Acordo de trabalho para iniciantes: escolha 5 regras de chat, reuniões, decisões e ausências

Equipa e Pessoas

Acordo de trabalho para iniciantes: escolha 5 regras de chat, reuniões, decisões e ausências

Uma equipa de 4 a 7 pessoas entre teletrabalho e escritório usa este modelo de acordo de trabalho para iniciantes e acaba com respostas lentas e atrasos nas reuniões. O quadro branco tem quatro páginas - a 1 define a meta e o tempo e tira todos os problemas, a 2 separa-os em comunicação, reuniões, decisões e ausências enquanto todos escrevem ideias de regra ao mesmo tempo, a 3 reduz a 5 regras com até 3 círculos por pessoa e a 4 atribui um vigilante e uma data de revisão a cada regra e verifica com KPT (Keep, Problem, Try) se foi cumprida. Os membros de uma equipa de visibilidade limitada podem escrever juntos no quadro. O quadro de tarefas tem quatro colunas - Por fazer, Em curso, À espera de revisão e Concluído - com 4 tarefas principais e 3 subtarefas cada. Mesmo que nunca tenha escrito um acordo de trabalho, seguindo esta ordem fica com 5 regras numa hora e em cada revisão a equipa decide o que manter ou mudar.

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① Meta e tempo (comece a escrever aqui) ③ Como nos contactamos agora (marque ... ④ Separe os problemas de ② em 4 áreas ⑤ Ideias de regra: comunicação ⑥ Ideias de regra: reuniões ⑦ Ideias de regra: decisões ⑧ Ideias de regra: ausências ⑨ Círculos postos em ⑤ a ⑧ (até 3 por... ⑩ Reescrever como ação ⑪ Como desempatar ⑫ Ideias postas de parte (para a próx... ⑬ As 5 regras acordadas (leia-as em v... ⑭ Vigilantes e data de revisão das 5 ... Quadro de regras ... Como usar (4 pági... Regras acordadas ... Decisões, papéis ... Problemas Ideias de regra e... 1/4 Definir meta e pr... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Separar e propor ... ↙ 3/4 ObjetivoAcordar 5 regras da equipa, um acordo de trabalhoex.: Que ninguém se incomode com respostas lentas ou atrasos nas reuniões Quem participa e quanto tempoToda a equipa, 60 minutosex.: Problemas 15 min → Ideias 20 min → Escolher 15 min → Vigilantes 10 min Regras de hojeEscrever factos, não pessoasTodos escrevem pelo menos uma notaQuem toma notas: ____ ② O que incomoda ... O que incomoda a equipa Respostas lentas ex.: A resposta do chat chega no dia seguinte Decisões desconhecidas ex.: Decide-se de viva voz e não se regista Ausências por avisar ex.: Pede-se trabalho a quem está de folga Atrasos nas reuniões ex.: Quem está em casa espera 5 minutos Urgência pouco clara ex.: Tudo parece urgente Mensagens à noite ex.: Não sei se respondo às 22h00 Contacto urgente Contacto normal Prazo de resposta Dia de teletrabalho ex.: Chamada ou chat ex.: Chat ex.: Em 1 hora Dia de escritório ex.: Ir à secretária ex.: Chat ou e-mail ex.: No próprio dia Em deslocação ex.: Só chamada ex.: Ler ao chegar ex.: Não se sabe Problemas de ② Como se faz agora Quando incomoda Comunicação ex.: A resposta vem no dia seguinte ex.: Cada pessoa à sua maneira ex.: Em deslocação ou à noite Reuniões ex.: Quem está em casa espera ex.: A hora de início é vaga ex.: Dias de teletrabalho e escritório Decisões ex.: Decisões desconhecidas ex.: Decide-se de viva voz ex.: Depois de uma conversa de corredor Ausências ex.: As ausências não se avisam ex.: Só sabe quem se apercebeu ex.: Uma falta repentina ex.: Responder em meio dia ex.: Pôr [URGENTE] no assunto do que é urgente ex.: Responder às mensagens depois das 20h00 na manhã seguinte Todos escrevem nos mesmos 5 minutos ex.: Começar as reuniões a horas ex.: Escrever a ordem de trabalhos na véspera ex.: Quem está em casa fala primeiro Uma ideia por nota ex.: Registar o decidido no próprio dia ex.: Quem discorda di-lo na reunião ex.: Na dúvida, decide o responsável Escreva curto e comece por um verbo ex.: Pôr as ausências na agenda com 3 dias de antecedência ex.: Não contactar quem está de folga ex.: Deixar uma linha de passagem de pasta antes de sair Ainda não se julga se é boa ou má 3/4 Votar e escolher ... → 4/4 4/4 Vigilantes e revisão Ideia com mais cí... Círculos Ideia seguinte Círculos Comunicação ex.: Responder em meio dia ex.: 4 círculos ex.: Marcar o urgente ex.: 2 círculos Reuniões ex.: Começar a horas ex.: 3 círculos ex.: Ordem de trabalhos na véspera ex.: 1 círculo Decisões ex.: Registar o decidido ex.: 3 círculos ex.: Decide o responsável ex.: 1 círculo Ausências ex.: Ausências 3 dias antes ex.: 2 círculos ex.: Escrever a passagem de pasta ex.: 1 círculo ex.: Responder depressa → Responder em meio dia Que qualquer pessoa veja se foi cumprida Evite "se possível" e "de preferência" ex.: Escolher a que incomoda mais gente ex.: Escolher a que se pode começar amanhã Se continuar o empate, todos põem um círculo outra vez ex.: Quem está em casa fala primeiro ex.: Não contactar quem está de folga Guarde-as e releia-as na data de revisão As nossas regras (exemplo)1. Responder em meio dia2. Pôr [URGENTE] no assunto do que é urgente3. Começar as reuniões a horas4. Registar o decidido no próprio dia5. Pôr as ausências na agenda com 3 dias de antecedência Verifique se todos estão de acordoCada pessoa diz "consigo cumprir" ou "quero mudar"ex.: Se alguém quiser mudar, reescreva outra vez como em ⑩ Regra Vigilante (quem l... Data de revisão Regra 1 ex.: Responder em meio dia ex.: Ana ex.: Reunião daqui a 6 semanas Regra 2 ex.: Marcar o urgente ex.: Rui ex.: Reunião daqui a 6 semanas Regra 3 ex.: Começar reuniões a horas ex.: Marta ex.: Reunião daqui a 6 semanas Regra 4 ex.: Registar o decidido no dia ex.: Tiago ex.: Reunião daqui a 6 semanas Regra 5 ex.: Ausências 3 dias antes ex.: Inês ex.: Reunião daqui a 6 semanas ⑮ KPT na data de ... KeepManter ex.: Todas as reuniões começaram a horas Anote as regras que resultaram e mantenha-as ProblemProblemas ex.: Responder em meio dia falhou em deslocação Anote as regras que falharam e o que atrapalhou TryExperimentar ex.: Em deslocação, responder só "respondo depois" Anote o que experimentar até à próxima revisão → 2/4 Separar e propor ... ↙ 3/4 Votar e escolher ... → 4/4 Vigilantes e revisão
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Por fazer 16 itens

Reunir problemas
Propor regras
Votar com círculos
Manter e rever
Meta e tempo
Anotar problemas
Rever os canais
Separar em 4 áreas
Escrever ideias
Ler as ideias
Pôr os círculos
Escolher 5 regras
Guardar descartes
Definir vigilantes
Fixar a revisão
Rever com KPT

Em curso 0 itens

À espera de revisão 0 itens

Concluído 0 itens

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