电话应对训练:练熟接听、转接、外拨,直到能独自接起电话

学習・教育

电话应对训练:练熟接听、转接、外拨,直到能独自接起电话

面向每次办公室电话铃响就发懵的新人,把职场电话礼仪与接听、转接、外拨三种场景的话术整理在一张板上的电话应对训练模板。白板上排列着本公司的电话规则(3声内接起、公司名→部门→姓名的自报顺序、保留不超过30秒)、转接速查表、三种场景的常用话术、从铃响到递交留言条的5个步骤、不在座・听不清・推销电话的应答表,以及KPT(Keep继续做/Problem遇到的问题/Try下次尝试)的复盘栏。任务板分为未练习、练习中、实战中、待复习、已掌握5列,从背熟自报家门到给客户打通1个电话,拆成5个父任务和13个子任务。每天早上出声练5分钟、每通电话结束后写一次KPT,转接时发懵的场面就会减少,几周内前辈不在的时段也能独自接起电话。

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电话礼仪 新人培训 电话转接 留言条 说话练习
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① 本办公室的电话规则(响几声・自报家门・转接对象) ② 接听(从第一句到确认对方) ③ 转接(从保留到交接) ④ 外拨(先说自报家门和事由) ⑤ 从铃响到递交留言条的步骤 ⑥ 难应对场景的应答(不在・听不清・推销电话) 电话应对训练 用法: 1. 在①里填好规则和转接... 想达到的状态 公司定下的规矩 还会卡住的场景 实战中的发现 3周后想达到的状态例)在前辈全都外出的时段,也能独自接起、完成转接并写好留言条。 本公司定下的规矩1. 铃响3声内接起(迟了先致歉)2. 自报顺序为 公司名 → 部门 → 姓名3. 保留不超过30秒,超过就改为回电 转接速查表(事由 → 负责人・分机)发票・费用报销 → 财务部 李梅(分机 213)报价・交期确认 → 销售一部 张伟(分机 105) 每天早上5分钟的练习清单上班前10分钟,把②〜④的三种场景都出声说一遍每周一次请前辈当对方,连不在场应对一起走一遍 您好,这里是华远贸易销售部,我是陈静 麻烦您,能再说一遍贵公司的名称吗 是北岭工业的赵先生吧,您好,一直感谢您的支持 您找张伟是吧,请您稍等(这时按下保留键) 对负责人说:北岭工业的赵先生来电,是报价的事 我是销售部的陈静,已经记下了,稍后给您回电 您好,我是华远贸易销售部的陈静 请问财务部的李梅在吗 想请教发票日期的事,占用您3分钟方便吗 1. 3声内接起并自报家门拿起听筒后才开始想就晚了。用非惯用手接听,先把笔握在手里。 2. 复述公司名和姓名按听到的原样重复一遍,当场把留言条的公司栏和姓名栏填好。 3. 问清事由后按保留确认是找谁、什么事,按下保留键再去叫负责人。别让对方听见公司内部的说话。 4. 人不在就记下留言告知回来的时间,并问是否需要回电。号码要分段复述,6栏全部填满。 5. 递交留言条并口头再说一遍别只放在桌上。等负责人回来当面递交,并说明是否着急。 当场要说的一句 接下来要做的事 不能做的事 负责人不在 非常抱歉,李梅现在不在座位上预计14点回来 问对方是否需要回电,并复述号码把留言条放在桌上,等她回来再口头说一遍如果是自己打过去,就问大概几点回来 用不知道什么时候回来把对方顶回去擅自把手机号告诉对方 听不清公司名 打扰了,电话里听得不太清楚能麻烦您再说一遍吗 问过两次仍不清楚时,只确认要找谁再转接如实告诉接手的人自己没听清公司名 装作听懂了就转接追问三次以上,让对方一直等 推销电话 很抱歉,这类电话我们一律谢绝负责人现在不在座位上 把公司名和事由记在留言条上,交给前辈判断对方纠缠不休时请前辈接过去 自作主张告诉对方负责人姓名或部门被对方说服,把电话转给了总经理 ⑦ 本周练习复盘(KPT) Keep(继续做的事) 例)自报家门不用看稿就说出来了公司名→部门→姓名一口气说完(本周) 内线打了3通,都没有说错重来按台词先说事由,说得很顺 Problem(遇到的问题) 公司名追问了3次还是没听出来最后只好按保留,请前辈接过去 保留超过了30秒跑去找负责人,让对方一直等 Try(下次尝试的事) 听不出公司名时,先问事由最后再用「为稳妥起见,请问贵公司是」确认 按保留键前,先看座位表确认人在不在下周和前辈练5次不在场应对
100%

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タスクボードの内容

未练习 18件

记住公司接听方式
练习转接流程
做出留言条模板
试着自己拨电话
攻克薄弱场景
背熟自报家门
制作转接速查表
3声内接起电话
掌握保留键操作
复述话术出声练
打印10张留言条
复述确认电话号码
拨号前写好台词
用内线打3通
给客户打1通
定下追问的说法
定下推销电话对策
每周写一次KPT

练习中 0件

实战中 0件

待复习 0件

已掌握 0件