गैलरी
टीम और एचआर के लिए टेम्पलेट
नई टीम की शुरुआत से लेकर रोज़मर्रा के संचालन तक, चर्चा और भूमिका बंटवारे को बोर्ड पर आगे बढ़ाने की संरचना।
नए सदस्य को अपनाने वाले पक्ष और अभी-अभी शामिल हुए व्यक्ति, दोनों के लिए टेम्पलेट मौजूद हैं। 1-on-1 और मीटिंग चलाने का तरीक़ा, भर्ती और शिफ़्ट का प्रबंधन, दफ़्तर में AI इस्तेमाल शुरू करने की तैयारी तक — अभी आपकी भूमिका और समस्या के हिसाब से चुन सकते हैं।
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पहला ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड: शुरुआती के लिए अभ्यास बोर्ड | 15 मिनट में नोट, फ़्रेम और तीर सीखें
जो लोग ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड पहली बार इस्तेमाल करते हैं, वे शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से 15 मिनट में नोट चिपकाना, हिलाना, रंग बदलना और तीर से जोड़ना सीखते हैं। व्हाइटबोर्ड पर क्रम से आठ हिस्से हैं — अभ्यास कैनवस, तीन अभ्यास कार्य, अटकने पर काम आने वाले चार तरीक़े, मीटिंग में इस्तेमाल के पाँच चरण, इस्तेमाल के मौक़ों का माइंड मैप, और मीटिंग के नियमों का उदाहरण। टास्क बोर्ड में आज़माना, अभ्यास में, मीटिंग में आज़माना और समीक्षा — ये चार कॉलम हैं, जिनमें 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क अभी शुरू नहीं हुए हैं। व्हाइटबोर्ड आता न हो फिर भी मीटिंग में बुलाए जाने पर, इस बोर्ड को ऊपर से नीचे तक देखें — 15 मिनट में नोट चिपकाने से लेकर तीर जोड़ने तक, फिर मीटिंग चलाने और सेव-शेयर करने का तरीक़ा भी सीख लेंगे। यह औज़ार का परिचय नहीं, हाथ से करके सीखने का अभ्यास बोर्ड है। जो लिखा है उसे मिटाए बिना रखें, ताकि अगली बार खोलने पर उससे दोहरा सकें।
मीटिंग मिनट्स रीयल-टाइम बोर्ड शुरुआती के लिए: नोट, फ़ैसला, ToDo को 3 कॉलम में लिखें
मीटिंग मिनट्स लिखने में झिझकने वाले नए लोग इस शुरुआती टेम्पलेट को मीटिंग के दौरान ही खोलकर नोट, फ़ैसला और ToDo को बिना मिलाए तीन कॉलम में लिखने के लिए इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड पर एजेंडा की 4 पंक्तियों × नोट/फ़ैसला/ToDo के 3 कॉलम वाली टेबल, मीटिंग हेडर के 3 फ़्रेम, मीटिंग से 5 मिनट पहले से मीटिंग के 10 मिनट बाद तक के 5 चरण, ToDo लिस्ट का फ़्रेम, और लिखने के बुरे व अच्छे उदाहरण के 2 फ़्रेम हैं। टास्क बोर्ड में "अभी नोट" से "पूरा और भेजा गया" तक 5 कॉलम हैं, तथा मीटिंग से पहले की तैयारी, मीटिंग में बँटवारा, मीटिंग के बाद 10 मिनट में पूरा करना और अगली बार तक इस्तेमाल — इन 4 मुख्य टास्क में हर एक में 3 सब-टास्क शुरू नहीं हुए की स्थिति में रखे हैं। लिखने का तरीक़ा न समझ आए तो सिर्फ़ तीन कॉलम का ध्यान रखते हुए शब्दों में लिखिए; वाक्य बनाना मीटिंग के बाद के लिए छोड़ दिया जा सकता है। मीटिंग के बाद रिपोर्ट के तौर पर साफ़-सुथरा लिखना ही मुख्य मकसद हो, तो मीटिंग के बाद के दस्तावेज़ीकरण पर केंद्रित दूसरा टेम्पलेट ज़्यादा उपयुक्त है।
पहला मैनुअल बनाने का बोर्ड, शुरुआती के लिए: काम लिखें, चरण बनाएँ, किसी और से आज़माएँ
जिन्हें मैनुअल बनाने को कहा गया पर समझ नहीं आता क्या और कहाँ तक लिखें, ऐसे शुरुआती लोगों के लिए यह टेम्पलेट काम की सूची बनाने से रखने की जगह तय करने तक सब कुछ एक ही पन्ने पर करवाता है। व्हाइटबोर्ड पर 5 चरणों का फ़्लो, चरण 1-4 के करना है, तय करें, ध्यान दें, जाँचें — इन 4 कॉलम वाला मुख्य भाग, ख़राब-अच्छा उदाहरण और जाँच के सवालों वाले 3 बोर्ड, अवलोकन और राय सुधारने के तरीक़े वाले 2 बोर्ड, तथा अपडेट नियम व जगह वाला 1 बोर्ड रखा है। टास्क बोर्ड में लिखना तय करना, सूची बन रही है, लिखा जा रहा है, आज़माया जा रहा है और प्रकाशित व अपडेट — ये 5 कॉलम हैं, और 4 मुख्य टास्क तथा हर एक के 3 सब-टास्क (कुल 16) अभी शुरू नहीं हुए हैं। समझ न आए तो पहले बोर्ड 1 के 5 चरणों के क्रम में बढ़ें, फिर बोर्ड 2 के तरीक़े से पहली बार में भी पूरा दस्तावेज़ लिखा जा सकता है। अपडेट करने वाला और अगली समीक्षा की तारीख़ भी बोर्ड 8 में सीधे तय होती है।
शुरुआती के लिए AI इस्तेमाल नियम बोर्ड: ठीक काम, न डालने वाली जानकारी और जाँच का नियम एक पेज में
जो टीम पहली बार जेनरेटिव AI इस्तेमाल का नियम बना रही है, वह शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से चार बातें एक पेज में लिखती है - ठीक काम, न डालने वाली जानकारी, जाँच का नियम और पूछने की जगह। व्हाइटबोर्ड पर नियम का ढाँचा, काम को ठीक-शर्त-मनाही में बाँटने की जगह, नियम बनाने के 5 चरण, फिर से देखने के समय की जगह, नियम की बातों को 5 पंक्ति × 3 खाने में भरने वाली तालिका, और बताने के तरीके की 3 जगहें रखी हैं। टास्क बोर्ड में चार कॉलम हैं, और 4 मुख्य कामों तथा हर एक के 3 उप-कामों (मिलाकर 16 काम) से पहले कॉलम में शुरुआत होती है। इस क्रम में चलकर कहाँ से शुरू करें न जानने वाला व्यक्ति भी एक पेज का नियम बना सकता है, बीच में सेवा का नियम-पत्र जाँचने के चरण के साथ, दफ़्तर में मानने लायक स्तर पर, कानून की धारा जितना नहीं। नियम न होने से इस्तेमाल न हो पाना, या हर कोई मर्ज़ी से इस्तेमाल करके जानकारी लीक होने का डर - यह एक पेज हल करता है।
शुरुआती के लिए AI हैंड्स-ऑन सेशन: 30 मिनट में "आज़मा लिया" बनाएँ और आम आपत्तियों का जवाब दें
जो लोग अपनी टीम को AI आज़माना चाहते हैं, वे इस शुरुआती टेम्पलेट से 30 मिनट का ऑफिस AI हैंड्स-ऑन सेशन बनाते हैं, जिससे "आज़मा लिया" जैसा एहसास बनता है और आम आपत्तियों का जवाब मिलता है। व्हाइटबोर्ड पर सेशन के 5 चरणों का फ़्लो, आज़माने के लिए 3 उदाहरण, दिनभर की राय और अगले कदम का नोट, 4 आम आपत्तियाँ और उनके जवाब, तथा तैयारी जाँच की तालिका (5 पंक्ति × 3 कॉलम) रखी है। टास्क बोर्ड में योजना से पूर्ण तक 5 कॉलम हैं, तथा लक्ष्य व तारीख़ तय करना, उदाहरण तैयार करना, आपत्तियों का जवाब तैयार करना और दिन चलाकर आगे बढ़ना — इन 4 मुख्य टास्क में से हर एक की 3 सब-टास्क योजना कॉलम में रखी हैं। AI सेशन चलाने का तरीक़ा न पता हो तो भी, 5 चरणों के फ़्लो और तैयार उदाहरणों से समझाने से पहले ही "आज़मा लिया" बनता है, और जो टीम "हमसे इसका कोई मतलब नहीं" सुनने से डरती है, उसके लिए यह सही है।
AI प्रवर्तक के पहले 90 दिन का बोर्ड (शुरुआती के लिए): 30-60-90 दिन में क्या करें, सवाल कैसे संभालें
कंपनी में AI ज़िम्मेदार या AI प्रवर्तक बनाए गए व्यक्ति के लिए यह शुरुआती के लिए टेम्पलेट है, जो पहले 90 दिनों में क्या और किस क्रम में करना है, यह तय करने में मदद करता है। व्हाइटबोर्ड पर 30, 60, 90 दिन की तीन पंक्तियों और लक्ष्य, काम और नतीजे के तीन कॉलम वाली महीने की योजना, शुरुआत से टिकने तक की छह पड़ावों की टाइमलाइन, सवालों का जवाब देने के तीन फ़्रेम, सफलता की कहानी फैलाने के तीन फ़्रेम, और 90 दिन बाद छोड़ी जाने वाली चीज़ों का एक फ़्रेम रखा है। टास्क बोर्ड में विचार जुटाने से लेकर टिकने तक पाँच कॉलम हैं, और रोज़ इस्तेमाल करना, टीम में फैलाना, सलाह का तरीक़ा तय करना और व्यवस्था बनाना — इन चार मुख्य टास्क में हर एक के साथ तीन सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। AI प्रवर्तक की भूमिका कैसे निभाएँ यह न समझ आए तो पहले सिर्फ़ 30वें दिन तक की पंक्ति भरें और अपने ही एक काम से आज़माना शुरू करें। नए कर्मचारी के 90 दिनों वाले टेम्पलेट से अलग, यह पहले से कंपनी में मौजूद व्यक्ति के प्रवर्तक बनकर आस-पास फैलाने के तरीक़े पर केंद्रित है।
दफ़्तर के लोगों का नक्शा: किससे क्या पूछें, यह उलझन खत्म
दफ़्तर के लोगों का नक्शा टेम्पलेट नई टीम में आए नए कर्मचारी को पहले ही हफ़्ते में यह तय करने में मदद करता है कि किस काम के लिए किससे पूछना है. व्हाइटबोर्ड पर मदद माँगने के नियम, अपनी टीम से सहायक विभागों और बाहरी संपर्कों तक फैली माइंड मैप शैली में बना लोगों का नक्शा, हर तरह की दिक्कत के लिए पहला और वैकल्पिक व्यक्ति दर्ज करने वाली 3x3 तालिका, सवाल को 5W1H से बनाने का खाका, और साथ काम करने की बारंबारता से इस हफ़्ते की प्राथमिकता तय करने वाली मैट्रिक्स रखी है. टास्क बोर्ड में नाम पता है, बात हो चुकी है, पूछ सकते हैं और साथ काम किया — ये चार कॉलम हैं, और लोगों की सूची बनाने से लेकर नियमित संपर्क रखने तक पाँच मुख्य टास्क तथा 13 सबटास्क शुरू होने के इंतज़ार में हैं. हर व्यक्ति का एक कार्ड बनाकर, बात आसान होते ही उसे दाईं ओर खिसकाने से, अटकने के बाद मदद ढूँढने में जाने वाला समय बचता है और छह महीने में हर क्षेत्र के लिए एक भरोसेमंद व्यक्ति तैयार हो जाता है.
रिपोर्टिंग की लय: किसे और कब बताना है, अब उलझन नहीं
रिपोर्टिंग की लय टेम्पलेट उन नए कर्मचारियों के लिए है जो तय नहीं कर पाते कि किसी बात की रिपोर्ट मैनेजर को करें, उसे ऊपर बढ़ाएँ या खुद ही फैसला ले लें. व्हाइटबोर्ड पर तात्कालिकता और खुद तय कर सकने के आधार पर हर काम को तुरंत रिपोर्ट, सलाह या सीधे काम में बाँटने वाला मैट्रिक्स, 5W1H से साप्ताहिक प्रगति रिपोर्ट बनाने का चित्र, और बुरी खबर की पहली सूचना तथा सलाह शुरू करने के वाक्य (तथ्य→असर→सुझाव→अनुरोध) रखे हैं. टास्क बोर्ड में मन में अटका है→सलाह लेनी है→रिपोर्ट करनी है→साझा हो गया, ये चार कॉलम हैं, और रिपोर्टिंग के रास्ते तय करने से लेकर साप्ताहिक समीक्षा तक 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क अभी बाकी हैं. बोलें या न बोलें इस उलझन में समय जाना बंद होता है, अकेले दबाकर रखने से होने वाली देरी घटती है और मैनेजर का भरोसा बनता जाता है.
ऑनलाइन बैठक के शिष्टाचार और संचालन: कैमरा, आवाज़ और नोट्स हर बार एक ही ढाँचे में
बैठक का संचालन या नोट्स लेना पहली बार सँभाल रहे नए साथियों के लिए ऑनलाइन मीटिंग शिष्टाचार और संचालन का टेम्पलेट, जिसमें कैमरा और आवाज़ की जाँच से लेकर मीटिंग नोट्स लिखने और साझा करने तक शामिल है. व्हाइटबोर्ड पर भाग लेने के नियम (कैमरा चालू या बंद, देरी, रिकॉर्डिंग), वीडियो-आवाज़-जगह की जाँच, शुरू होने से 5 मिनट पहले से खत्म होने के 30 मिनट बाद तक का क्रम, तीन तरह की बैठकों (साप्ताहिक, पहली क्लाइंट मीटिंग, बाहरी जानकारी सत्र) का तरीका, और KPT (Keep जारी रखें, Problem क्या अटका, Try अगली बार आज़माएँ) की तीन-कॉलम समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड निर्धारित → तैयारी → चल रही है → नोट्स साझा → सुधार, इन पाँच कॉलम में चलता है, और सेटअप, एजेंडा पहले भेजना, संचालन, उसी दिन नोट्स भेजना तथा हर महीने समीक्षा — ये 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. एक बैठक एक ही कार्ड पर तैयारी से नोट्स साझा करने तक चलती है, इसलिए बाहरी मेहमानों के सामने भी अगला कदम साफ रहता है और नोट्स अगले दिन तक नहीं टलते.
पहला परफ़ॉर्मेंस रिव्यू: छमाही भर लक्ष्य तय करना और स्व-मूल्यांकन तैयार करना
नौकरी के पहले-दूसरे साल में पहला परफ़ॉर्मेंस रिव्यू (मूल्यांकन बैठक) देने वालों के लिए यह टेम्पलेट छमाही की शुरुआत से लक्ष्य निर्धारण, उपलब्धि रिकॉर्ड और स्व-मूल्यांकन की तैयारी कराता है. व्हाइटबोर्ड पर पहले GROW (लक्ष्य, अभी की स्थिति, विकल्प, पहला कदम) से छमाही के लक्ष्य बनते हैं, फिर हर माह एक पंक्ति जोड़ने वाला रिकॉर्ड, असर × अपने योगदान से रिव्यू में बताने लायक तीन उपलब्धियाँ चुनने वाला मैट्रिक्स, रिव्यू वाले दिन की क्रम-सूची, और सबसे नीचे मूल्यांकन की तारीख़ें, बचने वाली बातें और हमेशा पूछे जाने वाले सवाल रखे हैं. टास्क बोर्ड लक्ष्य बनाया से रिव्यू में बताया तक चार कॉलम का है और लक्ष्य तय करने से लेकर अगली छमाही के लक्ष्य तक पाँच मुख्य टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं; मूल्यांकन का चक्र (छमाही या सालाना) अपनी टीम के हिसाब से बदल लें. रिव्यू से एक रात पहले उपलब्धियाँ याद करने की जगह हर बात के साथ आँकड़ा और सबूत लेकर बैठा जा सकता है.
बिज़नेस चैट के शिष्टाचार: जवाब, मेंशन और माध्यम के अपने नियम
Slack, Teams या WhatsApp ग्रुप पर मैसेज भेजने से पहले झिझकने वाले नए कर्मचारी, बिज़नेस चैट शिष्टाचार टेम्पलेट से जवाब देने का समय, मेंशन का नियम और चैट या फ़ोन का चुनाव अपने नियमों में तय करते हैं. व्हाइटबोर्ड पर टीम के चैट नियम, ज़रूरत और लोगों की संख्या से माध्यम चुनने वाला मैट्रिक्स, अनुरोध, सलाह, जानकारी और याद दिलाने के शुरुआती वाक्य, भेजने से पहले की जाँच और KPT समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड में झिझक वाले पल, नियम बन रहा है, आज़मा रहे हैं और पक्का हो गया — ये चार कॉलम हैं, तथा लेखा-जोखा से दो हफ़्ते बाद की समीक्षा तक 5 मुख्य टास्क और 13 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं. हर झिझक को एक नियम में बदलते जाइए, तो दो हफ़्ते बाद तीन सेकंड में तय होगा कि यह चैट का काम है या फ़ोन का, और भेजने से पहले हाथ नहीं रुकेगा.
टीम और एचआर टेम्पलेट कैसे चुनें
टीम और एचआर के टेम्पलेट कौन इस्तेमाल करेगा, यह तय करके चुनना आसान होता है। मैनेजर, भर्ती करने वाला व्यक्ति, शिफ़्ट बनाने वाला व्यक्ति और दफ़्तर में AI अपनाने वाला व्यक्ति — सबके लिए अलग बोर्ड सही रहता है। नीचे मुख्यतः टीम संभालने वाले पक्ष के मौक़े दिए गए हैं, और अभी शामिल हुए व्यक्ति के लिए बना टेम्पलेट अक्सर पूछे जाने वाले सवालों में बताया गया है।
नए सदस्य को अपनाना, काम सौंपना
नए सदस्य को अपनाने वाले मैनेजर या मेंटर के लिए "नए कर्मचारी की 30-60-90 दिन ऑनबोर्डिंग योजना" सही है। पहले हफ़्ते का दिन-दर-दिन क्रम और 30, 60, 90 दिन की मीटिंग में क्या पूछना है, पहले से तय किया जा सकता है। ट्रांसफ़र या रिज़ाइन के समय काम सौंपने वाले और लेने वाले के लिए "कामकाज सौंपने की चेकलिस्ट" है। आवृत्ति और किसी एक व्यक्ति पर निर्भरता के हिसाब से सौंपने का क्रम तय कर, गाइड लिखने से लेकर लेने वाले के अकेले संभालने तक 5 कॉलम में ट्रैक किया जा सकता है।
1-on-1 और मीटिंग चलाना
दो-हफ़्ते या महीने में एक बार होने वाली मीटिंग शुरू करने वाले मैनेजर के लिए "1-on-1 मीटिंग किट" है, जिसमें मक़सद और वादा, 30 मिनट का क्रम, और बातचीत के विषयों की छँटाई तय करके शुरू किया जा सकता है। ऑनलाइन मीटिंग की मेज़बानी या नोट्स लिखने का काम पहली बार मिले व्यक्ति के लिए "ऑनलाइन बैठक के शिष्टाचार और संचालन" है, जिसमें शुरू होने से 5 मिनट पहले से लेकर ख़त्म होने के 30 मिनट बाद तक का क्रम और उसी दिन नोट्स भेजने का तरीक़ा दिया गया है। टीम के रिश्ते बनाने का आयोजन करने वाले के लिए "टीम बिल्डिंग और आपसी समझ वर्कशॉप" है, जिसमें 90 मिनट का क्रम और आपसी समझ की शीट शामिल है।
भर्ती और शिफ़्ट का प्रबंधन
भर्ती करने वाले व्यक्ति और इंटरव्यू लेने वाले के लिए "भर्ती पाइपलाइन ट्रैकर बोर्ड" सही है, जिसमें चयन के हर चरण में क्या करना है, और मानदंड × उम्मीदवार की तालिका से एक ही पैमाने पर उम्मीदवारों की तुलना की जा सकती है। दुकान या शिफ़्ट-आधारित टीम में शिफ़्ट बनाने वाले के लिए "शिफ़्ट मैनेजमेंट बोर्ड" है। दिन × समय की ज़रूरी संख्या तय करने के बाद, विनती जुटाना, बनाना, समायोजन, तय करना और रिकॉर्ड रखना — इन 5 कॉलम में हर महीने का काम आगे बढ़ाया जा सकता है।
दफ़्तर में AI इस्तेमाल शुरू करना
जनरेटिव AI के लिए अभी कोई नियम न हो, ऐसे दफ़्तर में "शुरुआती के लिए AI इस्तेमाल नियम बोर्ड" से शुरू करने पर, ठीक काम, न डालने वाली जानकारी, जाँच का नियम और सलाह लेने की जगह — ये 4 चीज़ें एक पन्ने पर तय की जा सकती हैं। दफ़्तर में सबको AI आज़माने का मौक़ा देना चाहने वाले के लिए "शुरुआती के लिए AI हैंड्स-ऑन सेशन" है, जिसमें 30 मिनट के सेशन का 5 चरण का क्रम और आम आपत्तियों के जवाब तैयार किए जा सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
नए कर्मचारी और अपनाने वाले पक्ष के टेम्पलेट में क्या फ़र्क़ है?
इस्तेमाल करने वाले व्यक्ति की भूमिका अलग है। "नए कर्मचारी की 30-60-90 दिन ऑनबोर्डिंग योजना" ज्वाइनिंग से पहले से अपनाने वाले मैनेजर और मेंटर के लिए बना है। अभी शामिल हुए व्यक्ति ख़ुद इस्तेमाल करना चाहें तो किससे क्या पूछें, यह व्यवस्थित करने वाला "दफ़्तर के लोगों का नक्शा" सही रहेगा।
काम सौंपने की चेकलिस्ट कहाँ से लिखना शुरू करें?
सबसे पहले सौंपने का लक्ष्य और पूरा होने की शर्त तय करें। "कामकाज सौंपने की चेकलिस्ट" में उसके बाद आवृत्ति और किसी एक व्यक्ति पर निर्भरता के हिसाब से काम की प्राथमिकता तय होती है, और सबसे ज़रूरी काम से गाइड लिखना शुरू होता है। आख़िर में लेने वाला अकेले करके, आए सवाल गाइड में जोड़कर पूरा माना जाता है।
टीम बिल्डिंग वर्कशॉप की तैयारी कहाँ से शुरू करें?
पहले वर्कशॉप का लक्ष्य एक वाक्य में लिखें। "टीम बिल्डिंग और आपसी समझ वर्कशॉप" में तैयारी की मेहनत और रिश्ते बनाने के असर, इन दो अक्षों पर विकल्प रखकर 1 या 2 गतिविधियाँ चुनी जाती हैं। जगह और सामान की व्यवस्था लक्ष्य लिखने के बाद करने से बार-बार बदलाव कम होता है।
1-on-1 या काम सौंपने के टेम्पलेट बिना रजिस्ट्रेशन के देख सकते हैं?
हाँ, देख सकते हैं। 1-on-1 या काम सौंपने वाले बोर्ड भी, खानों के नाम, कॉलम और टास्क का क्रम पब्लिक पेज पर बिना रजिस्ट्रेशन के देखा जा सकता है, तो तुलना करके चुन सकते हैं। लिखकर इस्तेमाल करने के लिए मुफ़्त रजिस्ट्रेशन कर मार्केटप्लेस से कॉपी करें।