Kanban de peticiones internas para principiantes: de recibida a hecha en administración y TI

Equipo y personas

Kanban de peticiones internas para principiantes: de recibida a hecha en administración y TI

Plantilla kanban para principiantes: el personal de administración y TI muestra las peticiones internas en cuatro columnas y reduce el «¿en qué quedó aquello?». Son cuatro pizarras: la 1 fija las normas de recepción y los días objetivo y el responsable por tipo de petición; la 2 sigue las peticiones por las cuatro columnas y avisa de las paradas; la 3 usa una matriz de importancia por urgencia para acotar el orden de trabajo; la 4 analiza la petición más frecuente con los 5 porqués, plantea mejoras como guías y formularios y reparte el turno de recepción. El tablero de tareas tiene cuatro columnas - recibida, en curso, pendiente de confirmar y hecha - con 4 tareas principales, una por pizarra, y 3 subtareas cada una. Escribe la tarjeta quien recibe la petición; quien la pide no escribe en el tablero. No pongas contraseñas ni datos personales, solo el número y lo esencial. Un equipo de acceso limitado puede escribir junto y compartir el turno.

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peticiones internas administración soporte TI kanban mejora de procesos
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① Normas de recepción (empieza a escr... ② Días objetivo y responsable por tip... ③ Recibida (pon los días objetivo de ②) ④ En curso ⑤ Pendiente de confirmar ⑥ Hecha ⑦ Peticiones paradas pasados los días... ⑧ Normas de aviso ⑨ Orden de trabajo de Recibida y En c... Planificar (importante, no urgente) Hacer ya (importante, urgente) Descartar (ni importante ni urgente) Delegar (no importante, urgente) ⑩ Tabla de peticiones que se repiten ⑪ Normas del orden de trabajo ⑬ Mejoras para reducir peticiones ⑭ Cómo rotar el turno de recepción Kanban de peticio... Cómo usarla (4 pi... Hecho y logrado Normas y responsa... Paradas y problemas Ideas para reduci... 1/4 Fijar las normas ... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Seguir las petici... ↙ 3/4 Dónde llegan las peticionesej. En la sala de chat Peticiones Admin y TI. Si se recibe de palabra, quien tiene el turno la reescribe allí Qué incluirej. Qué, para cuándo y quién lo usará. No pongas contraseñas ni datos personales, solo el número y lo esencial Horario de recepciónej. De lunes a viernes de 9:00 a 17:00. Lo que llegue después va a Recibida el siguiente día hábil Aviso urgenteej. Llama a quien tiene el turno solo si el trabajo está paradoTurno de recepción: ____ Días objetivo Responsable Qué preguntar Alta de cuenta ej. 2 días hábiles ej. TI Marta Nombre de quien lo usa y fecha de inicio PC y periféricos ej. 5 días hábiles ej. TI Marta Nombre del equipo y qué le pasa Instalar software ej. 3 días hábiles ej. TI Pablo Nombre del software y para qué Material y consum... ej. 3 días hábiles ej. Admin. Lucía Artículo y cantidad Altas y bajas ej. 10 días hábiles ej. Admin. Lucía Fecha de alta o baja y departamento Otras peticiones ej. Se decide en cada caso Responsable: ____ Qué y para cuándo ej. N.º 15 Cambiar una silla (objetivo 3 días) ej. N.º 16 Preparar el PC de un nuevo (objetivo 10 días) Escribe solo el número y lo esencial ej. N.º 12 Permiso de carpeta (responsable: Pablo) ej. N.º 13 Atasco de papel (responsable: Marta) Añade el nombre de quien empieza ej. N.º 10 Instalar software (falta que quien pide lo pruebe) ej. N.º 11 Más tarjetas de visita (falta la cantidad) Escribe de quién esperas respuesta ej. N.º 08 Cambio de monitor de la sala (06/10) ej. N.º 09 Alta de cuenta (07/10) Escribe la fecha de cierre en la tarjeta Columna actual Transcurridos / o... Por qué está parada Próximo aviso N.º 10 Software ej. ⑤ Pendiente de confirmar ej. 6 días / 3 días ej. Está de viaje ej. Confirmar por chat mañana temprano N.º 11 Tarjetas ej. ⑤ Pendiente de confirmar ej. 5 días / 3 días ej. No responde sobre la cantidad ej. Llamar hoy N.º 12 Permiso ej. ④ En curso ej. 4 días / 2 días ej. Falta la aprobación del jefe ej. Pedir la aprobación al jefe N.º ____ ____ ____ ____ ____ Cuándo mirar el tableroej. Cada mañana a las 9:15 quien tiene el turno reescribe la tabla de ⑦ Pasados los días objetivoej. Ese mismo día cuenta a quien pidió cómo va y cuál es el siguiente paso Si sigue pendiente de confirmarej. Sin respuesta tras 5 días hábiles, avisa a quien pidió y pásala a Hecha 3/4 Acotar el orden d... → 4/4 4/4 Reducir peticione... 縦軸: Importancia (... ej. El PC de quien entra el mes próximo. Fija una fecha y pásala a En curso. Si se deja, se vuelve urgente. ej. Todo el equipo comercial sin correo. Empieza antes que nada y cuenta a quien pidió qué esperar. ej. Limpiar software viejo sin uso. Habla con quien pidió y retírala o pásala al mes próximo. ej. Un alargador para la reunión de mañana. Escribe los pasos y pídeselo a quien pidió o a alguien libre. Este mes Mes anterior Esfuerzo por una Qué notas Restablecer contr... ej. 14 peticiones ej. 11 peticiones ej. 15 min ej. Se concentran el lunes por la mañana Permiso de carpeta ej. 6 peticiones ej. 7 peticiones ej. 20 min ej. Llegan con cada traslado Fallos de impresora ej. 5 peticiones ej. 4 peticiones ej. 30 min ej. Siempre el mismo modelo Equipo de salas ej. 3 peticiones ej. 2 peticiones ej. 10 min ej. Nadie sabe conectarlo Orden para empezarej. Cada mañana a las 9:15: Hacer ya de ⑨, luego Planificar y luego Delegar Cuando se posponeej. Explica a quien pidió el motivo y más o menos cuándo empezarás Día de contarej. Actualiza la tabla de ⑩ el último día hábil de cada mes ⑫ Analiza con los... Por qué 1 ej. Quien la olvida no puede restablecerla y tiene que pedirlo al turno Por qué 2 ej. No sabe cómo restablecerla él mismo Por qué 3 ej. Los pasos no están escritos en ningún sitio Por qué 4 ej. Quien tiene el turno lo arreglaba al momento y nunca dejó los pasos Por qué 5 ej. Nadie tenía asignado el encargo ni el tiempo para escribirlos Causa raíz ej. No hay guía para restablecerla uno mismo y nadie tiene el encargo de hacerla Qué crear Responsable Fecha límite Cómo comprobar el... Guía de restablec... ej. Una página con capturas ej. TI Marta ej. 31/10 ej. ¿Se reduce a la mitad la cuenta de ⑩? Formulario de per... ej. Con casilla de aprobación del jefe ej. TI Pablo ej. 15/11 ej. ¿Menos devueltas? Preguntas frecuentes ej. 10 preguntas de impresoras y salas ej. Admin. Lucía ej. 30/11 ej. ¿Menos preguntas repetidas? Cuarta idea ____ Responsable: ____ Fecha límite: ____ ____ Orden del turnoej. Marta, Pablo y Lucía, una semana cada uno Sustitución en días libresej. Si quien tiene el turno libra, lo asume la siguiente persona Qué revisar el mes próximoej. Comprueba con la cuenta de ⑩ si avanzan las mejoras de ⑬ → 2/4 Seguir las petici... ↙ 3/4 Acotar el orden d... → 4/4 Reducir peticione...
100%

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Contenido del tablero de tareas

Recibida 16 elementos

Fijar recepción
Seguir en columnas
Acotar el orden
Reducir peticiones
Lugar y horario
Tabla de tipos
Dar a conocer
Pasar a tarjeta
Hallar atascadas
Avisar al usuario
Ubicar en cuatro
Contar repetidas
Escribir el orden
Cinco porqués
Elegir mejoras
Fijar el turno

En curso 0 elementos

Pendiente de confirmar 0 elementos

Hecha 0 elementos

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