Pré-visualização do quadro branco
① Tema, objetivo e modo de trabalho (...
② Da explicação à decisão (70 minutos)
③ Equipa A
④ Equipa B
⑤ Equipa C
⑥ Sinais de tempo e regras para falar
⑦ Tabela por equipas (todas preenchem...
⑧ Factos e números que todos usam
⑨ Montar a exposição (3 minutos por e...
⑩ Impressões das exposições (cada equ...
⑪ Pontos comuns entre equipas
⑫ Diferenças entre equipas
⑬ Perguntas em aberto
⑭ Ações candidatas do departamento (t...
⑯ Responsável e prazo por ação (copie...
Trabalho de grupo...
Como usar (4 pági...
Tema, ações e dec...
Papéis, regras e ...
Causas, problemas...
Factos, ideias e ...
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Fixar tema e papéis
Ctrl+F / ⌘F : 2/4...
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Trabalho por equipa
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Tema ex.: Como reduzir em 30 % os pedidos de apoio internos em seis m eses? Objetivo ex.: Comparar as ações de cada equipa e ficar com três, no máxim o, para o departamento Modo de trabalho ex.: 6 a 9 pessoas em 2 ou 3 equipas; todas preenchem a mesma ta bela em simultâneo e apresentam (70 minutos no total) Explicação (10 min) ex.: O líder lê o tema de ① e os números de ⑧ e confirma equipas e papéis Trabalho em equipa (30 min) ex.: Cada equipa preenche a sua linha da tabela ⑦ e usa os últimos 5 minutos para montar a exp osição de ⑨ Exposições e comparação (20 min) ex.: Cada equipa fala 3 minutos; quem ouve anot a em ⑩ o que foi bom, as perguntas e o que adot ar Decidir (10 min) ex.: Separa-se o comum do diferente em ⑪–⑬ e es colhem-se em conjunto as ações candidatas de ⑭ Moderador: ex.: Ana (controla o tempo e a ordem de palavra) Secretário: ex.: Rui (escreve na linha da equipa A de ⑦) Apresentador: ex.: Inês (fala 3 minutos) Membros: escreva uma quarta pessoa, se houver (o líder junta-s e a uma equipa) Moderador: ex.: Pedro Secretário: ex.: Marta Apresentador: ex.: João Membros: escreva o nome de uma quarta pessoa, se houver Moderador: ex.: Sofia Secretário: ex.: Tiago Apresentador: ex.: Beatriz Se trabalharem com 2 equipas, não usem ⑤ Sinais de tempo ex.: Quando faltarem 5 minutos, o moderador escreve no chat «fal tam cinco minutos» Regras para falar ex.: Um minuto por pessoa e responder às ideias com perguntas, s em as rebater Se ficarem bloqueados ex.: Se tiverem dúvidas sobre o sentido do tema, perguntem ao lí der em vez de decidirem na equipa Situação
Causas
Ações
Frase-chave
Exemplo (como esc...
Escreva números e período, ex.: 120 por mê s Escreva uma causa de cada vez Escreva com um verbo, do tipo «fazer algo» Feche numa frase de 30 caracteres, no máxi mo Equipa A
ex.: 40 pedidos por mês para repor palavra s-passe ex.: Ninguém sabe onde estão os passos par a repor ex.: Pôr os passos no topo do portal inter no ex.: Vamos deixar de perder tempo à procur a dos passos Equipa B
ex.: 50 pedidos por mês sobre despesas ex.: A explicação de prazos e formulários está desatualizada ex.: Juntar e renovar 10 perguntas frequen tes ex.: Vamos reduzir para metade os 50 do fi m do mês Equipa C
ex.: 30 pedidos por mês sobre reservas de salas ex.: Ninguém sabe como cancelar uma reserv a ex.: Mostrar no ecrã de reservas como canc elar ex.: Vamos resolver 20 dos 30 no próprio e crã Número de pedidos ex.: Os pedidos internos são 120 por mês (média de abril a setem bro) Repartição ex.: Palavras-passe 40, despesas 50, reservas de salas 30 Tempo de atendimento ex.: 15 minutos por pedido, em média = 30 horas por mês Gancho ex.: «Recebemos 50 pedidos por mês sobre despes as, quase todos no fim do mês» Situação ex.: Conte a situação e as causas de ⑦ uma a um a, com números Ação ex.: Conte a ação de ⑦ na forma «quem faz o quê » Pedido ex.: «Pedimos uma pessoa de cada equipa para re ver as perguntas frequentes» 3/4
Comparar exposições
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Distribuir as ações
O que foi bom
Perguntas
O que adotar
Exposição da equi...
ex.: Fica claro onde estão guardados os passos ex.: Como chegamos a quem nunca abre o portal? ex.: Decidir um único sítio para os passos Exposição da equi...
ex.: O número de 50 por mês mostrou o peso do problema ex.: Quem mantém as perguntas frequentes atualizadas? ex.: Publicar o aviso antes do fim do mês Exposição da equi...
ex.: Resolver só no ecrã é prático ex.: Quem pode editar o ecrã do aviso? ex.: Pôr o aviso no ecrã onde as pessoas ficam bloqueadas Modo de trabalho
ex.: Todas escreveram nas mesmas colunas e foi fácil comp arar ex.: Chegaram 30 minutos de trabalho em equipa? ex.: Da próxima vez, 2 minutos por equipa ex.: As equipas A e C viram que as pessoas não encontram o avi so ex.: As equipas A e C põem o aviso mesmo onde as pessoas ficam bloqueadas Escreva aqui o que surgiu em duas ou mais equipas O que é comum dá boas candidatas para ⑭ ex.: A equipa A corrige o local, a equipa B corrige o que está desatualizado ex.: Só a equipa C propôs corrigir o próprio ecrã Não pergunte qual é melhor; veja se se podem combinar Escreva também a boa ideia de uma só equipa, sem a descartar ex.: Quem fica com a manutenção das perguntas frequentes? ex.: É preciso ajuda da informática para mudar o ecrã? As perguntas sem resposta vão para a linha de pendentes de ⑯ Acrescente o nome de quem perguntou Candidata 1 ex.: Juntar e renovar 10 perguntas frequentes (ideia da equipa B ) Candidata 2 ex.: Criar no topo do portal um lugar para os passos (ideia da e quipa A) Candidata 3 ex.: Mostrar no ecrã de reservas de salas como cancelar (ideia d a equipa C) ⑮ Concretizar com...
Ação de ⑭ ex.: 10 perguntas freque… O quê A ação ex.: Reescrever as 10 pergu ntas frequentes de despesas no novo formato Porquê O motivo ex.: Para reduzir para meta de os 50 pedidos do fim do mês Quem Responsável ex.: A Marta, da equipa B, escreve-as e a contabilidad e confirma Quando A data ex.: Publicá-las uma semana antes do próximo fecho Onde O local ex.: A página de despesas d o portal interno Como O método ex.: Ordenar os pedidos do mês passado do maior para o menor e responder aos 10 p rimeiros Responsável
Prazo
Primeiro passo
Data de verificação
Ação 1
ex.: Marta (Quem de ⑮) ex.: Uma semana antes do próximo fecho (Qu ando de ⑮) ex.: Ordenar os pedidos do mês passado ex.: Contar os pedidos no fim do mês segui nte Ação 2
ex.: Rui ex.: Sexta-feira daqui a uma semana ex.: Listar onde estão os passos ex.: Contar os pedidos no fim do mês segui nte Ação 3
ex.: Sofia ex.: Sexta-feira daqui a um mês ex.: Marcar com a informática um momento p ara falar ex.: No fim do mês seguinte ao aviso Pendentes
ex.: Líder ex.: A próxima reunião do departamento ex.: Pôr as perguntas de ⑬ na ordem de tra balhos ex.: Falar disso na próxima reunião do dep artamento → 2/4
Trabalho por equipa
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Distribuir as ações Arraste para mover, use a roda para ampliar ou reduzir
