Suivi des commandes sur mesure pour débutants : un kanban pour éviter retards et oublis

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Suivi des commandes sur mesure pour débutants : un kanban pour éviter retards et oublis

Ce kanban pour débutants aide une boutique en ligne de créations sur commande à suivre chaque commande de l'accueil à l'envoi et à éviter retards et oublis. Le tableau blanc compte 4 pages : promesse d'expédition et 6 étapes, commandes en quatre colonnes avec une date prévue chacune, retards et incidents classés avec les réponses aux questions courantes, puis améliorations, répartition des tâches et revue de fin de mois. Le tableau de tâches a quatre colonnes - à faire, en cours, à valider par vous, terminé - avec 4 tâches parentes et 3 sous-tâches chacune. Les notes ne portent que numéro et article, les données du client restent dans l'administration de la boutique. Ce tableau ne reçoit que les commandes sur mesure. Les membres d'une équipe à visibilité limitée peuvent y écrire ensemble.

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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Suivi des commandes sur mesure pour débutants : un kanban pour éviter retards et oublis

Aperçu du tableau blanc

① Promesse d'expédition (les règles d... ② De la commande à l'expédition (6 ét... ③ Questions à poser à l'accueil d'une... ④ Accueil (commandes des étapes 1 à 3... ⑤ Fabrication (étape 4 du ②) ⑥ À expédier (étape 5 du ②) ⑦ Expédié (étape 6 du ②) ⑧ Dates par commande (mêmes numéros q... ⑨ Commandes en retard probable et inc... Fort effet × arrive parfois Fort effet × arrive souvent Faible effet × arrive parfois Faible effet × arrive souvent ⑩ Questions fréquentes et réponses ⑫ Qui fait quoi (travail, personne et... ⑬ Revue de fin de mois (fixer le jour... Kanban commandes ... Mode d'emploi (4 ... Expédié, réussi Règles et respons... Retards et incidents Améliorations, co... 1/4 Fixer la promesse... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Suivre les commandes ↙ 3/4 Délai et jours de reposex. expédier sous 14 jours après l'accord de la discussionsamedi, dimanche et jours fériés ne comptent pas Prévenir en cas de retardex. le jour même, envoyer au client la nouvelle date d'expéditionPersonne qui prévient : ____ Ce qu'on écrit sur une noteSeulement le numéro de commande et l'article.Nom, adresse et téléphone du client ne s'écrivent pas, on les lit dans l'administration de la boutique 1 RecevoirVoir la nouvelle commande dans l'administrationex. écrire « #1024 porte-clés gravé » sur une note, colonne accueil 2 VérifierPoser les questions du tableau ③Couleur, taille, texte gravé, date souhaitée 3 DiscuterEnvoyer la proposition en photoex. sans réponse au bout de 3 jours, relancer 4 FabriquerAprès l'accord, colonne fabricationChaque matin, voir si la date prévue tient 5 EmballerFin de fabrication, colonne à expédierComparer article et numéro avec l'administration avant d'emballer 6 ExpédierEnvoyer le numéro de suivi au clientAprès l'envoi, déplacer vers expédié Exemple de question Pourquoi la poser Si rien n'est décidé Où l'écrire Couleur, matière ex. faire choisir par numéro sur une photo d'échantillon Pour préparer les matériaux à l'avance Proposer une option et la faire valider Note de commande dans l'administration Taille ex. demander la taille du poignet en cm Pour éviter de refaire la pièce Dire qu'on fait la taille standard Note de commande dans l'administration Texte gravé ex. demander d'envoyer le texte lettre par lettre Pour éviter les fautes de frappe Montrer un échantillon pendant la discussion Note de commande dans l'administration Date souhaitée ex. demander s'il y a une date de cadeau Pour fixer la date d'expédition Dire quand on peut livrer avec les jours du ① Le planning du ⑧ ex. ex. Sur la note, seulement numéro et article Accord obtenu, déplacer vers ⑤ ex. ex. Écrire la date d'expédition dans un coin Si retard probable, coller une note rouge à côté ex. Comparer article et numéro avec l'administration Vérifier l'emballage à deux Le jour de l'envoi, déplacer vers ⑦ ex. Numéro de suivi envoyé au client Marquer si le client confirme la réception Retirer la note après 7 jours Discussion Fin de fabrication Date d'expédition Responsable ex. 3e jour après réception 12e jour après réception 14e jour après réception Responsable : vous ex. 2e jour après réception 10e jour après réception 12e jour après réception Responsable : l'aide ex. Fait 9e jour après réception 11e jour après réception Responsable : vous ex. Fait 13e jour après réception (retard probable) 15e jour après réception Responsable : vous #____ Jour __ après réception Jour __ après réception Jour __ après réception Responsable : ____ 3/4 Se préparer aux i... → 4/4 4/4 Répartir et améli... 縦軸: Effet sur le ... ex. colis cassé pendant le transport. Pour s'y préparer, prendre une photo avant l'emballage et fixer la marche à suivre pour refaire la pièce. ex. le client ne répond pas à la discussion et la date d'expédition passe. À préparer en premier, relancer si pas de réponse sous 3 jours. ex. question sur la police de gravure. Garder une trace et l'ajouter au tableau ⑩ si elle revient. ex. « quand est-ce que je reçois ma commande ? ». Répondre le jour même avec la réponse du tableau ⑩. Exemple de réponse Qui répond Étape suivante Quand arrive-t-il ex. donner la date d'expédition du ⑧ et promettre le numéro de suivi à l'envoi L'aide Écrire « prévenu » sur la note Changer la couleur ex. possible pendant la discussion, mais pas en fabrication, il faudra la refaire Vous Réécrire la date prévue du ⑧ Commande en retard ex. s'excuser et donner la nouvelle date d'expédition le jour même Vous Rendre la note rouge et la poser en ⑨ Mauvais article reçu ex. demander une photo et promettre l'envoi du bon article Vous Revoir la vérification du ⑥ Annuler la commande ex. accepter avant la fabrication, après, appliquer les règles de la boutique Vous Retirer la note et traiter dans l'administration ⑪ Améliorations q... Alléger le travail de chaque matin Messages types ex. faire un message type pour attendre la réponse de la di… Préparer les matériaux ex. couper à l'avance les matériaux des couleurs les plus d… Questions d'accueil ex. mettre les questions du ③ dans le formulaire de commande Garder les photos ex. prendre une photo avant l'emballage, nommée avec le num… Jours d'expédition ex. grouper les envois le mardi et le vendredi Confier à l'aide ex. lui confier l'emballage et le numéro de suivi Préparation ou am... Responsable Jour Marque de fin ex. relance de ré... Préparation (en haut à droite du ⑨) Vous Chaque matin Écrire les numéros prévenus ex. emballage et ... Amélioration (photos du ⑪) L'aide Lundi et jeudi Écrire le nombre de photos ex. envoi et prév... Amélioration (jours du ⑪) L'aide Mardi et vendredi Écrire le nombre de notes déplacées vers ⑦ Jour et personneex. le dernier vendredi du mois, vous et votre aide, 15 minutesDate : ____ / Responsable : ____ Chiffres à compterex. envois après la date prévue, clients prévenus trop tardCe mois : __ / Mois dernier : __ À changer le mois suivantex. choisir une tâche du ⑫ à garder et une à arrêter, puis les ajouter au tableau de tâches → 2/4 Suivre les commandes ↙ 3/4 Se préparer aux i... → 4/4 Répartir et améli...
100%

Faites glisser pour déplacer, utilisez la molette pour zoomer

Contenu du tableau des tâches

À faire 16 éléments

Fixer la promesse
Avancer en colonnes
Prévoir les aléas
Partager, améliorer
Écrire la promesse
Revoir 6 étapes
Fixer les questions
Noter les commandes
Écrire les dates
Bouger les notes
Placer les risques
Décider les parades
Écrire les réponses
Élargir les idées
Fixer qui et quand
Fixer la revue

En cours 0 éléments

À valider par vous 0 éléments

Terminé 0 éléments

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