Reunião matinal remota para iniciantes: quadro do tempo para ver primeiro quem precisa de ajuda

Equipa e Pessoas

Reunião matinal remota para iniciantes: quadro do tempo para ver primeiro quem precisa de ajuda

Modelo de reunião matinal remota para iniciantes, em que cada pessoa coloca uma nota com o nome em sol, nublado, chuva ou trovoada. Leva cinco minutos por dia e serve para decidir quem ajuda em quê nesse mesmo dia. O quadro tem quatro páginas - a 1 alinha o objetivo, a regra dos 3 minutos e o significado do tempo; a 2 serve para pôr o tempo de hoje e anotar o problema e a urgência; a 3 liga cada problema a quem pode ajudar e ordena em hoje, mais tarde ou deixar; a 4 fixa responsável, hora e verificação ao fim do dia com um balanço YWT. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de antes da reunião a concluído, com 4 tarefas principais (uma por página) e 3 subtarefas cada. Pode pôr-se só o tempo, sem explicar o motivo. Os membros de uma equipa de visibilidade limitada podem escrever em conjunto, por isso uma equipa pequena usa o mesmo quadro todas as manhãs.

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reunião matinal remota teletrabalho check-in entreajuda na equipa para iniciantes
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① Objetivo e regra dos 3 minutos (com... ② Os 5 minutos da reunião ③ Significado do tempo e exemplos (re... ④ Sol (corre bem, pode ajudar) ⑤ Nublado (alguma inquietação) ⑥ Chuva (em dificuldade) ⑦ Trovoada (urgente, ajuda) ⑧ Problemas e urgência (escreve-os qu... ⑨ O tempo desta manhã (resuma numa fr... ⑩ Problema × quem ajuda (copie da tab... ⑪ Ajudar hoje ⑫ Amanhã ou mais tarde ⑬ Deixar hoje ⑭ Responsável, hora e verificação ao ... ⑯ Para levar à reunião de amanhã Reunião matinal: ... Como usar (4 pági... Objetivo e resumo... Regras, responsáv... Problemas e ajuda... O que corre bem e... 1/4 Combinar as regras Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Pôr o tempo de hoje ↙ 3/4 Objetivo da reuniãoex.: Como não nos vemos, saber todas as manhãs como está cada um e o que lhe custa, e ajudar nesse mesmo dia Regra dos 3 minutosex.: Falar de problemas no máximo 3 minutos no total. O resto, com quem ajuda depois da reunião Quando custa falarex.: Pode pôr-se só a nota do tempo, sem motivo. Não é preciso contar saúde nem assuntos de casa 0-1 minPôr as notasColoque uma nota com o seu nome num tempo da página 2 (④–⑦). 1-2 minUma palavra cada umSó quem está em nublado, chuva ou trovoada escreve o problema em ⑧ e diz uma palavra. 2-4 minRecolher problemasLigue quem ajuda em ⑩ e ordene em ⑪–⑬. Falar de problemas, contando a palavra dos minutos 1-2, no máximo 3 minutos no total. 4-5 minResponsável e horaEscreva em ⑭ responsável, hora e verificação ao fim do dia, e termine. Significado Exemplo de nota Como agem os outros Sol Corre bem. Há folga para ajudar os outros ex.: O rascunho do documento está dentro do previsto Ponha o seu nome em quem pode ajudar de ⑩ Nublado Alguma inquietação. Não se vê o avanço ex.: Espero uma resposta e a tarde fica indefinida Falar com a pessoa depois da reunião Chuva Está difícil. Sozinho não avança ex.: A fórmula dos totais não bate certo e o trabalho parou Decidir hoje quem ajuda Trovoada Urgente, precisa de ajuda. Há prazo ou avaria ex.: A entrega a um cliente é hoje às 15:00 Tratar primeiro na reunião ex.: Ana: o orçamento fica pronto antes do meio-dia ex.: Bruno: livre à tarde Acrescente também as horas em que pode ajudar Escolha um tempo na tabela ③ e ponha uma nota com o nome ex.: Carla: espera uma resposta e a tarde fica indefinida ex.: Diogo: não sabe como começar uma tarefa nova Acrescente uma palavra sobre o que o preocupa Nos dias em que não consegue escrever, basta o tempo ex.: Eva: a fórmula dos totais não bate certo e parou ex.: Filipe: não sabe onde está guardado o ficheiro Aqui basta o nome e uma palavra Os detalhes do problema vão na tabela ⑧ ex.: Gil: o orçamento entrega-se hoje às 15:00 ex.: Helena: não consegue entrar no sistema da empresa A hora do prazo vai na urgência de ⑧ É o primeiro assunto da reunião Problema Urgência Ajuda pedida Pessoa em nublado ex.: Carla: espera a resposta de um cliente Esta semana ex.: Que alguém veja o texto do email de lembrete Pessoa em chuva 1 ex.: Eva: a fórmula dos totais não bate certo Hoje ex.: Ver em conjunto a partilhar o ecrã Pessoa em chuva 2 ex.: Filipe: onde está o ficheiro Hoje ex.: Que me digam onde está a pasta partilhada Pessoa em trovoada ex.: Gil: orçamento para as 15:00 Hoje até às 12:00 ex.: Que uma pessoa confirme os valores Resumo da manhãex.: 2 em sol, 2 em nublado, 2 em chuva e 2 em trovoada. De manhã, ajudar primeiro o Gil, em trovoada Em comparação com ontemex.: Menos uma pessoa em chuva. A ajuda de ontem fez avançar o trabalho dos totais 3/4 Recolher os probl... → 4/4 4/4 Decidir quem ajuda Problema Quem ajuda Tempo necessário Como Problema 1 ex.: Gil: confirmar os valores do orçamento ex.: Ana 15 min ex.: Enviar a tabela de valores por chat e confirmar Problema 2 ex.: Eva: a fórmula dos totais ex.: Bruno 30 min ex.: Corrigir em conjunto a partilhar o ecrã Problema 3 ex.: Filipe: onde está o ficheiro ex.: Ana 5 min ex.: Enviar a ligação da pasta partilhada Problema 4 ex.: Carla: espera a resposta de um cliente ex.: Bruno 10 min ex.: Escrever juntos o email de lembrete Problema 5 ex.: Helena: não entra no sistema da empresa (de ⑦) ex.: O departamento de informática Não se sabe ex.: Pedir que contacte o apoio técnico ex.: Confirmar o orçamento do Gil (Ana, 11:00) ex.: Fórmula de totais da Eva (Bruno, 14:00), ficheiro do Filipe (Ana, logo após a reunião) Inclua o que vence hoje e o que se resolve em 5 minutos ex.: Espera de resposta da Carla (ver na reunião de amanhã) Acrescente entre parênteses o dia e a hora combinados Inclua o que pode esperar sem problema ex.: O sistema da Helena (fica com o departamento de informática) ex.: Uma grande arrumação de toda a equipa (noutra reunião) Escreva numa frase o motivo de deixar Problema Responsável Hora Verificação ao fi... Ajuda 1 ex.: Gil: confirmar os valores do orçamento ex.: Ana ex.: 11:00 ex.: Responder «Feito» por chat às 17:00 Ajuda 2 ex.: Eva: a fórmula dos totais ex.: Bruno ex.: 14:00 ex.: Ver ao fim do dia em 5 minutos de ecrã partilhado Ajuda 3 ex.: Filipe: onde está o ficheiro ex.: Ana ex.: Logo após a reunião ex.: Responder por chat quando a ligação abrir Ajuda 4 (Acrescente mais se for preciso) Responsável: ____ Hora: ____ Verificação: ____ ⑮ Balanço YWT do ... Y O que fiz ex.: Corrigi com o Bruno a fórmula dos totais em 30 minutos ex.: Consegui confirmar os valores do orçamento às 11:00 W O que aprendi ex.: Partilhar o ecrã resolve mais depressa do que o chat ex.: Quem está em chuva agradece que lhe falem de manhã T O que fazer a seguir ex.: Escrever os problemas também na tarde anterior ex.: Reservar amanhã outra vez um tempo às 11:00 para confirmar O primeiro a verificar amanhãex.: Ver se avançou a espera de resposta da Carla (⑫) Combinados que se mantêm ou mudamex.: Quem estiver em trovoada avisa também por chat antes da reunião → 2/4 Pôr o tempo de hoje ↙ 3/4 Recolher os probl... → 4/4 Decidir quem ajuda
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Antes da reunião 16 itens

Alinhar as regras
Pôr o tempo
Recolher problemas
Decidir quem ajuda
Escrever objetivo
Ver o fluxo
Definir o tempo
Pôr a sua nota
Listar problemas
Nota da manhã
Listar quem ajuda
Separar em 3 grupos
Guardar o motivo
Fixar quem e quando
Balanço YWT
Levar para amanhã

A partilhar 0 itens

A ajudar 0 itens

Verificar ao fim do dia 0 itens

Concluído 0 itens

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