Pré-visualização do quadro branco
① Objetivo, presentes e hora (comece ...
② Assunto x quem fala x tempo
③ Regras de escrita do secretário
⑤ A confirmar depois
⑥ O que ficou por dizer
⑦ Leitura por assunto (o que foi deci...
⑧ Decidido (das notas de ④ e de ⑦)
⑨ Pendente
⑩ Descartado
⑪ Importância x urgência dos pendente...
Planear
Fazer já
Não fazer
Delegar
⑫ Conclusão confirmada por todos (num...
⑬ Responsável, prazo e verificação (d...
⑭ Da passagem a limpo à verificação d...
Ata com mapa ment...
Como usar (4 pági...
Decidido
Opiniões, acordos
Preocupações, opo...
Perguntas, a conf...
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Alinhar o objetivo
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Ramificar as falas
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Objetivo da reunião de hoje ex.: Decidir se vamos à feira de outubro e, se formos, quem fica com o quê Presentes (5 a 8) e secretário ex.: 6 presentes (Sara, Pedro, Marta, Diogo, Inês, Miguel); o se cretário é o Miguel Data e hora ex.: 2.ª feira, 6 out., das 10:00 às 11:00 (60 min), sala A e on line Conteúdo do assunto
Quem fala
Tempo
Assunto 1
ex.: Vamos à feira? ex.: Sara ex.: 20 min Assunto 2
ex.: Número de contactos do mês passado ex.: Pedro ex.: 10 min Assunto 3
ex.: Refazer o folheto novo ex.: Marta ex.: 15 min Assunto 4
ex.: Folgas do mês que vem ex.: Diogo ex.: 10 min (os últimos 5 para confirmar a conclusão de ⑫ ) O que significa cada cor de nota ex.: Dourado = decisão, azul = opinião, vermelho = preocupação, verde = pergunta. Na dúvida, azul Como redigir uma intervenção ex.: Uma intervenção por nota. Escreva quem e o quê em cerca de 10 palavras Quando ler em voz alta ex.: No fim de cada assunto, o secretário lê o decidido e confir ma ④ Mapa das interv...
ex.: Vendas, reunião sem anal de outubro Assunto 1 ex.: Vamos à f eira? ex.: Decidido (dourado): sim. Reservar um stand pequeno Assunto 3 ex.: Refazer o folheto ex.: Preocupação (vermelho): n ão dá a tempo este mês (Marta) Assunto 2 ex.: Número de contactos ex.: Opinião (azul): mais 20 % do que no mês passado (Pedro) Assunto 4 ex.: Folgas do mês que vem ex.: Pergunta (verde): podemos folgar nos dias da feira? (D… ex.: Data limite de inscrição na feira (a Sara confirma) ex.: Quantos dos contactos do mês passado viraram encomenda Junte o nome de quem vai confirmar Quando houver resposta, acrescente-a a um ramo de ④ ex.: Inês: preocupa-a faltar gente na feira ex.: Miguel: talvez baste corrigir o folheto anterior Escreva aqui o que não se disse por falta de tempo Junte o nome de quem o disse Decidido no assunto 1 ex.: Vamos à feira. Reservar um stand pequeno (todos de acordo) Decidido nos assuntos 2 a 4 ex.: Continuar a contar os contactos no mês que vem. Folheto e folgas ficam para a próxima 3/4
Separar decidido ...
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Dar cada decisão ...
ex.: Ir à feira de outubro ex.: Continuar a contar os contactos no mês que vem Uma decisão por nota Copie-as tal como estão para a tabela do painel ⑬ da página 4 ex.: Refazer o folheto ou corrigir o anterior ex.: Como tratar as folgas nos dias da feira Junte em poucas palavras o motivo de ficar pendente Ponha-as nas quatro zonas de ⑪ e escolha o que passa para a pr óxima vez ex.: Não haverá brindes para distribuir na feira desta vez (mo tivo: falta orçamento) ex.: Não se envia o aviso de desconto de outono (motivo: já se enviou um no mês passado) Deixe o motivo do descarte numa linha Anote se há algo que o faça voltar a ser discutido 縦軸: Importância (...
Importante mas sem pressa. Ponha-o na tabela de assuntos da próxima vez e escolha quem fala. e x.: Refazer o folheto ou corrigir o anterior Importante e urgente. Não espere pela próxima vez: junte-o à tabela de ⑬ e escreva responsável e prazo esta semana. ex.: Como tratar as folgas nos dias da feira Nem importante nem urgente. Passe-o para ⑩ Descartado e escreva o motivo. ex.: Onde fazer o ja ntar depois da feira Urgente, mas não é preciso decidir na reunião. Entregue-o a uma pessoa e peça só o resultado n a próxima vez. ex.: Como preencher o formulário de inscrição (fica com a Sara) Conclusão de hoje ex.: Ir à feira de outubro com um stand pequeno, com a preparaçã o a cargo da Sara e do Pedro Oposições e preocupações que ficam ex.: Inês: quer voltar a verificar na semana que vem se há gente suficiente Como foi confirmada ex.: O secretário leu a conclusão em voz alta e perguntou a todo s se havia oposição Decisão
Responsável
Prazo
Como verificar
Decisão 1
ex.: Inscrever-nos na feira ex.: Sara ex.: 6.ª feira, 10 out. ex.: Partilhar o e-mail de inscrição concl uída Decisão 2
ex.: Distribuição de pessoal na feira ex.: Pedro ex.: 6.ª feira, 17 out. ex.: Mostrar a tabela de distribuição na p róxima vez Decisão 3
ex.: Contagem de contactos ex.: Diogo ex.: 2.ª feira, 3 nov. ex.: Ler a contagem no início da próxima v ez Decisão 4
ex.: Decidir como tratar as folgas ex.: Inês ex.: 4.ª feira, 8 out. ex.: Enviar por e-mail a todos o que ficar decidido Decisão 5
Decisão: ____ Responsável: ____ Prazo: ____ Como verificar: ____ Passar a limpo Nos 30 minutos a seguir à reunião, releia de ④ a ⑬ e afine as palavras. ex.: Trocar as siglas pelo nome completo Partilhar com todos Peça a todos os presentes que vejam o quadro. e x.: Enviar no chat da equipa 'Ata partilhada' Aceitar correções Aceite correções de erros até ao meio-dia segui nte. ex.: Pedro: o aumento é de 30 %, não de 20 % Verificar na próxima Nos primeiros 5 minutos da próxima reunião, lei a a tabela de ⑬ e marque o que está feito. ex.: Decisão 1: inscrição feita → 2/4
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