Colunas Kanban para iniciantes: exemplos de vendas, recrutamento, produção e administração

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Colunas Kanban para iniciantes: exemplos de vendas, recrutamento, produção e administração

Modelo para iniciantes de equipas de 4 a 7 pessoas: escolha colunas Kanban de vendas, recrutamento, produção ou administração e defina condições de passagem e devolução. Quatro páginas: a 1 regista o fluxo de hoje e os bloqueios, a 2 escolhe um exemplo próximo e reescreve-o com as suas palavras, a 3 tabula a condição de passagem, a coluna de devolução e quem verifica cada coluna, e a 4 define a rotina de cada manhã, as primeiras tarefas e uma revisão daí a duas semanas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de Escrever a Revisto, com quatro tarefas principais e três subtarefas cada. Serve quando as notas se acumulam na coluna Em curso e não sabe que trabalho está parado. Os membros de uma equipa de visibilidade limitada podem escrever em conjunto. A coluna de devolução é aquela para onde volta o trabalho que não cumpre a condição. Não trata limites de trabalho em curso.

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kanban colunas kanban fluxo de trabalho gestão de tarefas para iniciantes
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① Porque refaz e que equipa (comece a... ② O fluxo de hoje (da entrada ao fim) ③ Onde encrava (etapas com notas acum... ④ Tempo de espera (pela resposta de a... ⑤ Onde se devolve com frequência ⑦ Colunas de exemplo por uso (escolha... ⑧ Coluna de entrada (receber) ⑨ Colunas de preparação e trabalho (p... ⑩ Coluna de verificação (verificar, e... ⑪ Coluna final ⑫ Condições de passagem por coluna (e... ⑬ Que colunas acrescentar ou tirar (c... Condição clara x Não acumula Condição clara x Acumula Condição confusa x Não acumula Condição confusa x Acumula ⑭ Regras de utilização (decida com as... ⑯ Revisão daí a duas semanas (o dia d... Colunas Kanban, q... Como usar (4 pági... Colunas decididas... Regras, condições... Bloqueios e devol... Exemplos e descob... 1/4 Rever o fluxo atual Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Escolher um model... ↙ 3/4 Motivo para refazerex.: Na coluna Em curso acumulam-se 15 notas e ninguém sabe quais estão paradas Equipa e trabalhoex.: Equipa de produção de 5 pessoas, cerca de 20 pedidos por mês de folhetos e documentos Colunas atuaisex.: 3 colunas - Por fazer, Em curso e Feito(escrito por: ____) ReceberChega um pedidoex.: O pedido chega por chat ou email e quem lidera recebe-o PlanearFixar responsável e prazoex.: O responsável é escolhido na reunião da manhã FazerTrabalhar neleex.: Faz-se um rascunho e reúne-se o material VerificarConferir o conteúdoex.: Quem lidera confere textos e números EntregarPassar a quem pediuex.: Envia-se a quem pediu e espera-se resposta FimDar por encerradoex.: Quando chega o OK, arquiva-se o ficheiro ex.: Há 10 notas ou mais na etapa Fazer ex.: Só uma pessoa verifica e nada avança até ela ficar livre Acrescente a que etapa de ② corresponde ex.: Esperar por quem pediu deixa o trabalho parado 3 dias em média ex.: Não se pode começar até chegar o material Escreva por quem espera e quantos dias ex.: A verificação encontra gralhas e refaz-se ex.: Depois de entregar, o pedido muda e recomeça-se Escreva de que etapa para que etapa voltou ⑥ Diferença entre... As-Is (situação atual) ex.: Só 3 colunas, por isso trabalhar, esperar verificação e esperar resposta misturam-se na coluna Em curso Lacuna e problema ex.: As colunas não dizem porque o trabalho está parado, por isso separe a espera e a verificação em colunas próprias. Escreva o mais frequente em ③ a ⑤ e como fechar a lacuna To-Be (meta) ex.: Só de olhar para as colunas vê-se que etapa está parada e move-se tudo em 5 minutos cada manhã Coluna de entrada Coluna de preparação Coluna de trabalho Coluna de verific... Coluna final Vendas Potencial cliente Primeiro contacto feito Em proposta Verificação do orçamento Ganho / Perdido Recrutamento Candidatura recebida Triagem de currículos Em entrevista Verificação da oferta Contratado / Recusado Produção Pedido recebido Estrutura Em produção Verificação interna Entregue Administração Requerimento recebido Verificação do conteúdo Em tratamento Aprovação da chefia Feito / Arquivado Nós ex.: Pedido recebido ex.: À espera de material ex.: Em elaboração ex.: Verificação de quem pediu ex.: Entregue ex.: Chame à coluna “Pedido recebido” ex.: Trabalho que entra: pedidos que chegaram sem responsável Escreva de que linha de ⑦ a escolheu ex.: Chame à de preparação “À espera de material” (a espera de ④ é longa) ex.: Chame à de trabalho “Em elaboração” Se não precisa de coluna de preparação, escreva só a de trabalho ex.: Chame à coluna “Verificação de quem pediu” ex.: Trabalho que entra: o enviado a quem pediu e a aguardar resposta Ponha aqui as etapas com muitas devoluções de ⑤ ex.: Chame à coluna “Entregue” ex.: Trabalho que entra: o que tem OK e está arquivado Escreva numa frase o que conta como terminado 3/4 Definir condições... → 4/4 4/4 Começar com colun... Pronto para a seg... Devolver para Quem verifica Bloqueio habitual Coluna de entrada ex.: Responsável e prazo definidos ex.: Não se devolve ex.: Quem lidera ex.: Não se define responsável e fica parado Coluna de preparação ex.: Chegou todo o material ex.: Coluna de entrada ex.: O responsável ex.: Não chega a resposta sobre o material Coluna de trabalho ex.: O rascunho passou a verificação interna ex.: Coluna de preparação ex.: O responsável ex.: Fica retido numa só pessoa e não avança Coluna de verific... ex.: Quem pediu deu o OK ex.: Coluna de trabalho ex.: Quem lidera ex.: Passam 3 dias sem resposta Coluna final ex.: O ficheiro está guardado ex.: Coluna de verificação ex.: Quem lidera ex.: Esquece-se de arquivar 縦軸: Consegue escr... Fica como está. ex.: A coluna de entrada avança assim que há responsável, por isso não se mexe. Divida-a em duas ou acrescente antes uma coluna de espera. ex.: Se a verificação de quem pediu acumula, acrescente antes uma coluna de verificação interna. Junte-a a uma vizinha para a tirar. ex.: Uma coluna de preparação que não se distingue da de entrada junta-se a ela. Reescreva primeiro a condição. Se continuar a acumular, divida a coluna como em cima à direita. O que fazer Responsável Quando Porque decidimos ... Ao devolver ex.: Escreva o motivo na nota em poucas palavras e passe-a para a coluna de devolução de ⑫ ex.: Quem a verificou ex.: Assim que reparar ex.: Os motivos perdiam-se e repetiam-se as mesmas correções Verificação da manhã ex.: Procure notas paradas, começando pela coluna mais à direita ex.: Uma pessoa de serviço (rotação semanal) ex.: 5 minutos todos os dias às 9:00 ex.: Uma nota parada passou 3 dias sem ninguém ver Ao ficar preso ex.: Fale na reunião da manhã das notas que estão há 3 dias numa coluna ex.: Quem lidera ex.: Manhã do terceiro dia ex.: Queremos detetar mais cedo o que fica retido numa só pessoa ⑮ Primeiras taref... Primeiras tarefas das colunas novas Passar as notas de Em curso para as colunas nov… ex.: Responsável: quem lidera / Prazo: segunda de manhã Lembrar os pedidos à espera de resposta ex.: Responsável: cada responsável / Prazo: até terça Acrescentar o motivo às notas devolvidas ex.: Responsável: quem verificou / Prazo: até quarta Escrever a condição no cabeçalho de cada coluna ex.: Responsável: ____ / Prazo: __/__ Pôr na coluna de entrada os pedidos desta semana ex.: Responsável: pessoa de serviço / Prazo: todos os dias … Arquivar as notas concluídas e arrumar ex.: Responsável: ____ / Prazo: __/__ Dia da revisãoex.: Sexta-feira daí a duas semanas, 16:00, 30 minutos(moderador: ____) Números a observarex.: Notas que ficaram 3 dias ou mais numa coluna e o número de devoluções Como decidirex.: Volte a colocar em ⑬ as colunas que acumulam e reescreva a condição ou divida a coluna → 2/4 Escolher um model... ↙ 3/4 Definir condições... → 4/4 Começar com colun...
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Conteúdo do quadro de tarefas

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Escolher um modelo
Definir condições
Começar a usar
Escrever o motivo
Fluxo em 6 etapas
Anotar bloqueios
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Nomear as colunas
Pôr nas 4 caixas
Escrever condições
Definir devolução
Somar ou tirar
Definir regras
Escolher o início
Marcar a revisão

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