Team & Personal
Checkliste zur Aufgabenübergabe: von der Bestandsaufnahme bis zur Selbstständigkeit
Wer die Aufgabe abgibt und wer sie durch Versetzung oder Kündigung übernimmt, nutzt diese Checkliste zur Aufgabenübergabe vom ersten Tag bis zum Abschluss. Auf dem Whiteboard stehen Ziel und Abschlussbedingungen, eine Matrix, die die Priorität nach Häufigkeit und Personenabhängigkeit festlegt, ein Raster mit Materialien je Aufgabentyp, sowie die 5 Schritte der Übergabe mit häufig übersehenen Punkten. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten, von der Bestandsaufnahme über Dokumentation und Prüfung bis zur Begleitung und zum Abschluss, und startet mit 4 Hauptaufgaben und ihren Teilaufgaben, alle offen.
Mehr lesen Weniger anzeigen
Nützlich, wenn die Frist feststeht, aber unklar ist, womit man beginnt, und am Ende nur mündlich erklärt wird. Geeignet für alle, die eine Aufgabe abgeben oder übernehmen und nach Checkliste zur Aufgabenübergabe oder Übergabeprotokoll erstellen suchen, sowie für die Führungskraft, die den Wechsel begleitet.
Zunächst legen Sie in „① Ziel und Abschlussbedingungen der Übergabe“ fest, bis wann und womit die Übergabe abgeschlossen ist. In „② Priorität der Übergabe (Häufigkeit × Personenabhängigkeit)“ ordnen Sie die Aufgaben, und in „③ Aufgabentyp × vorzubereitende Materialien (Leeres wird noch erstellt)“ füllen Sie fehlende Anleitungen. Der Ablauf folgt „④ Die 5 Schritte der Übergabe (eine Aufgabe nach der anderen)“, und die drei Felder „⑤ Was die Anleitung immer enthalten muss“, „⑥ Risiko vergessener Übergabepunkte“ und „⑦ Stolperpunkte der Übernehmenden“ fangen den Rest auf. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten - Bestandsaufnahme, In Doku, Wird geprüft, Begleitung, Abgeschlossen - und jede Aufgabe wandert als Karte.
In der ersten Woche konzentrieren Sie sich auf „Aufgaben erfassen“; Details warten. Ab der zweiten Woche gehen Sie priorisiert „Alltag dokumentieren“ an und nehmen sich Zeit für „Kriterien benennen“. Am Monatsende führen Sie „Allein durchführen“ wirklich durch und schließen erst ab, nachdem die aufkommenden Fragen in die Anleitung zurückgeflossen sind.
Mit einem kostenlosen Konto können Sie diese Vorlage aus dem Marktplatz kopieren
