Organigramme de projet pour débutants : savoir qui décide dès le kick-off

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Organigramme de projet pour débutants : savoir qui décide dès le kick-off

Modèle d'organigramme de projet pour débutants : reliez responsable, chefs d'équipe, membres et conseillers, puis alignez réunions et décisions avant le kick-off. Quatre pages de tableau blanc : objectif, durée et parties prenantes placées selon influence et intérêt ; organigramme à branches de part et d'autre du centre, avec le périmètre de chaque équipe ; tableau des réunions et répartition des décisions entre responsable, chefs d'équipe et membres ; flux de reporting, premières tâches et points à valider au kick-off. Le tableau de tâches compte quatre colonnes (en préparation, en rédaction, à confirmer au kick-off, prêt), avec 4 tâches parentes, une par page, et 3 sous-tâches chacune. Pour un organigramme vertical, le cadre de réflexion « Organigramme » (direction, responsables, membres) est aussi disponible. Le tableau se partage avec une équipe en mode Non répertorié : chaque chef d'équipe y écrit lui-même, et tous regardent le même schéma le jour du lancement.

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organigramme de projet kick-off instances de décision répartition des rôles pour débutants
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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Organigramme de projet pour débutants : savoir qui décide dès le kick-off

Aperçu du tableau blanc

① Commencer ici : objectif et durée d... ② Placer les acteurs selon influence ... Garder satisfaits (influence forte, i... Impliquer en priorité (influence fort... Surveiller (influence faible, intérêt... Tenir informés (influence faible, int... ③ À partir des acteurs du ②, fixer rô... ⑤ Qui décide ⑥ Qui fait ⑦ Conseil ⑧ Périmètre de chaque équipe ⑨ À partir de l'organigramme ④, dress... ⑩ Ce que décide le responsable ⑪ Ce que décident les chefs d'équipe ⑫ Ce que décident les membres ⑬ En cas d'hésitation ⑭ À partir des réunions du ⑨, ordonne... ⑯ Ce qu'on valide au kick-off Organigramme proj... Mode d'emploi (4 ... Objectif et décid... Règles, réunions ... Doutes et inquiét... Conseil et enseig... 1/4 Cerner objectif e... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Tracer l'organigr... ↙ 3/4 Pourquoi ce projetex. Remplacer les notes de frais papier par un nouvel outil et passer de 10 à 5 jours entre la demande et le paiement Durée et date de lancementex. Durée : du 1er avril au 30 septembre (6 mois)Kick-off : 8 avril, 10 h–11 h Ce qui m'inquièteex. Je ne sais pas jusqu'où chaque service va coopérer 縦軸: Influence (ha... ex. Direction, directeur informatique. Brefs points aux moments clés ; conseillers possibles. ex. Directrice financière. Candidate au poste de responsable ou au comité. À convaincre tôt. ex. Contact chez un fournisseur. À prévenir seulement en cas de grand changement. ex. Salariés demandeurs, assistants des services. Réunion d'information et message mensuel. Rôle Effectif Personne visée Responsable ex. Décide en dernier, tient budget et échéance ex. 1 personne ex. Directrice financière Chef d'équipe ex. Rassemble plan et avancement de l'équipe ex. 3 personnes (une par équipe) ex. Chefs de service de chaque département Membre ex. Mène les tâches confiées et rend compte ex. 9 personnes (3 × 3 équipes) ex. Compta 4, informatique 3, services généraux 2 ④ À partir du tab... ex. Projet de nouvel outil de notes de frais Responsable ex. Mme Martin, directrice financière (décide en dernier) Équipe métier ex. Chef Bernard et 3 membres Équipe déploiement ex. Chef Moreau et 3 membres Services concernés ex. Assistants des services (information partagée) Secrétariat ex. Petit (prépare les réunions, tient les comptes rendus) Équipe système ex. Chef Dubois et 3 membres Conseil ex. Directeur informatique, juriste ex. Responsable Martin (directrice financière), remplaçant Leroy en son absence ex. Métier Bernard, système Dubois, déploiement Moreau (chefs d'équipe) Notez aussi le remplaçant en cas d'absence Ce qui se décide est réparti en page 3, blocs⑩–⑫ ex. Équipe métier : Roux, Girard, Lefèvre (compta) ex. Équipe système : Faure, Blanc, Garnier ex. Équipe déploiement : 1 en compta, 2 aux services généraux Pour un cumul de fonctions, écrivez le nom sur les deux branches ex. Directeur informatique : cohérence avec les règles internes ex. Juriste : durée de conservation et règlement Écrivez aussi ce qu'on lui demande Un conseiller n'est pas un décideur Chef d'équipe Périmètre Hors périmètre Effectif (chef co... Équipe métier ex. Bernard ex. Fixer les étapes de demande et d'approbation ex. Paramétrage du système ex. 4 personnes Équipe système ex. Dubois ex. Paramétrage, tests, reprise des données ex. Rédaction du mode d'emploi ex. 4 personnes Équipe déploiement ex. Moreau ex. Réunion d'information, annonces, support ex. Décision des procédures ex. 4 personnes 3/4 Aligner réunions ... → 4/4 4/4 Lancer le kick-off Participants Fréquence et durée Décisions Lieu du compte rendu Comité de pilotage ex. Responsable, 3 chefs d'équipe, secrétariat ex. 1 fois par mois, 60 min ex. Budget, échéance, arrêt du projet ex. Tâches de ce tableau Point des chefs d... ex. 3 chefs d'équipe, secrétariat ex. 1 fois par semaine, 30 min ex. Coordination entre équipes, ordre ex. Tâches de ce tableau Point d'équipe ex. Chef d'équipe et membres ex. 1 fois par semaine, 15 min ex. Répartition du travail de la semaine ex. Post-it de l'équipe Espace de conseil ex. Chef d'équipe et conseillers ex. Au besoin, 30 min ex. Aucune (on écoute des avis) ex. Rapporté au comité de pilotage ex. Augmenter ou non le budget ex. Décaler ou non la date de fin ex. Changer ou non l'effectif d'une équipe ex. Arrêter ou non le projet ex. L'ordre des tâches de l'équipe ex. Le contenu du mode d'emploi ex. Les demandes aux autres équipes Si deux équipes sont concernées, on décide au point des chefs d'équipe ex. La façon de mener sa propre tâche ex. L'organisation de sa journée ex. À qui poser une question Si l'échéance risque de glisser de 2 jours ou plus, prévenir le chef d'équipe À qui remonterex. Si l'on ne sait pas lequel des cadres⑩–⑫ s'applique, on remonte d'un niveau Quand rien n'est décidé à l'échéanceex. Après 3 jours sans décision, on invite le responsable au prochain point des chefs d'équipe pour qu'il tranche Comment annoncer la décisionex. Le décideur prévient le secrétariat le jour même, qui l'écrit dans les tâches Chaque jourLa personne note l'avancementex. Déplacer la tâche dans les colonnes et écrire une ligne sur les difficultés Chaque semainePoint d'équipeex. Le chef résume l'avancement et les difficultés de l'équipe Chaque semainePoint des chefs d'équipeex. On aligne les 3 équipes et le secrétariat tient le compte rendu Chaque moisComité de pilotageex. Le secrétariat résume sur une page et le responsable tranche ⑮ Première tâche ... Premières tâches après le kick-off Équipe métier ex. Décrire sur une page la procédure de demande actuelle Équipe déploiement ex. Proposer 3 dates pour la réunion d'information Équipe système ex. Demander un environnement de test Secrétariat ex. Réserver 6 mois de dates de comité de pilotage Point à valider Responsable Échéance Façon de valider Organigramme ex. Noms manquants et cumuls de fonctions ex. Secrétariat, Petit ex. Jour du kick-off ex. Montrer le ④ et obtenir l'accord de tous Réunions et décis... ex. La répartition des ⑩–⑫ ex. Responsable, Martin ex. Jour du kick-off ex. Lire à voix haute et répondre aux questions Premières tâches ex. Les tâches du ⑮ et leurs responsables ex. Chaque chef d'équipe ex. Vendredi de la semaine suivant le kick-off ex. Saisies dans les tâches de ce tableau avec responsable et échéance → 2/4 Tracer l'organigr... ↙ 3/4 Aligner réunions ... → 4/4 Lancer le kick-off
100%

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Contenu du tableau des tâches

En préparation 16 éléments

Objectif et acteurs
Tracer la structure
Aligner réunions
Lancer le kick-off
Écrire l'objectif
Placer les acteurs
Tableau des rôles
Tracer les branches
Nommer décideurs
Périmètre d'équipe
Table des réunions
Répartir décisions
Cas d'hésitation
Flux de reporting
Premières tâches
Valider au kick-off

En rédaction 0 éléments

À confirmer au kick-off 0 éléments

Prêt 0 éléments

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