Trabajo en grupo para principiantes: tablero de 2 o 3 equipos con roles y comparación

Equipo y personas

Trabajo en grupo para principiantes: tablero de 2 o 3 equipos con roles y comparación

Quien lidera un departamento y divide a 6-9 personas en 2 o 3 equipos con el mismo reto, como reducir consultas, usa esta plantilla de trabajo en grupo para principiantes. Son cuatro páginas: la 1 fija el tema y quién modera, toma actas y presenta en cada equipo; en la 2 todos rellenan a la vez las mismas columnas (situación, causas, acciones, frase clave) y preparan su charla; la 3 compara las charlas y elige acciones; la 4 las concreta con 5W1H, responsable, plazo y fecha de revisión. El tablero de tareas tiene cuatro columnas - en preparación, equipos trabajando, presentar y decidir, acciones en marcha - y 4 tareas principales con 3 subtareas cada una. Con las mismas columnas para todos los equipos, las diferencias se ven al escuchar. Cada equipo elige quién modera, quién toma actas y quién presenta, y la persona líder se une a un equipo. En línea, un equipo de visibilidad limitada escribe en el mismo tablero.

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① Tema, meta y forma de trabajar (emp... ② De la explicación a la decisión (70... ③ Equipo A ④ Equipo B ⑤ Equipo C ⑥ Señales de tiempo y normas para hablar ⑦ Tabla por equipos (todos rellenan s... ⑧ Datos y cifras que usa todo el mundo ⑨ Armar la charla (3 minutos por equipo) ⑩ Impresiones de las charlas (cada eq... ⑪ Puntos comunes entre equipos ⑫ Diferencias entre equipos ⑬ Preguntas abiertas ⑭ Acciones candidatas del departament... ⑯ Responsable y plazo por acción (cop... Trabajo en grupo:... Cómo usarla (4 pá... Tema, acciones y ... Roles, normas y plan Causas, problemas... Datos, ideas y pu... 1/4 Fijar tema y roles Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Trabajo por equipo ↙ 3/4 Temaej. ¿Cómo reducir un 30 % las consultas internas en seis meses? Metaej. Comparar las acciones de cada equipo y quedarnos con tres como máximo para el departamento Forma de trabajoej. 6-9 personas en 2-3 equipos; todos rellenan la misma tabla a la vez y presentan (70 minutos en total) Explicación (10 min)ej. La persona líder lee el tema de ① y las cifras de ⑧ y confirma equipos y roles Trabajo en equipo (30 min)ej. Cada equipo rellena su fila de la tabla ⑦ y dedica los últimos 5 minutos a armar la charla de ⑨ Charlas y comparación (20 min)ej. Cada equipo habla 3 minutos; quien escucha anota en ⑩ lo bueno, las preguntas y lo que adoptar Decidir (10 min)ej. Se separa lo común de lo distinto en ⑪–⑬ y se eligen juntos las acciones candidatas de ⑭ Moderación: ej. Lucía (controla tiempo y turnos de palabra) Actas: ej. Carlos (escribe en la fila del equipo A de ⑦) Portavoz: ej. Elena (habla 3 minutos) Miembros: escribe a una cuarta persona si la hay (la persona líder se une a un equipo) Moderación: ej. Pablo Actas: ej. Marta Portavoz: ej. Javier Miembros: escribe el nombre de una cuarta persona si la hay Moderación: ej. Sara Actas: ej. Diego Portavoz: ej. Irene Si trabajáis con 2 equipos, no uséis ⑤ Señales de tiempoej. Cuando queden 5 minutos, quien modera escribe en el chat «faltan cinco minutos» Normas para hablarej. Un minuto por persona y responder a las ideas con preguntas, sin rebatirlas Si os atascáisej. Si dudáis del sentido del tema, preguntad a la persona líder en vez de decidirlo dentro del equipo Situación Causas Acciones Frase clave Ejemplo (cómo esc... Escribe cifras y periodo, ej. 120 al mes Escribe una causa cada vez Escríbela con un verbo, del tipo «hacer algo» Ciérrala en una frase de 30 caracteres como máximo Equipo A ej. 40 consultas al mes por restablecer contraseñas ej. No se sabe dónde están los pasos para restablecerla ej. Poner los pasos al inicio del portal interno ej. Dejaremos de perder tiempo buscando los pasos Equipo B ej. 50 consultas al mes sobre gastos ej. La explicación de plazos y formularios está obsoleta ej. Reunir y renovar 10 preguntas frecuentes ej. Reduciremos a la mitad las 50 de fin de mes Equipo C ej. 30 consultas al mes sobre reservas de salas ej. Nadie sabe cómo cancelar una reserva ej. Mostrar en la pantalla de reservas cómo cancelar ej. Resolveremos 20 de las 30 en la propia pantalla Número de consultasej. Las consultas internas son 120 al mes (media de abril a septiembre) Desgloseej. Contraseñas 40, gastos 50, reservas de salas 30 Tiempo de atenciónej. 15 minutos por consulta de media = 30 horas al mes Ganchoej. «Recibimos 50 consultas al mes sobre gastos, casi todas a fin de mes» Situaciónej. Cuenta la situación y las causas de ⑦ una a una, con cifras Acciónej. Cuenta la acción de ⑦ en la forma «quién hace qué» Peticiónej. «Os pedimos una persona de cada equipo para revisar las preguntas frecuentes» 3/4 Comparar charlas → 4/4 4/4 Repartir acciones Lo bueno Preguntas Qué adoptar Charla del equipo A ej. Queda claro dónde se guardan los pasos ej. ¿Cómo llegamos a quien nunca abre el portal? ej. Decidir un único sitio para los pasos Charla del equipo B ej. La cifra de 50 al mes hizo ver el peso del problema ej. ¿Quién mantiene al día las preguntas frecuentes? ej. Publicar el aviso antes de fin de mes Charla del equipo C ej. Resolverlo solo en la pantalla es cómodo ej. ¿Quién puede editar la pantalla del aviso? ej. Poner el aviso en la pantalla donde la gente se atasca Forma de trabajar ej. Todos escribieron en las mismas columnas y fue fácil comparar ej. ¿Bastaron 30 minutos de trabajo en equipo? ej. La próxima vez, 2 minutos por equipo ej. Los equipos A y C vieron que la gente no encuentra el aviso ej. Los equipos A y C ponen el aviso justo donde la gente se atasca Escribe aquí lo que salió en dos o más equipos Lo común es fácil de convertir en candidata de ⑭ ej. El equipo A arregla dónde está, el equipo B arregla lo desfasado ej. Solo el equipo C propuso arreglar la propia pantalla No preguntes cuál es mejor; mira si se pueden combinar Escribe también la buena idea de un solo equipo, sin descartarla ej. ¿Quién se encarga de mantener las preguntas frecuentes? ej. ¿Hace falta ayuda de informática para cambiar la pantalla? Las preguntas sin respuesta van a la fila de pendientes de ⑯ Añade el nombre de quien la formuló Candidata 1ej. Reunir y renovar 10 preguntas frecuentes (idea del equipo B) Candidata 2ej. Crear al inicio del portal un lugar para los pasos (idea del equipo A) Candidata 3ej. Mostrar en la pantalla de reservas de salas cómo cancelar (idea del equipo C) ⑮ Concretar con 5... Acción de ⑭ej. 10 preguntas frecuen… QuéLa acción ej. Reescribir las 10 preguntas frecuentes de gastos con el nuevo formato Por quéEl motivo ej. Para reducir a la mitad las 50 consultas de fin de mes QuiénResponsable ej. Marta, del equipo B, las escribe y contabilidad las revisa CuándoFecha ej. Publicarlas una semana antes del próximo cierre DóndeLugar ej. La página de gastos del portal interno CómoMétodo ej. Ordenar las consultas del mes pasado de más a menos y responder las 10 primeras Responsable Plazo Primer paso Fecha de revisión Acción 1 ej. Marta (Quién de ⑮) ej. Una semana antes del próximo cierre (Cuándo de ⑮) ej. Ordenar las consultas del mes pasado ej. Contar las consultas a final del mes siguiente Acción 2 ej. Carlos ej. El viernes de dentro de una semana ej. Listar dónde están los pasos ej. Contar las consultas a final del mes siguiente Acción 3 ej. Sara ej. El viernes de dentro de un mes ej. Pedir a informática un rato para hablar ej. A final del mes siguiente al aviso Pendientes ej. Persona líder ej. La próxima reunión del departamento ej. Poner las preguntas de ⑬ en el orden del día ej. Hablarlo en la próxima reunión del departamento → 2/4 Trabajo por equipo ↙ 3/4 Comparar charlas → 4/4 Repartir acciones
100%

Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom

Contenido del tablero de tareas

En preparación 16 elementos

Fijar tema y roles
Trabajo por equipo
Comparar charlas
Repartir acciones
Escribir el tema
Equipos y roles
Tiempo y normas
Poner los datos
Rellenar la tabla
Armar la charla
Anotar impresiones
Comunes y distintos
Anotar acciones
Detallar con 5W1H
Fijar responsables
Anunciar revisión

Equipos trabajando 0 elementos

Presentar y decidir 0 elementos

Acciones en marcha 0 elementos

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