定制订单管理看板 入门|用接单、制作中、待发货、已发货四列推进订单,减少交期延误和漏联络

市场与销售

定制订单管理看板 入门|用接单、制作中、待发货、已发货四列推进订单,减少交期延误和漏联络

手工定制、接单生产的小网店店主和帮手,每天早上用一张便签一个订单,从接单推进到发货,以减少交期延误和漏联络的新手用定制订单管理看板模板。白板第1张先统一发货约定、从下单到发货的6步流程,以及接单时要问的事;第2张把订单放进接单、制作中、待发货、已发货四列,并在表中写下每单的预定日;第3张把可能延误的订单和问题按“容易发生”与“对客户的影响”分成四个区域,决定常见咨询的回复方式;第4张扩展减少工作量的改善,决定各项工作的负责人和星期,以及月底复盘的日子。任务看板为待办、进行中、等待店主确认、已完成四列,对应白板四张的4个父任务,每个父任务下各有3个子任务。便签上只写订单号和品名,客户的姓名、地址、电话在店铺后台查看,这一约定放在最前面,所以无需在白板上写个人信息即可推进。普通库存商品的订单在店铺后台处理,这块看板只放定制订单。可以和限定公开团队的成员一起编写,想和帮手商定定制订单的管理方法或防止交期延误的推进方式时也能使用。

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白板预览

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① 发货约定(告诉客户的规则,从这里开始写) ② 从下单到发货的流程(6步) ③ 接单时要问的事 ④ 接单(放入②的1~3步的订单) ⑤ 制作中(②的第4步) ⑥ 待发货(②的第5步) ⑦ 已发货(②的第6步) ⑧ 各订单的预定日(与④~⑦便签的订单号相同) ⑨ 可能延误的订单与问题的放置区(从⑧的预定表中选出放置) 影响大 × 偶尔发生 影响大 × 经常发生 影响小 × 偶尔发生 影响小 × 经常发生 ⑩ 常见咨询与回复方式 ⑫ 准备与改善的分工(工作×负责人与星期) ⑬ 月底复盘(决定复盘的日子和人员) 定制订单管理看板 使用方法(共4张): ① 统一发货... 已发货、做到的事 已定的规则、负责人 延误、问题 改善、发现 1/4 统一发货约定 Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 按列推进订单 ↙ 3/4 发货所需的天数和休息日例:获得确认后14天内发货周六、周日和节假日不计入天数 延误时的联络例:发现延误的当天,就把新的发货预定日告知客户联络的人: ____ 便签上要写的内容便签上只写订单号和品名。客户的姓名、地址、电话不写,在店铺后台查看 1 接单在后台查看新订单例:便签上写“#1024 名字刻字钥匙扣”,放进接单列 2 确认内容按③的表来问确认颜色、尺寸、刻字内容和希望送达的日期 3 沟通用照片发送设计方案例:3天没回复,就再联络一次 4 制作获得确认后移到制作中列每天早上看能否赶上预定日 5 打包与核对制作完成后移到待发货列对照后台的品名和订单号后打包 6 发货与联络把快递单号发给客户发出后移到已发货列 问法示例 为什么要问 决定不了时 写在哪里 颜色、材料 例:从样品照片中请对方用编号选择 为了提前备齐材料 推荐一个让对方选 后台的订单备注 尺寸 例:请对方用厘米告知手腕长度 为了避免返工 告知按标准尺寸制作 后台的订单备注 刻字内容 例:请对方逐字写下并发过来 为了防止写错 沟通时给对方看样品 后台的订单备注 希望送达的日期 例:问是否有赠送的日子 为了定下发货预定日 告知可制作的日期(按①的天数) ⑧的预定表 例:#1024 名字刻字钥匙扣 例:#1027 皮革笔袋 便签只写订单号和品名 沟通后获得确认,就移到⑤ 例:#1019 刺绣手帕 例:#1021 木质名牌 便签角上写下发货预定日 可能延误时,把红色便签贴在旁边 例:#1015 布制书套 对照后台的品名和订单号 打包由两人核对 发货当天移到⑦ 例:#1012 珠子手链 已把快递单号发给客户 收到客户反馈时贴上标记 7天后撕下便签 沟通 制作完成 发货预定日 负责人 例:#1024 受理后第3天 受理后第12天 受理后第14天 负责人: 店主 例:#1027 受理后第2天 受理后第10天 受理后第12天 负责人: 帮手 例:#1019 已完成 受理后第9天 受理后第11天 负责人: 店主 例:#1021 已完成 受理后第13天(可能延误) 受理后第15天 负责人: 店主 #____ 受理后第__天 受理后第__天 受理后第__天 负责人: ____ 3/4 应对延误与问题 → 4/4 4/4 分工并推进改善 縦軸: 对客户的影响(上=大) /... 例:配送途中损坏。准备:打包前拍照,并定好重做的步骤。 例:迟迟没收到沟通的回复,超过发货预定日。最先准备。3天没回复就再联络一次。 例:关于刻字字体的询问。只留下记录,如果再次出现,就加到⑩的表中。 例:“什么时候到?”的咨询。用⑩的回复方式,当天回复。 回复方式示例 由谁回复 下一步 什么时候到 例:告知⑧的发货预定日,并写明发货后会发送快递单号 帮手 在便签上写“已联络” 想换颜色 例:告知沟通中可以改,制作中就需要重做 店主 重写⑧的预定日 延误了 例:当天就道歉并告知新的发货预定日 店主 把便签变红,放到⑨ 收到的货不对 例:请对方发来照片,告知会重新发送正确的商品 店主 重新检查⑥的核对方法 想取消 例:制作前可以接受,制作后则告知店铺的规定 店主 撕下便签,在后台处理 ⑪ 减少工作量的改善(从⑨决定准备... 让每天的接单工作更轻松 联络模板 例:把等待回复的联络做成固定文案 材料的准备 例:提前裁好常用颜色的材料 接单时的提问 例:把③要问的事放进订单页面的提问栏 照片的保存 例:打包前拍1张,以订单号命名保存 发货的星期 例:周二和周五统一发货 交给帮手 例:交由帮手负责打包和发送快递单号的联络 准备还是改善 负责人 星期 完成标记 例:催促回复 准备(⑨的右上) 店主 每天 写下已联络的订单号 例:打包与拍照 改善(⑪的照片) 帮手 周一、周四 写下拍摄的张数 例:发货与联络 改善(⑪的星期) 帮手 周二、周五 写下移到⑦的便签数 复盘的日子和人员例:每月最后一个周五,店主和帮手2人,15分钟日期: ____ / 负责人: ____ 要统计的件数例:比预定日晚发货的件数、联络晚了的件数本月: __件 / 上月: __件 下个月要改的事例:从⑫的工作中,各选一项继续做的和停止做的,并在任务看板中作为下一个任务添加 → 2/4 按列推进订单 ↙ 3/4 应对延误与问题 → 4/4 分工并推进改善
100%

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任务看板内容

待办 16 项

统一发货约定
按列推进订单
应对延误与问题
分工并推进改善
写下发货约定
用6步确认流程
决定接单时要问的事
把订单写在便签上
在表中写预定日
每天早上移动便签
放置可能延误的订单
逐一决定准备工作
制作回复表
扩展改善方案
决定负责人和星期
决定复盘的日子

进行中 0 项

等待店主确认 0 项

已完成 0 项

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