內部需求受理看板 入門｜把交給總務與資訊系統的需求依受理·處理中·等待確認·完成看得一目了然，減少「那件事怎麼樣了？」的詢問

總務與資訊系統的負責人，想把口頭或聊天工具收到的內部需求，依「受理·處理中·等待確認·完成」四欄看得一目了然、減少「那件事怎麼樣了？」這類詢問時，可以直接使用這份面向初學者的入門範本。白板共4頁：第1頁定下受理規則，以及各類需求的參考天數與負責人；第2頁用四欄追蹤受理的需求，並就停滯不前的需求聯絡提出者；第3頁用重要度×緊急度的矩陣決定處理順序，並統計反覆出現的需求；第4頁用「為什麼」連問五次挖出最多需求的根本原因，再決定靠手冊與申請表等機制減少需求，並定下受理值班的輪替方式。任務看板分為受理·處理中·等待確認·完成四欄，對應白板4頁的4個父任務與各3個子任務已經放好。便利貼由受理需求的人書寫，提出需求的人不必在看板上寫字。密碼與個人資料不寫在便利貼上，只留下需求編號與重點，這一條也在一開始定好。可以和限定公開團隊的成員一起書寫，大家輪流擔任受理值班。第一次嘗試建立內部諮詢窗口，或想讓需求的進度一目了然的人，也可以直接照著使用。