Organograma de projeto para iniciantes: ligue os papéis com linhas e combine quem decide

Projetos e Desenvolvimento

Organograma de projeto para iniciantes: ligue os papéis com linhas e combine quem decide

Quem lidera um projeto pela primeira vez usa este modelo para iniciantes: liga com linhas o responsável, líderes, membros e conselheiros, e combina quem decide o quê antes do kickoff. O quadro branco tem 4 páginas: a 1 define objetivo e prazo e coloca as partes interessadas por influência e interesse; a 2 desenha um organograma com ramos para a esquerda e a direita e anota o âmbito de cada equipa; a 3 monta a tabela de reuniões e reparte as decisões; a 4 define o fluxo de relatórios e a primeira tarefa de cada equipa para rever no kickoff. O quadro de tarefas tem quatro colunas - em preparação, a redigir, rever no kickoff e pronto - com 4 tarefas principais, uma por página, e 3 subtarefas cada. Para um organograma de cima para baixo, pode juntar no editor o esquema Organograma (presidente, diretor, membro). Os líderes escrevem no quadro como membros de uma equipa de visibilidade limitada e todos veem o mesmo esquema nesse dia.

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organograma de projeto kickoff reuniões divisão de papéis para iniciantes
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① Comece aqui: objetivo e prazo do pr... ② Coloque as partes por influência e ... Manter satisfeitos (muita influência ... Envolver de perto (muita influência ×... Acompanhar (pouca influência × pouco ... Manter informados (pouca influência ×... ③ Com as pessoas de ②, decida os papé... ⑤ Quem decide ⑥ Quem faz ⑦ Conselheiros ⑧ Âmbito de cada equipa ⑨ Com o organograma de ④, monte a tab... ⑩ O que decide o responsável ⑪ O que decidem os líderes ⑫ O que decide cada membro ⑬ Como decidir quando há dúvidas ⑭ Com as reuniões de ⑨, ordene o flux... ⑯ O que rever no kickoff Organograma e pre... Como usar (4 pági... Objetivo e quem d... Regras, reuniões,... Dúvidas e preocup... Conselheiros e ap... 1/4 Definir objetivo ... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Desenhar o organo... ↙ 3/4 Para que serve o projetoex.: Passar o reembolso de despesas do papel para um sistema novo e reduzir de 10 para 5 dias o tempo entre o pedido e o pagamento Prazo e data de arranqueex.: Prazo: de 1 de abril a 30 de setembro (6 meses)Kickoff: 8 de abril, das 10h00 às 11h00 O que preocupa agoraex.: Não sei até onde vai a colaboração de cada departamento 縦軸: Influência (c... ex.: Administração e diretor de informática. Informe só nos pontos-chave e considere-os para conselho. ex.: Diretor financeiro. Candidato a responsável ou à reunião de direção. Fale com ele cedo. ex.: Contacto do fornecedor. Avise só quando houver uma mudança grande. ex.: Colaboradores que pedem reembolsos e administrativos das áreas. Uma sessão e um aviso por mês. Função Pessoas A quem pedir Responsável ex.: Decide em última instância e zela por orçamento e prazo ex.: 1 pessoa ex.: Diretor financeiro Líder de equipa ex.: Reúne o plano e o andamento da equipa ex.: 3 pessoas (1 por equipa) ex.: Um chefe de cada área Membro ex.: Faz o trabalho atribuído e reporta ex.: 9 pessoas (3 × 3 equipas) ex.: 4 de finanças, 3 de informática, 2 de administração ④ Desenhe o organ... ex.: Projeto do novo sistema de despesas Responsável ex.: Silva, diretor financeiro (decide no fim) Equipa de negócio ex.: Líder Costa e 3 membros Equipa de implementação ex.: Líder Reis e 3 membros Áreas envolvidas ex.: Administrativos de cada área (informados) Secretariado ex.: Neves (prepara reuniões e atas) Equipa de sistemas ex.: Líder Matos e 3 membros Conselheiros ex.: Diretor de informática e jurista ex.: Responsável Silva (financeiro), substituto Pinto se faltar ex.: Negócio Costa, Sistemas Matos, Implementação Reis (líderes) Anote quem substitui em caso de falta O que cada um decide reparte-se na página 3 (⑩-⑫) ex.: Equipa de negócio: Lopes, Dias, Faria (finanças) ex.: Equipa de sistemas: Rocha, Alves, Melo ex.: Equipa de implementação: 1 de finanças e 2 de administração Se alguém acumular duas funções, ponha o nome nos dois ramos ex.: Diretor de informática: coerência com as regras internas ex.: Jurista: prazos de conservação e regulamento Anote o que perguntar Quem aconselha não é quem decide Líder Âmbito Fora do âmbito Pessoas (com o lí... Equipa de negócio ex.: Costa ex.: Decidir os passos de pedido e aprovação ex.: Configuração do sistema ex.: 4 pessoas Equipa de sistemas ex.: Matos ex.: Configuração, testes e migração de dados ex.: Texto do manual ex.: 4 pessoas Equipa de impleme... ex.: Reis ex.: Sessões, avisos e apoio a dúvidas ex.: Decidir os passos ex.: 4 pessoas 3/4 Alinhar reuniões ... → 4/4 4/4 Arrancar no kickoff Quem participa Frequência e duração O que se decide Onde se regista Reunião de direção ex.: Responsável, 3 líderes e secretariado ex.: 1 vez por mês, 60 min ex.: Orçamento, prazo e parar ou não ex.: Tarefas deste quadro Reunião de líderes ex.: 3 líderes e secretariado ex.: 1 vez por semana, 30 min ex.: Coordenar equipas e a sua ordem ex.: Tarefas deste quadro Reunião de equipa ex.: Líder e membros ex.: 1 vez por semana, 15 min ex.: Como repartir o trabalho da semana ex.: Notas da equipa Espaço de conselho ex.: Líder e conselheiros ex.: 30 min quando for preciso ex.: Nada (ouve-se conselho) ex.: Reporta-se na reunião de direção ex.: Se se aumenta o orçamento ex.: Se se adia a data final ex.: Se se muda a dimensão de uma equipa ex.: Se se cancela o projeto ex.: A ordem do trabalho da equipa ex.: O conteúdo do manual ex.: Pedidos a outras equipas Se envolver 2 equipas, decide-se na reunião de líderes ex.: Como fazer o seu trabalho ex.: Como organizar o seu dia ex.: A quem perguntar Se um prazo puder derrapar 2 dias ou mais, avise o líder A quem subir o assuntoex.: Se não souber qual de ⑩-⑫ se aplica, suba ao nível acima Se não se decidir a tempoex.: Se em 3 dias nada se decidir, chama-se o responsável à reunião de líderes seguinte para que decida Como comunicar o decididoex.: Quem decide avisa o secretariado no mesmo dia e o secretariado regista nas tarefas Todos os diasCada membro anota o andamentoex.: Muda a tarefa de coluna e escreve numa linha qualquer problema Todas as semanasReunião de equipaex.: O líder resume o andamento e os problemas da equipa Todas as semanasReunião de líderesex.: Alinha-se a situação das 3 equipas e o secretariado faz a ata Todos os mesesReunião de direçãoex.: O secretariado resume numa página e o responsável decide ⑮ Primeira tarefa... Primeiras tarefas após o kickoff Equipa de negócio ex.: Escrever numa página os passos atuais do pedido Equipa de implementação ex.: Propor 3 datas para a sessão Equipa de sistemas ex.: Pedir um ambiente de testes Secretariado ex.: Reservar 6 meses de reuniões de direção O que rever Responsável Prazo Como rever Organograma ex.: Nomes em falta e pessoas com duas funções ex.: Secretariado, Neves ex.: No dia do kickoff ex.: Mostrar ④ e obter o acordo de todos Reuniões e decisões ex.: A repartição de ⑩-⑫ ex.: Responsável, Silva ex.: No dia do kickoff ex.: Ler em voz alta e receber perguntas Primeiras tarefas ex.: As tarefas de ⑮ e os responsáveis ex.: Cada líder ex.: Sexta-feira da semana a seguir ao kickoff ex.: Estão nas tarefas deste quadro com responsável e prazo → 2/4 Desenhar o organo... ↙ 3/4 Alinhar reuniões ... → 4/4 Arrancar no kickoff
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Em preparação 16 itens

Objetivo e pessoas
Traçar organograma
Alinhar reuniões
Arrancar no kickoff
Escrever objetivo
Colocar as pessoas
Tabela de papéis
Traçar os ramos
Anotar quem decide
Definir cada equipa
Tabela de reuniões
Repartir decisões
Regra para dúvidas
Ordenar relatórios
Primeiras tarefas
Rever no kickoff

A redigir 0 itens

Rever no kickoff 0 itens

Pronto 0 itens

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