사내 요청 접수 칸반 입문｜총무와 정보시스템에 맡기는 부탁을 접수·처리 중·확인 대기·완료로 한눈에 보고 "그 건 어떻게 됐어요?"라는 문의를 줄입니다
총무와 정보시스템 담당자가 말이나 채팅으로 들어오는 사내 요청을 접수·처리 중·확인 대기·완료 네 열로 한눈에 보고, "그 건 어떻게 됐어요?"라는 문의를 줄이기 위해 쓰는 초보자용 입문 템플릿입니다. 화이트보드는 4장으로 되어 있습니다. 1장째에서는 접수 규칙과 요청 종류별 목표 일수·담당을 정하고, 2장째에서는 접수한 요청을 네 열로 추적하며 멈춰 있는 요청의 요청자에게 연락하고, 3장째에서는 중요도×긴급도 매트릭스로 착수 순서를 정하고 요청 횟수를 세며, 4장째에서는 가장 많은 요청의 원인을 "왜"를 다섯 번 묻는 방법으로 파고들어 매뉴얼이나 신청 양식 같은 방법으로 요청을 줄이는 대책과 접수 당번 운영 방식을 정합니다. 태스크 보드는 접수·처리 중·확인 대기·완료 네 열이며, 화이트보드 4장에 대응하는 상위 태스크 4개와 각각 3개의 하위 태스크가 들어 있습니다. 요청 포스트잇은 접수한 담당자가 쓰고, 요청한 사람은 보드에 쓰지 않습니다. 비밀번호나 개인정보는 포스트잇에 쓰지 않고 요청 번호와 요점만 남긴다는 규칙도 처음에 정합니다. 제한 공개 팀의 구성원과 함께 쓸 수 있어 담당자끼리 접수 당번을 돌리면서 사용할 수 있습니다. 사내 문의 창구를 만드는 방법이나 요청의 진행 상황을 눈으로 보이게 하는 방법을 처음 시도할 때도 그대로 쓸 수 있습니다.
