会食・懇親会の幹事デビュー|店選びから当日の立ち回り・お礼までの段取り

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会食・懇親会の幹事デビュー|店選びから当日の立ち回り・お礼までの段取り

会食・歓送迎会の幹事を初めて任された若手が、店選びと席次、当日の立ち回り、翌朝のお礼までの段取りをまとめて進めるためのテンプレートです。ホワイトボードには、5W1Hで会の骨組みを決める図、場所・予算・個室・食事制限の4項目で店を並べた比較表、開始前と歓談中と締めの3場面の立ち回り、予約からお礼まで逆算した段取りが載っています。タスクボードは候補出し・予約調整・当日運営・お礼精算・記録の5列で、目的の確認から精算とお礼まで、5つの親タスクと13の子タスクが未着手で入っています。幹事のやることが期限つきのカードで見えるので当日の抜け漏れがなくなり、使った店の記録とふりかえりが次の幹事へ渡せる資産として残ります。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
会食 懇親会 幹事 接待 段取り
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ホワイトボード プレビュー

プレビュー表示中 会食・懇親会の幹事デビュー|店選びから当日の立ち回り・お礼までの段取り

ホワイトボード プレビュー

② 店候補の比較(電話で確かめた事実だけを書く) ③ 開始前(30分前〜乾杯) ④ 歓談中(乾杯後〜締めの10分前) ⑤ 締め(10分前〜解散) ⑥ 予約からお礼までの段取り(逆算して先に予定へ入れる) ⑦ ふりかえりと店リストの蓄積(次の幹事のために残す) 会食・懇親会の幹事デビュー 使い方: ① 5W1Hで会の骨組み... 今回のゴール 決めた条件・ルール 注意・配慮が必要 次に活かす記録 ① この会の骨組みを決める(5W1... 9/11の歓迎会 What 中途入社3名の歓迎会。12名(前後2名) Why 部署12名の顔と名前が一致した状態で帰ってもらう Who 田中さんは甲殻類アレルギー/佐藤さんはノンアルのみ When 9/11(金)19:00〜21:00。延長はしない Where 会社から徒歩15分以内。大音量の店は不可(会話が主目的 How 一人5,500円・会費5,000円を当日現金。差額と上長2名分は部の交際費 場所・アクセス 予算(一人) 個室・席 食事制限への対応 A店(和食・本命) 会社から徒歩7分駅東口すぐ・雨でも地下通路で行ける 5,500円(飲み放題2時間込み)サービス料なし・延長30分1,000円 完全個室12名・掘りごたつ隣室の声は聞こえないとの回答 甲殻類抜きへ変更可(3日前まで)ノンアルは5種類 B店(イタリアン) 会社から徒歩12分途中に坂道あり・年配の参加者にはやや遠い 6,200円(コースのみ)飲み放題は+1,000円・サービス料10% 半個室は10名まで12名だと2卓に分かれる ベジタリアン対応可アレルギーは前日までに要連絡 C店(居酒屋・予備) 会社から徒歩3分駅と反対方向・二次会の店が近い 4,000円(飲み放題込み)追加注文は都度精算 座敷を仕切るだけで個室ではない店内が賑やかで声が通りにくい 大皿の取り分け式個別対応はできないとの回答 30分前に入店し、席の配置と人数を店員と突き合わせる 歓送迎会は主役が上座・次席に上長・入口側が幹事(接待は客が上座) 会費は着席前に集める。釣り銭は千円札を20枚用意する 乾杯は事前に頼んだ人へ。1分でとお願いしておく 15分に1回は席を立ち、話せていない人の輪に入る 空きグラスを見てまとめて追加注文する。自分は飲みすぎない お酒を飲まない人にも同じ回数だけ声をかける 主役の3人が3人以上と話せたかを終盤までに見る 終了10分前にラストオーダーと会計を店員へ確認する 締めの挨拶は事前に頼んだ人へ合図を出す 会計は席を外して先に済ませ、全員の前で財布を出さない 二次会は行く人だけ。帰る人には駅までの道を先に案内する 1. 2週間前 目的と参加者依頼者に目的・予算・主役を確認し、参加者の食事制限を1人ずつ聞いて一覧にする。 2. 10日前 店を決めて予約比較表の3案から依頼者に選んでもらい、その日のうちに予約する。 3. 1週間前 案内を送る日時・店名・地図・会費・返信期限を1通にまとめて送る。期限は4日前の17時。 4. 3日前 人数を最終連絡確定人数とアレルギー対応を店へ伝え、座席表を作る。以降は変更に料金がかかる店が多い。 5. 翌朝 お礼と精算主役・上長・参加者へお礼を送り、集めた額と支払った額を合わせて経費に回す 今回のふりかえり例)会費の集金に15分かかった。次は幹事2人で分担して集める。 また使える店A店:12名個室・アレルギー対応可・5,500円担当は店長の山田さん・3日前まで変更可 次は繰り返さない失敗・当日に人数変更を伝えて追加料金が発生した・二次会の店を決めずに解散して30分待たせた 次の幹事へ渡すものこの盤面をコピーして日付を差し替えれば使える。座席表の型は③、逆算の段取りは⑥にある。
100%

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タスクボードの内容

候補出し 18件

目的と参加者を確認する
店を3案に絞る
予約と案内を出す
当日の進行を回す
精算とお礼を済ませる
参加者と食事制限を聞く
予算と会費の額を決める
候補を5店集める
比較表を4項目で埋める
電話で条件を確認する
個室を予約して押さえる
案内と出欠依頼を送る
座席表を作る
開始30分前に入店する
挨拶役を先に決める
会費を集めて精算する
翌朝までにお礼を送る
店の記録を残す

予約・調整 0件

当日運営 0件

お礼・精算 0件

記録 0件