Business & Strategie
Agenda für Strategiemeetings | Keine Entscheidung und Aufgabe geht verloren
Der Organisator öffnet diese Vorlage einige Tage vorher und nutzt sie bis zum Ende des Meetingtags. Das Whiteboard bündelt den Rahmen für die zu klärende Frage und den Entscheider, den 90-Minuten-Ablauf, eine Tabelle zur Themeneinordnung, getrennte Rahmen für Entscheidungen, Zurückstellungen und Hausaufgaben sowie die Verpflichtungen der folgenden 24 Stunden. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von Themenvorschlägen bis Erledigt, mit 5 Hauptaufgaben und ihren noch nicht begonnenen Unteraufgaben.
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Hilfreich, wenn „das Meeting lang war, aber unklar bleibt, was entschieden wurde“ oder „beschlossene Aufgaben auch nächste Woche noch stillstehen“. Gedacht für Organisatoren, die eine Vorlage für die Agenda eines Strategiemeetings oder ein Protokoll suchen und keine Entscheidung oder Aufgabe verlieren wollen. Geeignet für Führungsrunden, Abteilungsmeetings oder Quartalsstrategie-Sitzungen mit dem Entscheider im Raum.
Rahmen ① hält vor Beginn die zu klärende Frage, den Entscheider und das Vorgehen ohne Einigung fest. Am Tag selbst folgt man dem 90-Minuten-Ablauf in Rahmen ②, Rahmen ③ ordnet unklare Themen ein. Ergebnisse verteilt man auf „④ Entscheidungen“, „⑤ Zurückstellungen“ und „⑥ Hausaufgaben“, wobei jede Zurückstellung einen Termin erhält. Nach dem Meeting führt Rahmen ⑦ durch Protokollverteilung und Aufgabenerstellung innerhalb von 24 Stunden. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten: Themenvorschläge, In Vorbereitung, In Diskussion, Entscheidung & Aufgaben, Erledigt.
Schon beim ersten Mal ändert es die Stimmung, wenn vorab nur „Frage aufschreiben“ und „Entscheider nennen“ erledigt sind. Im Meeting jede Entscheidung sofort notieren und laut vorlesen, statt mit „vielleicht“ oder „tendenziell“ zu enden. Nach etwa einem Monat „Offene ToDos prüfen“ öffnen und Verantwortlichen sowie Frist bei stillstehenden Karten neu zuordnen, damit Entscheidungen nicht nur auf dem Papier stehen.
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