Check-in de reunião para iniciantes: marque a sua energia e carga com uma carinha em 5 minutos

Equipa e Pessoas

Check-in de reunião para iniciantes: marque a sua energia e carga com uma carinha em 5 minutos

Quem dinamiza uma reunião periódica usa este modelo para iniciantes nos primeiros cinco minutos, para pôr carinhas num mapa de energia por carga de trabalho e decidir a ordem de palavra. O quadro branco tem quatro páginas. A página 1 define o objetivo, os temas candidatos, a cor de cada carinha e as regras. A página 2 é o mapa de energia por carga, onde cada pessoa põe a sua carinha e escreve uma frase. A página 3 organiza os temas por importância e urgência e escolhe a ordem e os cuidados. A página 4 atribui responsável e prazo a cada decisão e escolhe quem dinamiza na semana seguinte. O quadro de tarefas tem quatro colunas - Para a próxima reunião, Comigo esta semana, À espera de revisão, Concluído - com quatro tarefas principais, uma por página, e três subtarefas cada. Mostrar o estado como uma posição ajuda a notar quem tem dificuldade em dizer que está no limite, e começa-se sem pedir longas explicações. Uma equipa privada pode escrever no mesmo quadro, também em reuniões online.

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① A reunião de hoje (comece a escreve... ② Participantes e cor da carinha ③ O que significa cada posição ④ Sinal para quando não quer falar ⑤ Limites de tempo ⑥ Mapa do estado de agora (coloque a ... Com energia × Com folga Com energia × Ocupado Pouca energia × Com folga Pouca energia × Ocupado ⑦ Frase de quem tem pouca energia × o... ⑧ Frase de quem tem energia × ocupado ⑨ Frase de quem tem pouca energia × c... ⑩ Impressão de hoje (escreve quem din... ⑪ Organizar os temas (coloque os de ①... Planear (importante × não urgente) Fazer já (importante × urgente) Não fazer (não importante × não urgente) Delegar (não importante × urgente) ⑫ Ordem de palavra e cuidados ⑬ Decisões e responsáveis (dos temas ... ⑭ Até à próxima reunião ⑮ O check-in da próxima semana Check-in de reuni... Como usar (4 pági... Objetivos e decisões Regras e forma de... Carga e dificuldades Energia e descobe... 1/4 Definir o objetivo Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Marcar o estado ↙ 3/4 Objetivo da reuniãoex.: Partilhar cedo os problemas da semana e decidir 2 pontos no tema principal Temas candidatos de hoje (3 a 5)ex.: A Decidir a data de lançamento da nova funcionalidadeB Decidir a divisão do atendimento de pedidosC Decidir o conteúdo da formação do mês seguinte Como colocar a carinhaex.: Coloque só uma carinha da sua cor em ⑥. Se tiver dúvidas, o meio serve Nome Cor da carinha Papel de hoje Pessoa 1 ex.: Sato ex.: Vermelho ex.: Dinamiza Pessoa 2 ex.: Suzuki ex.: Azul ex.: Toma notas Pessoa 3 ex.: Tanaka ex.: Verde ex.: Participa Pessoa 4 Nome: ____ Cor: ____ ex.: Participa ex.: Mais acima, mais energia; mais abaixo, menos energia ex.: Mais à direita, mais ocupado; mais à esquerda, mais folga Escolha a posição pelo que sente agora. Não há resposta certa ex.: Coloque só a carinha e não escreva a frase ex.: Diga "Passo" para passar à pessoa seguinte Não pergunte o motivo nem insista depois ex.: O check-in dura 5 minutos no máximo ex.: Cada frase, 30 segundos no máximo O que faltar fica para depois da reunião 縦軸: Energia (cima... ex.: Sato. Aceita bem temas novos ou ajudar. Hoje pode ter mais vezes a palavra. ex.: Suzuki. Tem ritmo mas pouco tempo. Limite os temas e consulte antes de pedir mais trabalho. ex.: Tanaka. Está em baixo, física ou emocionalmente. Não a force a falar; deixe-a falar quando quiser. ex.: Ainda ninguém. Se alguém ficar aqui, veja primeiro se hoje se pode reduzir o seu trabalho. ex.: Hoje não está aqui ninguém ex.: Se alguém estiver, algo como "juntam-se três entregas" Escreva só o que quiser partilhar. Não escrever também vale Quem ouve responde com um obrigado, não com conselhos ex.: Não posso largar nada antes do lançamento ex.: Esta semana, reuniões mais curtas, por favor Saber em que consiste a carga permite mudar a forma de pedir Use como sinal para não somar trabalho hoje ex.: A recuperar de uma constipação, com a cabeça pesada ex.: Ainda ando a pensar no erro da semana passada Havendo folga, procure formas de ajudar Se a pessoa quiser, passe-a para mais tarde na ordem Impressão geralex.: 2 em 3 com energia. Só Suzuki está do lado ocupado e Tanaka tem menos energia O que mudou desde a semana passadaex.: Mais uma pessoa passou para o lado ocupado 3/4 Ordem e cuidados → 4/4 4/4 Decidir e delegar 縦軸: Importância (... ex.: C Formação do mês seguinte. Hoje só se escolhe quem trata; o conteúdo fica para a próxima reunião. ex.: A Data de lançamento. É o tema principal de hoje. No máximo 2 temas. ex.: Decorar a sala (tema extra surgido na reunião). Hoje não se trata; quem quiser fala depois. ex.: B Pormenores da divisão dos pedidos. Delega-se a alguém com folga, que só partilha o resultado. Tema Quem e quanto tempo Cuidados 1.º ex.: A Data de lançamento ex.: Suzuki, 10 min ex.: Suzuki está ocupado, por isso começa pela conclusão 2.º ex.: C Quem trata da formação ex.: Sato, 5 min ex.: Escolhe-se entre quem se oferecer 3.º ex.: B A quem se delega ex.: Tanaka, 3 min ex.: Diga primeiro que pode ser breve 4.º Tema: ____ Quem fala: ____ ex.: Se faltar tempo, passa para a próxima vez Decisão Responsável Prazo Verificar da próx... Tema 1 ex.: Lançamento a 10 do mês seguinte ex.: Suzuki ex.: Esta sexta-feira ex.: Se o aviso está pronto Tema 2 ex.: Sato trata da formação ex.: Sato ex.: Próxima reunião ex.: 3 propostas de tema Tema 3 ex.: Atualizar a tabela de divisão ex.: Tanaka ex.: Esta quarta-feira ex.: Se a tabela foi partilhada Tema 4 Decisão: ____ Responsável: ____ Prazo: __/__ Verificar: ____ Fim da reuniãoLer as decisõesConfirmem juntos o que está em ⑬ e acrescentem ao quadro de tarefas. Até ao dia seguinteCada responsável começaEscreva o primeiro passo como "fazer ..." e arranque. A meio da semanaAvisar cedo se ficar presoSe for atrasar-se, diga a quem dinamiza e reajuste o prazo. Início da próxima reuniãoVerificar os resultadosDepois do check-in, veja "Verificar da próxima vez" em ⑬. Quem dinamiza na próxima semanaex.: Suzuki (roda todas as semanas)Dinamiza: ____ O que mudarex.: Encurtar cada frase para 20 segundos O que manterex.: A regra de que "Passo" serve sempre → 2/4 Marcar o estado ↙ 3/4 Ordem e cuidados → 4/4 Decidir e delegar
100%

Arraste para mover, use a roda para ampliar ou reduzir

Conteúdo do quadro de tarefas

Para a próxima reunião 16 itens

Definir o objetivo
Marcar o estado
Ordem e cuidados
Decidir e delegar
Listar os temas
Escolher as cores
Escrever as regras
Colocar as carinhas
Escrever uma frase
Resumir o ambiente
Classificar temas
Definir a ordem
Anotar cuidados
Registar decisões
Rever o fluxo
Escolher moderador

Comigo esta semana 0 itens

À espera de revisão 0 itens

Concluído 0 itens

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