem die aufkommenden Fragen in die Anleitung zurückgeflossen sind.
Recruiting-Pipeline-Board: vom Lebenslauf-Screening bis zum Angebot an einem Ort
Diese Vorlage nutzen Recruiter und Interviewer vom Tag der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle. Das Whiteboard bündelt, was in jeder Phase des Auswahlverfahrens zu tun ist, eine Tabelle, die Bewerber nach denselben Kriterien vergleicht, eine Vier-Felder-Matrix zur Entscheidung über den nächsten Schritt nach Eignung und Motivation, sowie ein Muster für Kontaktfristen und Absagen. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von offen bis erledigt, mit 5 Hauptaufgaben - Anforderungsprofil, Kandidatengewinnung, Prozessorganisation, Beurteilung und Angebot - samt Unteraufgaben, alle noch offen.
Onboarding-Plan 30-60-90 Tage: von der Begrüßung bis zur Eigenständigkeit
Führungskräfte und Mentor:innen nutzen diese Vorlage für den 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan ab einer Woche vor dem ersten Arbeitstag einer neuen Person und während der ersten drei Monate. Das Whiteboard enthält das vorab vereinbarte Ziel und die Rollenverteilung, den Tagesablauf der ersten Woche, ein Raster, das die 30-60-90 Tage nach den Achsen Wissen, Netzwerk und Ergebnisse ordnet, sowie die Fragen für jedes Zwischengespräch. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von nicht begonnen bis abgeschlossen und startet mit 5 Hauptaufgaben - Vorbereitung, erste Woche, 30 Tage, 60 Tage und 90 Tage - samt Teilaufgaben, alle noch offen.
World Café für Einsteiger moderieren: 3 Gesprächsrunden, gemeinsame Erkenntnis-Map
Vorlage für ein World Café für Einsteiger, für alle, die dieses Format bei einem internen Austausch oder einer Schulung zum ersten Mal moderieren. Auf 4 Seiten legt Seite 1 Frage, Ziel, 90-Minuten-Ablauf, Regeln sowie 4 Tische und Gastgeber fest; Seite 2 füllt die Papierfläche je Tisch über 3 Runden; Seite 3 bündelt Erkenntnisse in einer Mindmap nach Zustimmung und Umsetzbarkeit; Seite 4 legt Mitnahme, Nachbereitung bis 1 Monat und die nächste Frage fest. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von „Vorzubereiten“ bis „Erledigt“, mit 4 Hauptaufgaben passend zu den 4 Seiten und je 3 Teilaufgaben. Ein World Café ist ein Dialog in kleinen Tischrunden von 4 bis 6 Personen, bei dem man den Tisch wechselt und Gespräche verbindet. Beispielfragen, ein 20-Minuten-Ablauf je Runde und die Punkte, die der Gastgeber weitergibt, stehen als Beispiele auf den Notizzetteln, damit es schon beim ersten Mal gelingt. Ausgelegt für etwa 16 bis 24 Personen.
Starfish-Retrospektive für Einsteiger: Teampraktiken in 5 Richtungen prüfen
Teams, die bei KPT das Ausmaß einer Änderung schwer einschätzen, prüfen mit diesem Starfish-Modell für Einsteiger Gewohnheiten in 5 Richtungen: beibehalten, erhöhen, starten, stoppen, verringern. Auf 4 Seiten: Seite 1 notiert Zeitraum und Ziel und listet Gewohnheiten und Fakten, Seite 2 ordnet sie in 5 Richtungen ein und bespricht Uneinigkeit, Seite 3 vergleicht Wirkung und Aufwand und wählt 1–3 Änderungen (Now/Next/Later), und Seite 4 legt Methode, Verantwortlichkeit, Dauer, Prüfung und den 2-Wochen-Test fest. Das Taskboard hat 5 Spalten (Noch zu prüfen, In Diskussion, Im Test, Wird geprüft, Etabliert) mit 4 Hauptaufgaben (eine pro Seite) und je 3 Teilaufgaben. Auch ohne Starfish-Erfahrung verhindert Erhöhen/Verringern die Alles-oder-nichts-Falle; man testet wenige Änderungen und entscheidet nach 2 Wochen bei der nächsten Retro.
Vorlagen für Team und Personal wählen
Bei Team- und Personal-Vorlagen hilft die Frage, wer sie nutzt. Für Führungskräfte, Recruiter, Dienstplan-Verantwortliche und Verantwortliche für KI-Einführung passen jeweils andere Boards. Im Folgenden geht es vor allem um die Seite der Teamführung; Vorlagen für neue Mitarbeitende finden Sie in den häufigen Fragen.
Menschen aufnehmen, Aufgaben übergeben
Führungskräfte und Mentorinnen, die neue Mitarbeitende aufnehmen, nutzen „Onboarding-Plan 30-60-90 Tage“: Der Tagesablauf der ersten Woche und die Fragen für die Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen stehen von vornherein fest. Bei Versetzung oder Kündigung unterstützt die „Checkliste zur Aufgabenübergabe“ Vorgänger und Nachfolge: Häufigkeit und Personenabhängigkeit bestimmen die Reihenfolge, fünf Spalten führen von der Bestandsaufnahme bis zur Selbstständigkeit der Nachfolge.
1:1-Gespräche und Meetings führen
Wer zweiwöchentliche oder monatliche Gespräche einführt, startet mit „Kit für Eins-zu-eins-Gespräche“: Zweck, Vereinbarungen, der 30-Minuten-Ablauf und die Einordnung der Gesprächsthemen sind vorab geklärt. Wer erstmals Online-Meetings moderiert oder protokolliert, folgt „Online-Meetings souverän führen“ von fünf Minuten vor Beginn bis 30 Minuten nach Ende und verteilt das Protokoll noch am selben Tag. Für Organisatoren von Teambuilding gibt es „Team-Building-Workshop“ mit 90-Minuten-Ablauf und einem Bogen zum gegenseitigen Kennenlernen.
Recruiting und Dienstplan verwalten
Recruiterinnen und Interviewer nutzen „Recruiting-Pipeline-Board“: Für jede Auswahlphase stehen die nötigen Schritte fest, und eine Tabelle aus Bewertungskriterien und Kandidaten macht den Vergleich mit gleichem Maßstab möglich. Für Schicht- und Ladenteams gibt es „Dienstplan-Board“: Nach dem Personalbedarf je Wochentag und Zeitfenster laufen Wunschabgabe, Erstellung, Abstimmung, Bestätigung und Ablage in fünf Spalten jeden Monat.
KI im Betrieb einführen
Gibt es noch keine internen Regeln für generative KI, beginnt „KI-Regeln für Einsteiger“ mit vier Punkten: erlaubte Aufgaben, verbotene Informationen, Prüfregeln und Ansprechpartner, alles auf einer Seite. Wer im Team eine Ausprobier-Session organisieren will, nutzt „KI-Schnuppersession-Planungsboard für Einsteiger“ mit fünf Ablaufschritten für 30 Minuten und vorbereiteten Antworten auf häufige Einwände.
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheiden sich Vorlagen für neue Mitarbeitende von denen für die aufnehmende Seite?
Die Rolle ist unterschiedlich. „Onboarding-Plan 30-60-90 Tage“ nutzen Führungskräfte und Mentorinnen schon vor dem ersten Arbeitstag der neuen Person. Wer selbst neu ist, findet mit „Kollegen-Landkarte“ heraus, wen man wozu fragen kann.
Womit beginne ich eine Übergabe-Checkliste?
Legen Sie zuerst Ziel und Abschlusskriterium der Übergabe fest. Mit „Checkliste zur Aufgabenübergabe“ bestimmen Sie danach anhand von Häufigkeit und Personenabhängigkeit die Priorität und schreiben zuerst für die wichtigsten Aufgaben ein Handbuch. Zuletzt übernimmt die Nachfolge die Aufgaben allein, Rückfragen fließen ins Handbuch zurück, und erst dann gilt die Übergabe als abgeschlossen.
Womit bereite ich einen Team-Building-Workshop vor?
Beginnen Sie damit, das Ziel des Termins in einem Satz zu formulieren. „Team-Building-Workshop“ ordnet Kandidaten nach Vorbereitungsaufwand und Wirkung auf das Miteinander und beschränkt die Auswahl auf ein oder zwei Übungen. Raum- und Materialorganisation folgen erst danach.
Kann ich 1:1- und Übergabe-Vorlagen ohne Anmeldung ansehen?
Ja. Auch bei 1:1- und Übergabe-Boards lassen sich Feldnamen, Spalten und Aufgabenreihenfolge auf der öffentlichen Seite ohne Anmeldung prüfen und vergleichen. Zum Ausfüllen registrieren Sie sich kostenlos und kopieren aus dem Marktplatz.