هذا القالب لمنظّم الاجتماع، يُفتح قبل الاجتماع بأيام قليلة ويُستخدم حتى نهاية يوم الاجتماع نفسه. يضم اللوح خانة للسؤال المطلوب حسمه وصاحب القرار، وخطة التسعين دقيقة، وجدولًا لفرز نقاط النقاش، وخانات منفصلة للقرارات والمؤجَّل والواجبات، ووعود الأربع وعشرين ساعة بعد الاجتماع. ولوح المهام خمسة أعمدة من اقتراح الموضوع حتى القرار والمهمة، وخمس مهام رئيسة هي تحديد الهدف والتحضير المسبق وإدارة اليوم وتحويل القرار إلى مهمة والمتابعة، مع مهامها الفرعية، وكلها لم تبدأ بعد.
اقرأ المزيدعرض أقل
يُستخدم حين "يطول الاجتماع دون أن يتضح ما تقرر" أو "تبقى المهمة المتفق عليها متوقفة الأسبوع التالي". وهو موجّه لمن يبحث عن طريقة إعداد أجندة اجتماع استراتيجي أو قالب محضر اجتماع، ولمن يريد تسجيل القرارات والمهام دون أن يفوته شيء. مصمَّم لاجتماعات الإدارة والاجتماعات الدورية للقسم واجتماعات تحديد اتجاه الربع، حيث يحضر صاحب القرار بنفسه.
قبل الاجتماع، املأ اللوح 1 بالسؤال المطلوب حسمه وصاحب القرار وما يُفعل إن لم يُحسم. في يوم الاجتماع، سِر وفق خطة التسعين دقيقة في اللوح 2، وافرز في اللوح 3 النقاط التي لم يتضح أسلوب التعامل معها. ما ينتج يُلصق منفصلًا في "4. القرارات (ما تقرر فقط)" و"5. المؤجَّل (لا يُحسم اليوم)" و"6. الواجبات (تُستقصى حتى الاجتماع القادم)"، مع ذكر موعد الحسم دائمًا في المؤجَّل. وبانتهاء الاجتماع، اتبع اللوح 7 لمشاركة المحضر وتحويل القرارات إلى مهام خلال أربع وعشرين ساعة. ولوح المهام خمسة أعمدة: "موضوع مقترح" و"قيد التحضير" و"نقاش الاجتماع" و"قرار ومهمة" و"مكتمل".
مجرد إنهاء مهمتَي "اكتب سؤال الحسم" و"حدّد صاحب القرار" قبل أول اجتماع يغيّر أجواء ذلك اليوم. أثناء الاجتماع، دوّن القرار فور صدوره واقرأه بصوت مرتفع، ولا تترك الأمور عند "ربما" أو "كتوجّه عام". بعد نحو شهر، افتح "راجع المهام المتوقفة" وأعد تحديد المسؤول والموعد للبطاقات المتعثرة، حتى لا يبقى القرار حبرًا على ورق.
