Compte rendu en carte mentale pour débutants : une branche par sujet, puis qui fait quoi

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Compte rendu en carte mentale pour débutants : une branche par sujet, puis qui fait quoi

Secrétaire de séance d'une réunion d'équipe de 5 à 8 personnes, notez les propos en carte mentale avec ce modèle pour débutants, puis fixez responsable et échéance de chaque décision. Page 1 : objectif, participants, durée, tableau sujet × intervenant × temps imparti et règles de notes. Page 2 : une branche par sujet, avec avis, questions, inquiétudes et décisions en couleurs, puis lecture à voix haute des décisions. Page 3 : tri en décisions, reports et abandons, reports placés selon importance × urgence, conclusion en une phrase. Page 4 : responsable, échéance et vérification de chaque décision, puis mise au propre. Le tableau de tâches a quatre colonnes et quatre tâches parentes de trois sous-tâches. Astuce : rangez les propos par sujet plutôt que par ordre du temps et relisez les décisions avant de passer au sujet suivant. En mode Non répertorié, les membres de l'équipe écrivent ensemble et corrigent sur-le-champ les erreurs du secrétaire.

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compte rendu carte mentale réunion d'équipe secrétaire de séance pour débutants
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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Compte rendu en carte mentale pour débutants : une branche par sujet, puis qui fait quoi

Aperçu du tableau blanc

① Objectif, participants, durée (comm... ② Sujet × intervenant × temps imparti ③ Règles de notes du secrétaire ⑤ À vérifier plus tard ⑥ Ce qui n'a pas été dit ⑦ Lecture par sujet (ce qui est décidé) ⑧ Décisions (notes de ④ et lecture de ⑦) ⑨ Reports ⑩ Abandons ⑪ Importance × urgence des reports (p... Planifier Faire tout de suite Laisser tomber Déléguer ⑫ Conclusion vérifiée par tous (en un... ⑬ Responsable, échéance, vérification... ⑭ De la mise au propre à la vérificat... Compte rendu en c... Mode d'emploi (4 ... Décision, acté Avis, convention Inquiétude, oppos... Question, à vérifier 1/4 Cadrer la réunion Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Noter les propos ... ↙ 3/4 Objectif de la réunionex. décider si l'on expose au salon d'octobre et, si oui, qui s'en charge Participants (5 à 8) et secrétaireex. 6 participants (Martin, Dubois, Lefèvre, Moreau, Petit, Roux), secrétaire : Roux Date et duréeex. lundi 6 octobre, de 10 h à 11 h (60 min), salle A et en ligne Contenu du sujet Intervenant Temps imparti Sujet 1 ex. participer ou non au salon ex. Martin ex. 20 min Sujet 2 ex. nombre de demandes du mois dernier ex. Dubois ex. 10 min Sujet 3 ex. refaire la brochure ex. Lefèvre ex. 15 min Sujet 4 ex. congés du mois prochain ex. Moreau ex. 10 min (les 5 min restantes pour valider la conclusion ⑫) Sens des couleursex. or = décision, bleu = avis, rouge = inquiétude, vert = question. En cas de doute : bleu Façon d'écrire un proposex. un propos par note. « Qui, quoi » en une dizaine de mots Moment de la lectureex. à la fin de chaque sujet, le secrétaire lit ce qui est décidé et vérifie ④ Carte des propo... ex. Équipe commerciale, réunion d'octobre Sujet 1 ex. participer au salon ? ex. décision (or) : oui, avec un petit stand Sujet 3 ex. refaire la brochure ex. inquiétude (rouge) : impossible avant la fin du mois (L… Sujet 2 ex. demandes reçues ex. avis (bleu) : 20 % de plus que le mois dernier (Dubois) Sujet 4 ex. congés du mois prochain ex. question (vert) : peut-on poser un congé le jour du sal… ex. date limite d'inscription au salon (Martin vérifie) ex. part des demandes du mois dernier devenues commandes Ajoutez le nom de la personne qui vérifie Quand la réponse arrive, ajoutez-la à la branche de ④ ex. Petit : je crains un manque de monde au salon ex. Roux : on peut juste retoucher l'ancienne brochure Notez ici les propos que le temps n'a pas permis de dire Ajoutez le nom de leur auteur Décidé pour le sujet 1ex. on expose au salon, avec un petit stand (tous d'accord) Décidé pour les sujets 2 à 4ex. on continue de compter les demandes le mois prochain. Brochure et congés reportés 3/4 Trier décisions e... → 4/4 4/4 Confier les décis... ex. on expose au salon d'octobre ex. on compte les demandes le mois prochain aussi Une décision par note Recopiez-les telles quelles dans le tableau ⑬ de la page 4 ex. refaire la brochure ou retoucher l'ancienne ex. règle pour les congés le jour du salon Ajoutez en un mot la raison du report Placez-les dans les 4 zones de ⑪ pour choisir ce qui passe à la prochaine fois ex. pas de cadeaux à distribuer au salon cette fois (raison : budget insuffisant) ex. pas d'offre de rentrée (raison : une offre le mois dernier) Gardez la raison de l'abandon en une ligne S'il y a une occasion d'en reparler, notez-la 縦軸: Importance (e... Report important mais non urgent. Mettez-le à l'ordre du jour suivant et choisissez qui le présente. ex. refaire la brochure ou retoucher l'ancienne Report important et urgent. N'attendez pas la prochaine fois, ajoutez-le au tableau ⑬ et fixez cette semaine responsable et échéance. ex. règle pour les congés le jour du salon Report ni important ni urgent. Passez-le dans ⑩ avec la raison. ex. lieu du dîner après le salon Report urgent mais sans besoin de décider en réunion. Confiez-le à une personne et demandez juste le résultat la prochaine fois. ex. remplir le formulaire d'inscription (confié à Martin) Conclusion du jourex. on expose au salon d'octobre avec un petit stand, Martin et Dubois pilotent la préparation Oppositions et craintes restantesex. Petit : vérifier encore la semaine prochaine si l'équipe est assez nombreuse Façon de vérifierex. le secrétaire a lu la conclusion et demandé à chacun s'il s'y opposait Décision Responsable Échéance Vérification Décision 1 ex. s'inscrire au salon ex. Martin ex. vendredi 10 octobre ex. partager l'e-mail de confirmation d'inscription Décision 2 ex. répartir l'équipe au salon ex. Dubois ex. vendredi 17 octobre ex. présenter le tableau de répartition à la prochaine réunion Décision 3 ex. compter les demandes ex. Moreau ex. lundi 3 novembre ex. lire le nombre au début de la prochaine réunion Décision 4 ex. trancher pour les congés ex. Petit ex. mercredi 8 octobre ex. envoyer la règle retenue à tous par e-mail Décision 5 Décision : ____ Responsable : ____ Échéance : ____ Vérification : ____ Mettre au propreDans les 30 minutes après la réunion, relisez de ④ à ⑬ et soignez les mots. ex. remplacer les sigles par les noms complets Partager avec tousMontrez le tableau blanc à tous les participants. ex. envoyer « compte rendu partagé » dans le chat de l'équipe Recevoir les correctionsLes corrections d'erreurs sont reçues jusqu'au lendemain midi. ex. Dubois : 30 % et non 20 % Vérifier à la réunion suivantePendant les 5 premières minutes de la réunion suivante, lisez le tableau ⑬ et cochez ce qui est fait. ex. la décision 1 est inscrite → 2/4 Noter les propos ... ↙ 3/4 Trier décisions e... → 4/4 Confier les décis...
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Contenu du tableau des tâches

Avant la réunion 16 éléments

Cadrer la réunion
Noter par branche
Trier les décisions
Assigner les suites
Objectif et invités
Dresser l'agenda
Fixer vos règles
Écrire par branche
Noter à vérifier
Lire les décisions
Trier en 3 groupes
Placer les reports
Rédiger la synthèse
Responsable et date
Rédiger et partager
Revoir à la suivante

Notes en séance 0 éléments

Partage après réunion 0 éléments

Terminé 0 éléments

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