社内の依頼受付カンバン 入門｜総務・情シスへの頼みごとを受付・対応中・確認待ち・完了で見える化し、「あの件どうなった？」を減らす

総務・情報システムの担当者が、口頭やチャットで届く社内の依頼を「受付・対応中・確認待ち・完了」の4列で見える化し、「あの件どうなった？」という問い合わせを減らすための初心者向けの入門テンプレートです。4枚の盤面で、1枚目で受付のきまりと依頼の種類ごとの目安日数・担当を決め、2枚目で受けた依頼を4つの列で追いかけて止まっている依頼に声をかけ、3枚目で重要度×緊急度のマトリクスを使って着手の順番を絞り、4枚目でいちばん多い依頼の理由をなぜなぜ分析で掘って、手順書や申請フォームなど仕組みで依頼を減らす取り組みと受付当番の回し方を決めます。タスクボードは受付・対応中・確認待ち・完了の4列で、4枚の盤面に対応する親タスク4件と、それぞれ3件の子タスクが入っています。依頼の付箋は受けた担当者が書き、依頼した人はボードに書きません。パスワードや個人情報は付箋に書かず、依頼番号と要点だけを残すきまりも最初に決めます。限定公開チームのメンバーと一緒に書けるので、担当者どうしで受付当番を回しながら使えます。社内の問い合わせ窓口の作り方や、依頼の進み具合を見える化するやり方を初めて試すときにも、そのまま使えます。