Agenda Rapat Strategi: Jangan Lewatkan Keputusan dan Tugas

Templat ini dipakai saat "rapat panjang tapi tidak jelas apa yang diputuskan" atau "tugas yang sudah disepakati masih diam minggu depan". Cocok untuk penyelenggara yang mencari cara membuat agenda rapat strategi atau templat notulen, dan siapa pun yang ingin mencatat keputusan serta tugas tanpa ada yang terlewat. Dibuat untuk rapat manajemen, rapat rutin divisi, atau rapat penentuan arah kuartal yang dihadiri pengambil keputusan.

Sebelum rapat, isi papan 1 dengan pertanyaan keputusan, pengambil keputusan, dan cara menangani bila tidak tercapai kesepakatan. Pada hari-H, ikuti alur 90 menit di papan 2, dan topik yang cara penanganannya belum jelas dipilah di papan 3. Hasilnya ditempel terpisah ke tiga kolom "4. Keputusan (hanya yang disepakati)", "5. Tunda (tidak diputuskan hari ini)", "6. PR (dicari sampai rapat berikutnya)", dan kolom tunda selalu disertai kapan akan diputuskan. Begitu rapat selesai, ikuti papan 7 untuk membagikan notulen dan membuat tugas dalam 24 jam. Papan tugas punya 5 kolom: "Usulan Topik", "Persiapan", "Dibahas di Rapat", "Keputusan-Tugas", "Selesai".

Cukup menyelesaikan "Tulis pertanyaan" dan "Tetapkan penentu" saja sudah mengubah suasana hari-H. Selama rapat, tuliskan keputusan seketika dan bacakan; jangan berhenti di "mungkin" atau "sebagai arah". Setelah sekitar sebulan, buka "Cek tugas macet" dan tetapkan ulang penanggung jawab serta tenggat kartu macet, agar keputusan tidak sekadar di atas kertas.