Equipo y personas
Checklist de traspaso de tareas: del inventario a la autonomía
Quien entrega y quien recibe un puesto por traslado o salida de la empresa usan esta checklist de traspaso de tareas desde el primer día del traspaso hasta completarlo. La pizarra reúne el objetivo y las condiciones de cierre, una matriz de prioridad por frecuencia y dependencia de una persona, una cuadrícula de materiales por tipo de tarea, y los 5 pasos del traspaso con los puntos que se suelen olvidar. El tablero de tareas tiene 5 columnas, del inventario al acompañamiento hasta completado, y arranca con 4 tareas principales y sus subtareas, todas sin empezar.
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Se usa cuando el plazo ya está fijado pero no sabes por dónde empezar y todo acaba en una explicación oral. Sirve a quien entrega o recibe el puesto y busca checklist de traspaso de tareas o cómo escribir un manual de traspaso, y al responsable que supervisa el cambio.
En «① Objetivo y condiciones de cierre del traspaso» decides para cuándo y con qué se completa. En «② Prioridad del traspaso (frecuencia × dependencia de una persona)» ordenas las tareas, y en «③ Tipo de tarea × materiales a preparar (lo vacío está por crear)» rellenas los manuales que faltan. Sigue «④ Los 5 pasos del traspaso (una tarea a la vez)», y los recuadros «⑤ Lo que el manual debe llevar siempre», «⑥ Riesgos de dejar algo sin transmitir» y «⑦ Notas de tropiezos de quien recibe» cubren lo olvidado. El tablero tiene 5 columnas - inventario, redactando, en revisión, acompañamiento, completado - y cada tarea mueve su tarjeta.
La primera semana, concéntrate en «Inventariar tareas»; los detalles esperan. Desde la segunda, avanza con «Documentar rutinas» por prioridad y dedica tiempo a «Definir criterios» para que el sucesor no dude. A fin de mes, haz «Hacerlo en solitario» y cierra tras volcar las dudas al manual.
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