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Quadro dos 90 Dias do Líder de IA para iniciantes: plano de 30-60-90 dias e como receber dúvidas
Quem é nomeado como responsável ou líder de IA na empresa usa este modelo para iniciantes para decidir o que fazer e em que ordem nos primeiros 90 dias. O quadro branco reúne um plano mensal com três linhas — 30, 60 e 90 dias — e três colunas de objetivo, tarefa e resultado, uma linha do tempo de seis etapas do início até à consolidação, três quadros sobre como receber consultas, três quadros sobre como divulgar casos de sucesso e um quadro com o que deixar depois de 90 dias. O quadro de tarefas tem cinco colunas, do levantamento de ideias até à consolidação, e começa com quatro tarefas principais — usar todos os dias, divulgar à equipa, definir consultas e criar um sistema — cada uma com três subtarefas, todas por iniciar. Se não souber como agir, comece só pela linha até ao dia 30, testando numa única tarefa sua. Ao contrário dos modelos de integração de novos colaboradores, este foca-se em quem já está na empresa e, como líder, leva a IA aos colegas.
Quadro de Escrita com IA para iniciantes: rascunho, sugestão, revisão e verificação em 4 etapas
Quem não quer entregar tudo à IA usa este modelo para iniciantes para escrever e-mails e relatórios em 4 etapas: rascunho próprio, ajuste da IA, correção própria e confirmação dos factos. O quadro branco tem um fluxo com as 4 etapas, três quadros com o pedido certo para cada tipo de documento, um quadro de regras próprias sobre o que confiar à IA, uma tabela que compara antes e depois (3 linhas × 4 colunas) e três quadros com usos proibidos. O quadro de tarefas tem 5 colunas, do levantamento dos documentos até ao envio, com 4 tarefas principais - preparação, rascunho, diálogo com a IA e revisão e envio - e 3 subtarefas em cada uma, num total de 16. Quem não sabe como pedir à IA ou onde parar de corrigir o texto aprende, passo a passo sempre igual, a escrever com IA. Para aprender o próprio modelo de texto, use também o modelo dedicado à etiqueta do e-mail profissional.
Quadro de verificação de respostas de IA para iniciantes: base, fonte, números e data
Para quem confia demais na resposta da IA generativa, este modelo para iniciantes verifica cada resposta por base, fonte, números e data, e regista os erros para os detetar. O quadro branco reúne os quatro pontos de verificação (base, fonte, números e data), uma tabela de registo de erros em quatro linhas e quatro colunas, cinco passos de verificação, três tipos de erros comuns e um quadro com as situações que exigem cuidado especial e o limite para consultar um especialista. O quadro de tarefas tem cinco colunas, da resposta a verificar até à consulta ao especialista, com quatro tarefas principais - aprender o método, confirmar 4 pontos, registar os erros e respeitar o limite - e três subtarefas cada, todas por iniciar. Em temas de saúde, direito, impostos ou dinheiro, cuja falha afeta diretamente a vida, use isto apenas como pesquisa preliminar e confirme sempre a decisão final com um especialista.
Balanço de 3 Meses de IA para iniciantes: o que manter, parar e testar com KPT
Equipas que passaram três meses a usar IA utilizam este modelo para iniciantes, fazendo o balanço com KPT antes que o entusiasmo desapareça, para decidir o uso dos três meses seguintes. O quadro branco tem três quadros para os factos dos três meses - trabalho usado, efeito e dificuldades -, as três colunas do KPT (Keep, Problem, Try), um quadro com três critérios de escolha, uma tabela 4x4 para comparar candidatos, e quadros para a decisão e para com quem partilhar. O quadro de tarefas tem cinco colunas, quatro tarefas principais - recolher resultados, KPT, decidir os próximos três meses, executar a decisão - com três subtarefas cada (16 no total), todas por iniciar. Basta preencher o quadro do canto superior esquerdo ao inferior direito para chegar a uma iniciativa, responsável, data de início e destino da partilha. Os termos estão explicados no próprio quadro, por isso serve para equipas iniciantes em IA ou departamentos pequenos com um só responsável.
Quadro de resultados da IA para iniciantes: compare tempo, qualidade e satisfação
Quem testou IA mas só sente uma vaga utilidade usa este modelo para iniciantes para comparar tempo, qualidade e satisfação antes e depois e decidir, numa página, se continua. O quadro branco reúne três molduras com o modo de medir e estimar cada indicador, uma tabela de comparação de 3 linhas por 4 colunas, cinco passos de medição e relatório, três molduras para efeitos difíceis de quantificar e a estrutura do relatório de uma página ao gestor. O quadro de tarefas tem cinco colunas - preparar medição, registo antes, registo depois, comparar dados e reportado - com quatro tarefas principais e doze subtarefas, da preparação da medição ao relatório final. O maior obstáculo costuma ser não ter números de antes, por isso o quadro permite estimar o valor anterior pela sensação da última semana, e até efeitos difíceis de quantificar podem ser registados em palavras com os exemplos. Para planear o teste, use o "Quadro de Plano Piloto de IA"; este serve para medir e reportar.
Quadro de decisão sobre adoção de IA para iniciantes: objetivo, área, receios e teste numa reunião
Quem vai conduzir a primeira reunião sobre a adoção de IA usa este modelo para iniciantes para decidir, numa só reunião, o objetivo, a área-alvo, os receios e o âmbito do teste. O quadro branco reúne quatro molduras (objetivo, área-alvo, receios e âmbito do teste), um diagrama radial com o 5W1H para detalhar o teste, cinco passos para uma reunião de 60 minutos, uma tabela de decisões de 4 linhas por 3 colunas e uma moldura final para o que fica por decidir e a próxima data. O quadro de tarefas tem cinco colunas e quatro tarefas principais - preparar a reunião, a reunião, preparar o teste e avaliar o resultado -, cada uma com três subtarefas na primeira coluna; basta preencher as quatro molduras e completar a tabela de decisões para separar o que ficou e o que não ficou decidido, servindo equipas pequenas que começam a estudar IA.
Lista de tarefas para iniciantes: escreva tudo e fique só com as 3 de hoje
Quem faz listas de tarefas e nunca as cumpre encontra aqui um modelo de introdução para iniciantes, que ensina a tirar tudo da cabeça e a ficar só com as 3 tarefas de hoje. No quadro branco estão a caixa de entrada onde se escreve tudo, as quatro zonas com as 3 de hoje, esta semana, um dia e à espera, as quatro colunas MoSCoW que escolhem as 3 de hoje entre as 5 da semana, os 5 passos do GTD, a tabela que decide onde fica cada item da caixa de entrada, três regras de escrita e a revisão de 10 minutos à sexta-feira. O quadro de tarefas tem cinco colunas, caixa de entrada, um dia ou à espera, esta semana, as 3 de hoje e concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Se não sabe como fazer uma lista de tarefas, siga três regras, escrever com um verbo, fazer já o que leva 2 minutos e pôr uma só ação em cada cartão. Ao contrário do modelo que ordena por importância e urgência, aqui o centro é o passo que esvazia a caixa de entrada.
Gestão do tempo para iniciantes: registe a semana, encontre o desperdício e refaça o horário
Trabalhadores e estudantes sem tempo usam este modelo de gestão do tempo para iniciantes para registar uma semana, encontrar o desperdício e refazer o horário. No quadro branco estão o modo de registar em intervalos de meia hora, um horário semanal com 5 faixas horárias por 7 dias, três quadros para separar o tempo desperdiçado, a Starfish que revê o uso do tempo em cinco direções, os quatro passos do Pomodoro com 25 minutos de trabalho e 5 de pausa, três quadros com o ritual de foco, os ladrões de tempo e o que o registo mostrou, uma tabela de 7 linhas para a semana de testes e um quadro para escolher uma única mudança. O quadro de tarefas tem cinco colunas, registar, encontrar o desperdício, refazer o horário, a testar e já assente, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Assim monta o horário a partir dos factos de uma semana, e não de memória.
Análise 3C para iniciantes: encontrar o KSF a partir do cliente, da concorrência e da empresa
Modelo para iniciantes que aprendem a fazer uma análise 3C: reúne informação sobre cliente, concorrência e empresa e chega a decidir um único KSF, o fator crítico de sucesso. No quadro branco, a página esquerda reúne o objetivo e o âmbito, os três quadros Customer, Competitor e Company, as quatro colunas da SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) e o quadro do KSF; a página direita traz os quatro passos da análise, uma grelha do que investigar em cada C (3 linhas por 3 colunas) e três quadros de erros frequentes. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de «Para investigar» a «Decidido», com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. A análise 3C estuda Customer (mercado e clientes), Competitor (concorrência) e Company (empresa) para encontrar a condição em que a sua empresa consegue ganhar. Para decidir o KSF, arrume os factos nos quatro campos da SWOT e escolha o ponto onde uma força (S) se cruza com uma oportunidade (O) que a concorrência ainda não satisfaz.
Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia
Quem trabalha ou estuda e quer organizar-se usa este modelo de gestão de tarefas para iniciantes e, na primeira semana, aprende a listar tudo, a priorizar e a ficar só com 3 tarefas por dia. O quadro branco ocupa duas páginas: à esquerda, um quadro para listar as tarefas da semana, a matriz de importância e urgência com quatro quadrantes, três quadros com os 3 de hoje, o que fica para esta semana e o que está à espera, e os quatro passos do dia (5 minutos de manhã e 5 ao fim da tarde); à direita, o registo de segunda a sexta com 5 linhas e 3 colunas, o KPT de sexta em 10 minutos com três colunas e ainda dois tropeços e um quadro de dicas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de listadas a concluídas, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Como listar e priorizar tarefas sem desistir? Parta cada item até ao primeiro passo de 15 minutos e nunca passe de 3 por dia. Serve para o trabalho, para os estudos e para as tarefas de casa.
Análise STP para iniciantes: segmentação, targeting e posicionamento para escolher o mercado
Quem pensa pela primeira vez em como vender um produto ou serviço pequeno usa este modelo de análise STP para iniciantes e escolhe o mercado em três passos: segmentação, targeting e posicionamento. No quadro branco há um espaço para o produto e a forma atual de vender, o diagrama dos 3 passos do STP, uma tabela de 3 critérios por 3 segmentos, um quadrante que cruza atratividade do mercado e os meus pontos fortes, um mapa da empatia com 6 áreas (pensamentos, o que ouve, ganhos, o que diz e faz, dores, o que vê), um mapa de posicionamento de preço por diferenciação e três molduras para o S, o T e o P. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de recolher informação até ao resumo, com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Mesmo sem saber como se faz uma análise STP, preenchendo de cima para baixo o S, o T e o P ficam ligados numa só linha.
Objetivos SMART para iniciantes: fechar o objetivo com 5 condições e chegar às ações desta semana
Quem só escreve objetivos vagos como «quero falar inglês» usa este modelo de objetivos SMART para iniciantes, que fecha o objetivo com as 5 condições e desce até às ações desta semana. No quadro branco estão o Will/Can/Must em três colunas para reduzir a um só objetivo, um diagrama radial com as 5 condições SMART, quatro passos de planeamento inverso de 1 ano até esta semana, o quadro do objetivo reescrito, uma tabela que compara maus e bons exemplos e três molduras para manter o hábito. O quadro de tarefas tem quatro colunas - escrever tudo, corrigir com SMART, ações desta semana e balanço - e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, do levantamento dos objetivos até à medição de fim do mês. Se não sabe como definir objetivos, preencha por ordem específico (S), mensurável (M), alcançável (A), relevante (R) e com prazo (T) e chega a um objetivo que outra pessoa lê com o mesmo sentido. Ao contrário de um quadro OKR de empresa, serve para os objetivos de cada pessoa.