Agenda de reunião estratégica: sem perder decisões nem tarefas

Serve para quando "a reunião foi longa mas ninguém sabe o que ficou decidido" ou "a tarefa combinada continua parada na semana seguinte". É para quem procura como montar a agenda de uma reunião estratégica ou um modelo de ata, e para quem quer registar decisões e tarefas sem perder nada. Pensado para reuniões de direção, reuniões de departamento ou reuniões de rumo do trimestre, com o decisor presente.

Antes da reunião, preencha o quadro 1 com a pergunta a decidir, quem decide e o que fazer se não houver acordo. No dia, siga o plano de 90 minutos do quadro 2, e classifique no quadro 3 os pontos cuja forma de tratar não está clara. O que surgir cola-se em "4. Decisões (só o que ficou decidido)", "5. Pendentes (não decidir hoje)" e "6. Trabalhos de casa (a apurar até à próxima)", indicando sempre nos pendentes quando se decidirá. No fim, siga o quadro 7 para partilhar a ata e criar as tarefas em 24 horas. O quadro de tarefas tem 5 colunas: "Tópicos propostos", "Em preparação", "Em discussão", "Decisão-tarefa" e "Concluído".

Só de deixar prontos "Escrever pergunta" e "Definir quem decide" antes da primeira reunião, o ambiente do dia muda. Durante a reunião, escreva a decisão no momento e leia-a em voz alta; não deixe as coisas em "talvez" ou "como orientação". Cerca de um mês depois, abra "Ver tarefas paradas" e volte a atribuir responsável e prazo aos cartões parados, para que a decisão não fique só no papel.