बिज़नेस और रणनीति
रणनीतिक बैठक एजेंडा: फ़ैसला और ToDo न छूटे
बैठक के आयोजक के लिए बनाया गया यह टेम्पलेट, बैठक से कुछ दिन पहले खोला जाता है और उसी दिन बैठक ख़त्म होने तक इस्तेमाल होता है। व्हाइटबोर्ड पर तय करने वाला सवाल और निर्णयकर्ता लिखने का खाना, 90 मिनट की योजना, मुद्दों को बाँटने वाली तालिका, फ़ैसला-टलाव-गृहकार्य अलग-अलग चिपकाने के खाने, और बैठक के बाद 24 घंटे के वादे रखे हैं। टास्क बोर्ड में मुद्दा-सुझाव से तैयारी-चर्चा होते हुए फ़ैसला-टूडू तक जाने वाले 5 कॉलम हैं, और उद्देश्य तय करना-पहले से तैयारी-दिन की कार्यवाही-टूडू बनाना-नज़र रखना, ये 5 मुख्य टास्क और उनके सब-टास्क अभी शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं।
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"बैठक तो लंबी चली पर तय क्या हुआ यह पता नहीं" या "जो टूडू तय हुआ था वह अगले हफ़्ते भी अटका है", ऐसी स्थिति में यह काम आता है। रणनीतिक बैठक का एजेंडा बनाने का तरीक़ा या मीटिंग मिनट्स का टेम्पलेट ढूँढ रहे आयोजक, और फ़ैसले व टूडू दोनों को बिना छोड़े दर्ज करना चाहने वाले लोग इसके लिए बने हैं। प्रबंधन बैठक, विभाग की नियमित बैठक या तिमाही दिशा तय करने वाली बैठक, जहाँ निर्णयकर्ता खुद मौजूद हो, ऐसी बैठकों के लिए यह सोचा गया है।
बैठक शुरू होने से पहले बोर्ड 1 में तय करने वाला सवाल, निर्णयकर्ता और फ़ैसला न होने पर क्या होगा, यह लिख दीजिए। उसी दिन बोर्ड 2 के 90 मिनट के क्रम के हिसाब से आगे बढ़िए, और जिस मुद्दे को कैसे निपटाना है यह तय न हो, उसे बोर्ड 3 में बाँट लीजिए। जो सामने आए उसे "4. फ़ैसला (सिर्फ़ जो तय हुआ)", "5. टलाव (आज तय नहीं करना)", "6. गृहकार्य (अगली बार तक पता करना)", इन तीन खानों में अलग-अलग चिपकाइए, और टलाव में हमेशा यह लिखिए कि कब तय होगा। बैठक ख़त्म होते ही बोर्ड 7 के हिसाब से, मिनट्स बाँटना और टूडू बनाना 24 घंटे के भीतर पूरा कर लीजिए। टास्क बोर्ड में "मुद्दा-सुझाव", "तैयारी में", "बैठक में चर्चा", "फ़ैसला-टूडू", "पूरा" ये 5 कॉलम हैं।
पहली बार सिर्फ़ "सवाल लिख लें" और "निर्णायक तय करें" पहले से कर लेने भर से भी उस दिन का माहौल बदल जाता है। बैठक के दौरान फ़ैसला उसी वक़्त लिखकर पढ़ दीजिए, "शायद" या "दिशा के तौर पर" कहकर बात मत छोड़िए। क़रीब एक महीने बाद "अटके ToDo देखें" खोलकर अटकी कार्ड का ज़िम्मेदार और तारीख़ फिर से तय कीजिए, तभी फ़ैसला सिर्फ़ काग़ज़ पर नहीं रहेगा।
निःशुल्क खाता बनाने के बाद, आप इस टेम्पलेट को मार्केटप्लेस से कॉपी कर सकते हैं
